行政辦管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司行政辦公室的各項工作，提高行政辦公效率，確保公司各項行政事務(wù)的順利開展，為公司的穩(wěn)定運營提供有力支持。（二）適用范圍本辦法適用于公司行政辦公室全體工作人員，以及與行政辦公室工作相關(guān)的其他部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保行政辦公活動合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，及時、準確地處理各項行政事務(wù)。3.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司各部門和全體員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政服務(wù)。4.規(guī)范性原則：建立健全各項規(guī)章制度，規(guī)范行政辦公行為，確保工作的標準化和規(guī)范化。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政辦公室組織架構(gòu)行政辦公室設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)綜合管理、文秘、后勤保障等崗位。（二）各崗位職責(zé)1.主任職責(zé)全面負責(zé)行政辦公室的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調(diào)行政辦公室與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項工作的順利銜接。負責(zé)審核行政辦公室的重要文件和報告，對重大事項提出決策建議。代表行政辦公室與外部相關(guān)單位進行溝通和協(xié)調(diào)，維護公司良好的外部形象。2.副主任職責(zé)協(xié)助主任開展行政辦公室的日常管理工作，負責(zé)分管領(lǐng)域的工作安排和落實。具體組織實施行政辦公室的各項規(guī)章制度，對執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。負責(zé)組織起草和審核行政辦公室的相關(guān)文件和報告，協(xié)助主任處理重要事務(wù)。完成主任交辦的其他工作任務(wù)。3.綜合管理崗位職責(zé)負責(zé)公司行政文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作。組織安排公司的各類會議、活動，做好會議記錄和活動總結(jié)。負責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購、管理和發(fā)放工作。協(xié)助做好公司的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和安全。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他綜合管理工作任務(wù)。4.文秘崗位職責(zé)負責(zé)起草、審核和印發(fā)公司的各類行政公文，確保公文格式規(guī)范、內(nèi)容準確。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好重要文稿的撰寫工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供文字支持。負責(zé)公司對外宣傳稿件的撰寫和發(fā)布，維護公司的品牌形象。做好公司網(wǎng)站、微信公眾號等新媒體平臺的內(nèi)容更新和維護工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文秘工作任務(wù)。5.后勤保障崗位職責(zé)負責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔和消毒工作。做好公司食堂、宿舍等后勤服務(wù)設(shè)施的管理和維護工作，確保正常運行。負責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和維護管理，保障公司公務(wù)用車需求。協(xié)助做好公司的安全保衛(wèi)工作，制定安全管理制度，落實安全防范措施。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他后勤保障工作任務(wù)。三、行政文件管理（一）文件分類行政文件分為上級文件、公司文件、部門文件和外來文件。（二）文件收發(fā)1.上級文件由專人負責(zé)簽收、登記，及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示進行傳閱、辦理。2.公司文件由起草部門擬稿，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，交行政辦公室文秘進行核稿、編號、排版，報分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。3.部門文件由部門自行擬稿、審核，交行政辦公室文秘進行編號、排版，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。4.外來文件由行政辦公室負責(zé)簽收、登記，根據(jù)文件內(nèi)容分送相關(guān)部門辦理，并做好文件的跟蹤和催辦工作。（三）文件傳閱1.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進行，確保文件傳遞及時、準確。2.傳閱文件時，應(yīng)在文件傳閱單上注明傳閱時間、傳閱人姓名，以便跟蹤和查詢。3.傳閱文件的人員應(yīng)及時閱讀文件，并在規(guī)定時間內(nèi)將文件退回行政辦公室，不得積壓或擅自擴大傳閱范圍。（四）文件歸檔1.行政辦公室應(yīng)定期對文件進行整理、歸檔，確保文件資料的完整和安全。2.文件歸檔應(yīng)按照文件類別、時間順序進行分類整理，編制文件目錄，便于查閱和檢索。3.歸檔文件應(yīng)裝訂整齊，編好頁碼，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。四、會議與活動管理（一）會議管理1.會議分類公司會議分為總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。2.會議組織總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理主持，公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員及相關(guān)部門負責(zé)人參加，行政辦公室負責(zé)會議的組織和記錄。部門例會由各部門自行組織，部門負責(zé)人主持，部門全體人員參加，行政辦公室負責(zé)監(jiān)督和檢查會議執(zhí)行情況。專題會議根據(jù)工作需要由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起，行政辦公室協(xié)助做好會議的組織和安排工作。3.會議通知會議通知應(yīng)提前發(fā)布，明確會議時間、地點、參會人員、會議主題和議程等內(nèi)容。重要會議應(yīng)提前發(fā)送會議材料，以便參會人員做好準備。4.會議記錄會議記錄應(yīng)詳細、準確，包括會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、討論結(jié)果和決議事項等。會議記錄由專人負責(zé)整理，經(jīng)會議主持人審核后存檔。5.會議紀要會議紀要由行政辦公室根據(jù)會議記錄整理起草，經(jīng)會議主持人審定后印發(fā)給參會人員和相關(guān)部門。會議紀要應(yīng)明確會議的主要內(nèi)容、決議事項和責(zé)任分工，確保會議精神得到有效落實。（二）活動管理1.