oa系統(tǒng)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司OA系統(tǒng)的使用與管理，提高工作效率，促進信息共享與協(xié)同辦公，確保公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工以及因工作需要使用公司OA系統(tǒng)的外部合作伙伴。（三）基本原則1.合法性原則：OA系統(tǒng)的使用與管理必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準要求。2.安全性原則：確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全、保密，防止信息泄露、篡改和丟失。3.高效性原則：充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的功能優(yōu)勢，提高工作效率，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。4.規(guī)范性原則：明確系統(tǒng)使用規(guī)范和操作流程，確保各類信息的準確、規(guī)范錄入與傳遞。二、系統(tǒng)管理職責（一）信息中心1.負責OA系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設(shè)與維護，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.制定和完善OA系統(tǒng)的管理制度、操作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負責系統(tǒng)賬號的創(chuàng)建、變更、注銷以及權(quán)限管理，保障用戶賬號的安全與正常使用。4.對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并做好數(shù)據(jù)安全防護工作。5.及時處理系統(tǒng)故障和技術(shù)問題，保障系統(tǒng)的正常運行，對重大問題及時向上級匯報。（二）各部門負責人1.負責本部門員工OA系統(tǒng)使用的指導、監(jiān)督和管理，確保員工正確、規(guī)范使用系統(tǒng)。2.審核本部門發(fā)起的各類OA流程，確保流程的合理性和合規(guī)性。3.配合信息中心做好本部門相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護和更新工作。（三）普通用戶1.嚴格按照本辦法及相關(guān)操作規(guī)范使用OA系統(tǒng)，妥善保管個人賬號和密碼，不得泄露給他人。2.及時、準確地在系統(tǒng)中錄入和更新個人工作信息及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確保信息的真實性和完整性。3.按照規(guī)定流程發(fā)起、處理各類OA流程，提高工作效率，確保工作的及時完成。4.愛護系統(tǒng)資源，不得利用系統(tǒng)從事與工作無關(guān)的活動，不得對系統(tǒng)進行惡意破壞或干擾系統(tǒng)正常運行。三、系統(tǒng)使用規(guī)范（一）賬號管理1.員工入職時，信息中心負責為其創(chuàng)建OA系統(tǒng)賬號，賬號命名規(guī)則為：姓名全拼。初始密碼由信息中心統(tǒng)一設(shè)定，員工首次登錄系統(tǒng)后應(yīng)立即修改密碼。2.員工離職或崗位調(diào)動時，所在部門負責人應(yīng)及時通知信息中心，信息中心在確認相關(guān)工作交接完成后，及時注銷或變更其OA系統(tǒng)賬號權(quán)限。3.用戶應(yīng)妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全風險，應(yīng)立即向信息中心報告，并配合采取相應(yīng)措施。（二）登錄與操作1.用戶應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或授權(quán)的VPN方式登錄OA系統(tǒng)，嚴禁通過非正規(guī)渠道登錄系統(tǒng)，以防信息泄露。2.登錄系統(tǒng)后，應(yīng)及時查看待辦事項、通知公告等信息，確保不遺漏重要工作任務(wù)。3.在使用系統(tǒng)過程中，應(yīng)嚴格按照系統(tǒng)提示和操作流程進行操作，不得隨意更改系統(tǒng)設(shè)置或刪除系統(tǒng)文件。4.對于系統(tǒng)中涉及的敏感信息和重要數(shù)據(jù)，應(yīng)嚴格遵守公司的保密規(guī)定，不得私自傳播或泄露。（三）信息發(fā)布1.公司內(nèi)部發(fā)布的各類通知、公告、規(guī)章制度等信息應(yīng)通過OA系統(tǒng)的相應(yīng)模塊進行發(fā)布，確保信息傳達的及時、準確和規(guī)范。2.信息發(fā)布部門應(yīng)確保發(fā)布內(nèi)容的真實性、準確性和完整性，對發(fā)布信息的審核負責。發(fā)布后如需修改或撤銷，應(yīng)及時進行操作，并通知相關(guān)人員。3.員工個人不得在OA系統(tǒng)中發(fā)布未經(jīng)授權(quán)的信息，不得發(fā)布涉及公司機密、商業(yè)秘密、個人隱私以及違反法律法規(guī)的內(nèi)容。（四）流程審批1.公司各類業(yè)務(wù)流程應(yīng)通過OA系統(tǒng)進行電子化審批，以提高工作效率，規(guī)范審批流程。2.流程發(fā)起部門應(yīng)按照公司規(guī)定的流程和格式準確填寫流程信息，上傳相關(guān)附件，并確保流程的必要性和合理性。3.審批人應(yīng)在收到流程審批任務(wù)后及時進行審批，不得拖延。審批意見應(yīng)明確、具體，符合公司政策和相關(guān)規(guī)定。4.對于需要會簽或多環(huán)節(jié)審批的流程，各環(huán)節(jié)審批人應(yīng)密切協(xié)作，確保流程的順利推進。四、系統(tǒng)安全管理（一）數(shù)據(jù)安全1.