職工卡管理辦法一、總則（一）目的為加強公司職工卡的管理，規(guī)范職工卡的制作、發(fā)放、使用、掛失、補辦及注銷等流程，保障公司及職工的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體在職職工。（三）基本原則1.合法性原則：職工卡的管理嚴格遵守國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準。2.規(guī)范性原則：各項管理流程應規(guī)范、統一，確保操作的準確性和一致性。3.安全性原則：保障職工卡信息的安全，防止信息泄露和濫用。4.服務性原則：以方便職工使用為出發(fā)點，提供高效、便捷的服務。二、職工卡的定義與功能（一）定義職工卡是公司為職工發(fā)放的用于身份識別、考勤管理、門禁通行、內部消費等功能的智能卡片。（二）功能1.身份識別：作為職工在公司內的身份標識，用于證明職工的身份和所屬部門。2.考勤管理：記錄職工的出勤情況，包括上下班時間、請假、加班等信息。3.門禁通行：用于開啟公司辦公區(qū)域、宿舍、倉庫等場所的門禁系統。4.內部消費：可在公司內部食堂、超市、小賣部等指定場所進行消費結算。5.其他功能：根據公司實際情況，可拓展其他相關功能，如圖書借閱、會議簽到等。三、職工卡的制作與發(fā)放（一）制作1.人力資源部門負責提供職工的基本信息，包括姓名、性別、身份證號碼、部門、崗位等。2.行政部門根據人力資源部門提供的信息，委托專業(yè)制卡機構制作職工卡。3.職工卡應包含職工的姓名、照片、工號、部門、有效期等必要信息，照片應清晰可辨，符合公司規(guī)定的標準。（二）發(fā)放1.新職工入職時，行政部門在職工辦理完入職手續(xù)后，將職工卡發(fā)放給職工本人。2.職工應在收到職工卡后，立即核對卡面信息是否準確無誤。如發(fā)現信息有誤，應及時向行政部門反饋，行政部門負責協調制卡機構進行更正。3.職工卡的發(fā)放記錄應詳細登記，包括發(fā)放時間、職工姓名、部門、卡號等信息，以便日后查詢和管理。四、職工卡的使用（一）身份識別1.職工在進入公司辦公區(qū)域、宿舍、倉庫等場所時，應主動出示職工卡，配合門禁管理人員進行身份驗證。2.門禁管理人員有權對職工卡進行檢查，如發(fā)現職工卡與本人身份不符或存在異常情況，有權拒絕其通行，并及時通知行政部門進行處理。（二）考勤管理1.職工應按照公司規(guī)定的考勤制度，使用職工卡進行考勤打卡。打卡時間應準確記錄職工的上下班時間。2.考勤打卡設備應定期進行維護和檢查，確保打卡記錄的準確性和完整性。如因設備故障等原因導致打卡記錄異常，行政部門應及時進行核實和處理。3.職工如有請假、加班等情況，應按照公司規(guī)定的流程進行申請和審批，并在考勤系統中進行相應的操作記錄。（三）內部消費1.職工在公司內部食堂、超市、小賣部等指定場所進行消費時，應使用職工卡進行結算。2.消費場所的工作人員應認真核對職工卡的有效性和余額，確保消費金額準確無誤。3.職工卡內的余額可根據公司規(guī)定進行充值，充值方式可包括現金充值、銀行轉賬充值等。行政部門應定期對職工卡的余額進行核對和管理。（四）其他使用規(guī)定1.職工應妥善保管職工卡，不得轉借、冒用他人職工卡。如因轉借、冒用他人職工卡導致的一切后果，由持卡人承擔。2.職工卡如有遺失、損壞等情況，應及時按照本辦法的規(guī)定進行掛失、補辦或更換。3.未經公司許可，職工不得擅自對職工卡進行修改、拆卸、破壞等操作，否則將追究其相應的責任。五、職工卡的掛失與補辦（一）掛失1.職工發(fā)現職工卡遺失或被盜后，應立即通過公司內部辦公系統、電話等方式向行政部門掛失。2.行政部門在接到職工掛失申請后，應及時對職工卡進行掛失處理，防止他人冒用。3.掛失期間，職工卡暫停使用，相應的功能也將被凍結。（二）補辦1.職工在掛失后，可向行政部門申請補辦職工卡。申請時應填寫《職工卡補辦申請表》，并提交本人有效身份證件。2.行政部門審核通過后，通知職工繳納補辦費用，并委托制卡機構重新制作職工卡。3.職工在繳納補辦費用后，等待制卡機構制作完成新卡。新卡制作完成后，行政部門通知職工領取新卡，并對新卡的信息進行核對和確認。4.職工領取新卡后，原職工卡自動失效，原卡內的余額將按照公司規(guī)定進行處理。六、職工卡的注銷（一）注銷情形1.職工離職時，應將職工卡交回行政部門進行注銷。2.職工因退休、開除、辭退等原因不再屬于公司職工時，行政部門應及時對其職工卡進行注銷。（二）注銷流程1.職工在辦理離職手續(xù)時，應主動將職工卡交回行政部門。行政部門在收到職工卡后，對卡的完整性和有效性進行檢查。2.如職工卡無損壞、信息無誤等情況，行政部門在確認職工已完成所有離職手續(xù)后，對職工卡進行注銷處理，并在系統中進行相應的記錄。3.注銷后的職工卡應妥善保管，以備日后查詢和核對。七、職工卡信息管理（一）信息維護1.人力資源部門負責及時更新職工的基本信息，如姓名、性別、身份證號碼、部門、崗位等。更新后的信息應及時通知行政部門，以便對職工卡信息進行同步維護。2.行政部門應定期對職工卡信息進行核對和清理，確保信息的準確性和完整性。如發(fā)現信息有誤或已離職職工信息未及時注銷等情況，應及時進行處理。（二）信息安全1.公司應建立健全職工卡信息安全管理制度，加強對職工卡信息的保護。嚴禁任何單位或個人泄露、篡改、出售職工卡信息。2.涉及職工卡信息管理的工作人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將職工卡信息提供給無關人員。3.公司應采取必要的技術措施，如數據加密、訪問控制等，保障職工卡信息的安全存儲和傳輸。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對職工卡的管理情況進行監(jiān)督和檢查。（二）檢查內容1.職工卡的制作、發(fā)放、使用、掛失、補辦及注銷等流程是否符合本辦法的規(guī)定。2.職工卡信息的準確性和完整性。3.職工卡的使用情況，包括考勤記錄、內部消費記錄等。4.職工卡的保管情況，是否存在轉借、冒用、損壞等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對職工卡的管理情況進行全面檢查，檢查結果應形成報告，并提交公司管理層。2.不定期抽查：行政部門不定期對職工卡的使用情況、保管情況等進行抽查，發(fā)現問題及時進行處理。（四）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的職工，行政部門將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.對于因違規(guī)行為給公司造成損失的職工，公司將依法追究其相應的賠償責任。3.對于違反法律法規(guī)及行業(yè)標準的行為，公司將依法處理，并配合相關部門進行調查。九、附則（一）解釋權本辦法由公司行政部門負責解釋。（二）修訂與廢