申購(gòu)單管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司申購(gòu)單的管理流程，加強(qiáng)對(duì)公司物資采購(gòu)及費(fèi)用支出的控制，確保申購(gòu)行為的合理性、合規(guī)性和高效性，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)因工作需要進(jìn)行的各類(lèi)物資采購(gòu)、設(shè)備購(gòu)置、服務(wù)采購(gòu)以及費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等涉及申購(gòu)單的相關(guān)業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：申購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格遵循公司預(yù)算安排，確保各項(xiàng)申購(gòu)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。2.審批流程原則：所有申購(gòu)必須按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批的申購(gòu)無(wú)效。3.合規(guī)合法原則：申購(gòu)行為應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司相關(guān)制度規(guī)定，杜絕違規(guī)操作。4.高效實(shí)用原則：在保證工作需要的前提下，力求申購(gòu)流程簡(jiǎn)便快捷，提高工作效率，降低采購(gòu)成本。二、申購(gòu)單的分類(lèi)及定義（一）物資申購(gòu)單用于公司日常辦公所需物資的采購(gòu)申請(qǐng)，如辦公用品、文具、耗材、勞保用品等。（二）設(shè)備申購(gòu)單用于公司各類(lèi)設(shè)備的購(gòu)置申請(qǐng)，包括辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、檢測(cè)設(shè)備等。（三）服務(wù)申購(gòu)單用于公司因業(yè)務(wù)需要采購(gòu)的各類(lèi)服務(wù)，如咨詢(xún)服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、外包服務(wù)等。（四）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申購(gòu)單用于公司員工因公務(wù)發(fā)生的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，如差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等。三、申購(gòu)流程（一）申購(gòu)申請(qǐng)1.提出申購(gòu)需求：各部門(mén)根據(jù)工作需要，由相關(guān)責(zé)任人填寫(xiě)申購(gòu)單。申購(gòu)單應(yīng)詳細(xì)注明申購(gòu)物品或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息，并確保信息準(zhǔn)確完整。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)申購(gòu)的必要性和合理性。審核通過(guò)后，在申購(gòu)單上簽字批準(zhǔn)。（二）預(yù)算審核1.提交預(yù)算管理部門(mén)：申購(gòu)單提交至公司預(yù)算管理部門(mén)，預(yù)算管理人員根據(jù)公司預(yù)算安排，對(duì)申購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算審核。2.預(yù)算額度確認(rèn)：若申購(gòu)項(xiàng)目在預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算管理部門(mén)在申購(gòu)單上簽字確認(rèn)；若超出預(yù)算額度，預(yù)算管理部門(mén)應(yīng)注明超預(yù)算原因，并提出處理建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)初審：預(yù)算審核通過(guò)后，申購(gòu)單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員對(duì)申購(gòu)金額的合理性、支付方式等進(jìn)行初審，檢查申購(gòu)單是否符合財(cái)務(wù)制度要求。2.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)初審結(jié)果進(jìn)行審核，審核通過(guò)后在申購(gòu)單上簽字。（四）審批1.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，申購(gòu)單提交至分管領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體工作安排和業(yè)務(wù)需求，對(duì)申購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行審批。2.主要領(lǐng)導(dǎo)審批：對(duì)于重大申購(gòu)項(xiàng)目或金額較大的申購(gòu)，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。主要領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申購(gòu)單方可生效。（五）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)接收申購(gòu)單：審批通過(guò)的申購(gòu)單由采購(gòu)部門(mén)接收，采購(gòu)人員根據(jù)申購(gòu)單內(nèi)容進(jìn)行采購(gòu)操作。2.選擇供應(yīng)商：采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)多種渠道選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等采購(gòu)流程，確保采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等滿(mǎn)足公司要求。3.簽訂采購(gòu)合同：與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)行為的合法性和規(guī)范性。（六）驗(yàn)收1.到貨通知：采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知申購(gòu)部門(mén)和驗(yàn)收部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.