到款通知管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司到款通知管理流程，確保公司能夠及時、準確地掌握款項到賬情況，加強財務(wù)監(jiān)控，保障公司資金安全與正常運營，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門涉及款項收付的相關(guān)業(yè)務(wù)活動，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、服務(wù)業(yè)務(wù)等所產(chǎn)生的各類款項到賬通知管理。（三）基本原則1.準確性原則：到款通知信息應(yīng)準確無誤，確保公司能夠清晰、明確地了解每一筆款項的來源、金額、用途等關(guān)鍵信息。2.及時性原則：相關(guān)人員在款項到賬后應(yīng)及時發(fā)出通知，不得延誤，以便公司能夠及時進行賬務(wù)處理和業(yè)務(wù)跟進。3.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)人員在到款通知管理中的職責，確保工作有序開展，責任落實到人。二、到款通知的內(nèi)容與格式（一）基本內(nèi)容1.到款日期：明確款項實際到達公司賬戶的日期。2.付款單位：填寫支付款項的單位全稱。3.款項性質(zhì)：詳細說明款項所屬業(yè)務(wù)類別，如貨款、服務(wù)費、預(yù)付款等。4.金額：注明到賬金額的具體數(shù)值，精確到小數(shù)點后兩位。5.備注：如有特殊說明或補充信息，在此欄填寫。（二）格式要求1.書面通知：采用公司統(tǒng)一印制的到款通知表格，內(nèi)容填寫應(yīng)工整、清晰，不得涂改。2.電子通知：郵件主題應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范為“[公司名稱]到款通知[款項性質(zhì)][到款日期]”，郵件正文應(yīng)包含基本內(nèi)容，并可根據(jù)需要附上相關(guān)證明文件或說明。三、到款通知的傳遞流程（一）收款部門1.當款項到賬后，收款部門負責款項信息的初步確認。確認內(nèi)容包括付款單位、款項性質(zhì)、金額等與業(yè)務(wù)合同或相關(guān)協(xié)議是否一致。2.收款部門經(jīng)辦人員應(yīng)在款項到賬后的[X]個工作日內(nèi)，填寫到款通知表格，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)憑證（如銀行回單、發(fā)票等復(fù)印件），提交給部門負責人審核。3.部門負責人審核無誤后，在到款通知表格上簽字確認，并于當日將到款通知傳遞至財務(wù)部門。（二）財務(wù)部門1.財務(wù)部門收到收款部門提交的到款通知后，應(yīng)立即安排專人進行賬務(wù)核對。核對內(nèi)容包括款項金額與銀行到賬記錄是否一致、款項性質(zhì)與業(yè)務(wù)記錄是否匹配等。2.如核對無誤，財務(wù)人員應(yīng)在到款通知表格上加蓋財務(wù)專用章，并登記到款臺賬。同時，根據(jù)款項性質(zhì)和公司財務(wù)制度，及時進行賬務(wù)處理。3.對于核對發(fā)現(xiàn)的問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與收款部門溝通核實，并要求收款部門在[X]個工作日內(nèi)提供準確的信息或解決方案。如因特殊原因無法及時解決，應(yīng)向公司管理層匯報。（三）相關(guān)部門1.財務(wù)部門完成賬務(wù)處理后，應(yīng)根據(jù)款項性質(zhì)和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，將到款通知副本分發(fā)給相關(guān)部門。如銷售款項到賬通知應(yīng)發(fā)送給銷售部門、生產(chǎn)部門（如有）；采購預(yù)付款到賬通知應(yīng)發(fā)送給采購部門、項目管理部門等。2.相關(guān)部門收到到款通知副本后，應(yīng)及時與自身業(yè)務(wù)進行核對，并根據(jù)款項用途安排后續(xù)工作。如銷售部門可根據(jù)到款情況跟進訂單執(zhí)行進度；采購部門可根據(jù)預(yù)付款到賬情況推進采購業(yè)務(wù)等。四、到款通知的確認與反饋（一）收款部門確認1.收款部門在提交到款通知后，應(yīng)持續(xù)關(guān)注款項后續(xù)處理情況。如財務(wù)部門反饋核對問題或相關(guān)部門對款項有疑問時，收款部門應(yīng)積極配合，及時提供準確的解釋和補充信息。2.對于涉及多個部門的款項到賬業(yè)務(wù)，收款部門應(yīng)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門之間的溝通與協(xié)作，確保業(yè)務(wù)流程順暢。（二）財務(wù)部門確認1.財務(wù)部門在完成到款通知的賬務(wù)核對和處理后，應(yīng)將最終確認結(jié)果反饋給收款部門。如確認無誤，應(yīng)告知收款部門款項已正常入賬及后續(xù)安排；如存在問題，應(yīng)詳細說明問題所在及處理意見。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對到款通知管理情況進行總結(jié)分析，針對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進措施，并向公司管理層匯報。（三）相關(guān)部門反饋1.相關(guān)部門在收到到款通知副本后，如發(fā)現(xiàn)款項信息與業(yè)務(wù)實際情況不符或存在其他問題，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)反饋給財務(wù)部門。反饋內(nèi)容應(yīng)明確問題所在及相關(guān)建議。2.財務(wù)部門收到相關(guān)部門反饋后，應(yīng)及時進行核實處理，并將處理結(jié)果再次反饋給相關(guān)部門。五、到款通知的存檔管理（一）紙質(zhì)存檔1.收款部門提交的到款通知表格及相關(guān)業(yè)務(wù)憑證復(fù)印件，由財務(wù)部門負責整理、裝訂，并按照年度、月份順序進行歸檔保存。2.紙質(zhì)存檔資料應(yīng)存放于專門的檔案柜中，確保檔案的安全、完整，便于查閱。（二）電子存檔1.財務(wù)部門應(yīng)將到款通知的電子文檔（包括郵件記錄、電子表格等）進行備份，并按照規(guī)定的電子檔案管理系統(tǒng)進行分類存儲。2.電子存檔應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和查閱相關(guān)資料。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）存檔期限到款通知相關(guān)資料的存檔期限為自款項到賬之日起[X]年。存檔期滿后，經(jīng)公司管理層批準，可按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀處理。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對到款通知管理情況進行審計檢查，重點檢查到款通知的傳遞流程是否規(guī)范、信息是否準確完整、存檔管理是否符合要求等。2.對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將到款通知管理工作納入各部門績效考核體系，考核指標包括到款通知的及時性、準確性、完整性等。2.對于在到款通知管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司給予相應(yīng)的獎勵；對于因工作失誤導(dǎo)致到款通知延誤、信息錯誤等情況的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、經(jīng)濟處罰等處理。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司財務(wù)部門負責解