信息中心應(yīng)定期對OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.嚴格控制對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。對涉及公司核心業(yè)務(wù)和敏感信息的數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密存儲和傳輸?shù)劝踩胧?.加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的監(jiān)控和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常數(shù)據(jù)訪問行為，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或泄露。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.確保OA系統(tǒng)運行環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)安全，安裝必要的防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進行安全掃描和漏洞檢測，及時修復發(fā)現(xiàn)的安全漏洞，確保系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全性和穩(wěn)定性。3.規(guī)范員工在使用OA系統(tǒng)過程中的網(wǎng)絡(luò)行為，嚴禁訪問非法網(wǎng)站、下載不明來源的軟件，防止因個人行為導致公司網(wǎng)絡(luò)安全風險。（三）安全培訓與教育1.信息中心應(yīng)定期組織員工進行OA系統(tǒng)安全培訓，提高員工的安全意識和操作技能，使其了解系統(tǒng)安全風險和防范措施。2.在新員工入職培訓中，應(yīng)包含OA系統(tǒng)安全使用的相關(guān)內(nèi)容，確保新員工從入職開始就養(yǎng)成良好的安全使用習慣。3.對于涉及系統(tǒng)安全的重要操作和事項，應(yīng)及時向員工發(fā)布安全提示和通知，提醒員工注意安全防范。五、系統(tǒng)維護與升級（一）日常維護1.信息中心應(yīng)安排專人負責OA系統(tǒng)的日常巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.定期對系統(tǒng)服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施進行檢查和維護，確保其性能良好，運行正常。3.及時清理系統(tǒng)中的垃圾文件、臨時文件等，優(yōu)化系統(tǒng)性能，提高系統(tǒng)運行速度。（二）故障處理1.當系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，信息中心應(yīng)立即啟動應(yīng)急預案，迅速判斷故障原因，并采取有效的措施進行修復。2.對于一般性故障，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)恢復系統(tǒng)正常運行；對于較為復雜的故障，應(yīng)及時向上級匯報，并組織技術(shù)力量進行搶修，盡量縮短系統(tǒng)故障時間，減少對公司業(yè)務(wù)的影響。3.故障處理過程中，應(yīng)詳細記錄故障發(fā)生時間、現(xiàn)象、處理過程及結(jié)果等信息，以便后續(xù)進行故障分析和總結(jié)經(jīng)驗教訓。（三）系統(tǒng)升級1.信息中心應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和技術(shù)發(fā)展趨勢，定期對OA系統(tǒng)進行評估，制定系統(tǒng)升級計劃。2.在系統(tǒng)升級前，應(yīng)進行充分的測試和驗證，確保升級后的系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)安全，并對可能影響到的用戶進行提前通知和培訓。3.系統(tǒng)升級過程中，應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運行情況，及時處理出現(xiàn)的問題，確保升級工作順利完成。升級完成后，應(yīng)對系統(tǒng)進行全面的檢查和測試，確保系統(tǒng)符合預期要求。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司成立OA系統(tǒng)使用監(jiān)督小組，由信息中心負責人擔任組長，成員包括各部門代表。監(jiān)督小組負責定期對OA系統(tǒng)的使用情況進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組通過查看系統(tǒng)操作記錄、抽查流程審批情況、收集員工反饋等方式，對OA系統(tǒng)的使用規(guī)范、安全管理、流程執(zhí)行等方面進行全面監(jiān)督。3.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時進行記錄，并要求相關(guān)責任人限期整改。整改情況應(yīng)進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核辦法1.將OA系統(tǒng)的使用情況納入員工績效考核體系，考核內(nèi)容包括系統(tǒng)操作的規(guī)范性、流程審批的及時性、信息發(fā)布的準確性、數(shù)據(jù)維護的完整性等方面。2.信息中心負責定期統(tǒng)計員工的OA系統(tǒng)使用數(shù)據(jù)，并提供給人力資源部門作為考核依據(jù)。人力資源部門根據(jù)考核標準對員工進行績效考核評分。3.對于在OA系統(tǒng)使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當?shù)莫剟?；對于違反