驗(yàn)收實(shí)施：驗(yàn)收部門(mén)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在申購(gòu)單上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并在申購(gòu)單上注明不合格情況及處理結(jié)果。（七）入庫(kù)及報(bào)銷(xiāo)1.入庫(kù)管理：驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果和申購(gòu)單信息進(jìn)行入庫(kù)登記，確保物資數(shù)量、質(zhì)量與申購(gòu)單一致。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)：對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申購(gòu)單，報(bào)銷(xiāo)人員憑審批通過(guò)的申購(gòu)單、發(fā)票等相關(guān)憑證到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審核報(bào)銷(xiāo)。四、申購(gòu)單填寫(xiě)規(guī)范（一）基本信息申購(gòu)單應(yīng)包含申購(gòu)部門(mén)、申購(gòu)日期、申購(gòu)人姓名、聯(lián)系電話等基本信息。（二）申購(gòu)內(nèi)容1.名稱(chēng)：準(zhǔn)確填寫(xiě)申購(gòu)物品或服務(wù)的全稱(chēng)。2.規(guī)格型號(hào)：詳細(xì)注明申購(gòu)物品的規(guī)格、型號(hào)等技術(shù)參數(shù)，確保采購(gòu)的準(zhǔn)確性。3.數(shù)量：明確申購(gòu)的數(shù)量，如有特殊要求應(yīng)在備注中說(shuō)明。4.預(yù)算金額：填寫(xiě)申購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算金額，應(yīng)與公司預(yù)算安排相符。5.用途：簡(jiǎn)要說(shuō)明申購(gòu)物品或服務(wù)的用途，以便審核人員了解申購(gòu)的必要性。（三）審批欄申購(gòu)單應(yīng)設(shè)置審批欄，包括部門(mén)負(fù)責(zé)人、預(yù)算管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)等審批簽字欄，審批人應(yīng)在相應(yīng)欄內(nèi)簽字并注明日期。（四）備注如有其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，可在備注欄中填寫(xiě)，如特殊交貨期要求、售后服務(wù)要求等。五、申購(gòu)單的變更與撤銷(xiāo)（一）變更1.變更申請(qǐng)：在申購(gòu)單審批過(guò)程中，如因特殊原因需要變更申購(gòu)內(nèi)容，申購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)申購(gòu)單變更申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)預(yù)算和其他相關(guān)事項(xiàng)的影響。2.重新審批：變更申請(qǐng)經(jīng)原審批流程重新審批，審批通過(guò)后方可生效。（二）撤銷(xiāo)1.撤銷(xiāo)申請(qǐng)：在申購(gòu)單未執(zhí)行前，如申購(gòu)需求取消或不再需要申購(gòu)，申購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)申購(gòu)單撤銷(xiāo)申請(qǐng)，說(shuō)明撤銷(xiāo)的原因。2.審批撤銷(xiāo)：申購(gòu)單撤銷(xiāo)申請(qǐng)經(jīng)原審批流程審批通過(guò)后，申購(gòu)單予以撤銷(xiāo)。已簽訂采購(gòu)合同的，應(yīng)按照合同約定處理相關(guān)事宜。六、申購(gòu)單的存檔與查詢(xún)（一）存檔1.定期整理：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已完成申購(gòu)流程的申購(gòu)單進(jìn)行整理，按照年份、月份等分類(lèi)歸檔。2.檔案保管：申購(gòu)單檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的完整性和可查閱性。（二）查詢(xún)1.查詢(xún)權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查詢(xún)申購(gòu)單信息的，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行查詢(xún)。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自查詢(xún)他人申購(gòu)單信息。2.查詢(xún)方式：可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案進(jìn)行查詢(xún)，查詢(xún)結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，以備后續(xù)查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)申購(gòu)單管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查申購(gòu)流程的執(zhí)行情況、審批的合規(guī)性、采購(gòu)行為的規(guī)范性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）日常檢查1.采購(gòu)部門(mén)自查：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)申購(gòu)單的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，確保采購(gòu)工作按照規(guī)定流程進(jìn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。2.相關(guān)部門(mén)協(xié)同檢查：財(cái)務(wù)部門(mén)、預(yù)算管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)協(xié)同對(duì)申購(gòu)單管理情況進(jìn)行檢查，加強(qiáng)溝通與協(xié)作，形成監(jiān)督合力。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定的申購(gòu)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括責(zé)令改正、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰等；對(duì)于因違規(guī)申購(gòu)給公司造成損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、附則（一）解