活動策劃公司組織的各類活動應(yīng)提前進行策劃，明確活動主題、目的、時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容和預(yù)算等。活動策劃方案應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。2.活動組織行政辦公室負責(zé)活動的具體組織實施工作，包括場地布置、物資準備、人員安排、宣傳報道等。活動組織過程中應(yīng)注重細節(jié)，確保活動順利進行。3.活動總結(jié)活動結(jié)束后，行政辦公室應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行總結(jié)，分析活動效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的活動組織提供參考。活動總結(jié)報告應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、辦公用品與設(shè)備管理（一）辦公用品管理1.采購計劃各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定辦公用品采購計劃，報行政辦公室審核匯總。行政辦公室根據(jù)采購計劃統(tǒng)一進行采購，確保辦公用品的及時供應(yīng)。2.采購流程行政辦公室負責(zé)辦公用品的采購工作，應(yīng)選擇信譽良好、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商進行采購。采購過程中應(yīng)嚴格按照公司采購管理制度執(zhí)行，簽訂采購合同，確保采購行為合法合規(guī)。3.庫存管理行政辦公室應(yīng)建立辦公用品庫存管理制度，定期對庫存辦公用品進行盤點，確保賬物相符。辦公用品應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找和發(fā)放。4.發(fā)放管理各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后到行政辦公室領(lǐng)取。行政辦公室應(yīng)按照審批后的申請表進行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。（二）辦公設(shè)備管理1.設(shè)備采購辦公設(shè)備的采購應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定執(zhí)行，由使用部門提出申請，經(jīng)行政辦公室審核、分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)審批后進行采購。2.設(shè)備登記辦公設(shè)備采購后，行政辦公室應(yīng)及時進行登記，建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備名稱、型號、購置時間、使用部門等信息。3.設(shè)備維護行政辦公室負責(zé)辦公設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)工作，定期組織設(shè)備檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)備故障。對于重大設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。4.設(shè)備報廢辦公設(shè)備達到報廢年限或因損壞無法正常使用時，使用部門應(yīng)填寫設(shè)備報廢申請表，經(jīng)行政辦公室審核、分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)審批后進行報廢處理。報廢設(shè)備應(yīng)及時清理，妥善處置。六、檔案管理（一）檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（二）檔案收集各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集和整理工作，定期將本部門形成的檔案資料移交行政辦公室。行政辦公室應(yīng)及時對接收的檔案資料進行審核和登記，確保檔案資料的完整和準確。（三）檔案整理行政辦公室應(yīng)按照檔案分類標準對檔案資料進行整理，編制檔案目錄，建立檔案索引，便于查閱和檢索。檔案整理過程中應(yīng)注意保持檔案資料的原始性和真實性，不得隨意涂改或損壞。（四）檔案保管檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案資料的安全。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（五）檔案查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后到行政辦公室查閱。查閱檔案時應(yīng)遵守檔案查閱制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案資料。因工作需要查閱重要檔案的，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)批準。七、后勤保障管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.行政辦公室應(yīng)制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確環(huán)境衛(wèi)生標準和責(zé)任分工。2.定期組織清潔人員對辦公區(qū)域進行清掃、消毒，保持辦公環(huán)境整潔、衛(wèi)生。3.加強對公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不衛(wèi)生行為。（二）食堂管理1.食堂應(yīng)建立健全食品安全管理制度，嚴格把控食品采購、加工、儲存等環(huán)節(jié)，確保食品安全。2.合理安排食譜，保證飯菜質(zhì)量和營養(yǎng)搭配，滿足員工的用餐需求。3.加強食堂工作人員的管理和培訓(xùn)，提高服務(wù)水平和工作效率。4.定期征求員工對食堂工作的意見和建議，不斷改進食堂管理工作。（三）宿舍管理1.宿舍應(yīng)制定宿舍管理制度，明確住宿人員的權(quán)利和義務(wù)。2.加強對宿舍的安全管理，配備必要的消防設(shè)施，確保住宿人員的生命財產(chǎn)安全。3.定期對宿舍進行檢查，維護宿舍設(shè)施設(shè)備，保持宿舍環(huán)境整潔、衛(wèi)生。4.做好宿舍水電費的收繳工作，加強對住宿人員的水電使用管理。（四）車輛管理1.公司車輛由行政辦公室統(tǒng)一調(diào)度和管理，建立車輛使用臺賬，記錄車輛使用情況。2.車輛使用應(yīng)嚴格按照規(guī)定的審批程序進行，未經(jīng)批準不得擅自出車。3.加強對車輛的日常維護和保養(yǎng)，定期進行車輛檢查，確保車輛性能良好，安全行駛。4.做好車輛油耗和維修費用的管理，嚴格控制車輛使用成本。八、安全保衛(wèi)管理（一）安全制度1.行政辦公室應(yīng)制定公司安全保衛(wèi)管理制度，明確安全保衛(wèi)工作的目標、任務(wù)和責(zé)任分工。2.建立健全安全保衛(wèi)工作應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。（二）人員出入管理1.公司實行門禁制度，員工應(yīng)憑工作證出入公司辦公區(qū)域。外來人員進入公司應(yīng)進行登記，并經(jīng)被訪人員同意后，方可進入。2.加強對公司出入口的值班管理，嚴格檢查出入人員和車輛，防止無關(guān)人員和車輛進入公司。（三）安全檢查1.定期組織安全檢查，對公司辦公區(qū)域、機房、倉庫等重點部位進行安全隱患排查。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時下達整改通知書，明確整改責(zé)任人和整改期限，督促相關(guān)部門進行整改。3.做好安全檢查記錄，對安全隱患的整改情況進行跟蹤復(fù)查，確保安全隱患得到徹底消除。（四）消防