分銷存貨管理辦法一、總則（一）目的為加強公司分銷存貨管理，確保存貨安全、完整，提高存貨運營效率，降低存貨成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及分銷業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)人員，包括但不限于銷售部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保存貨管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：存貨數(shù)據(jù)記錄準確、及時，保證賬實相符。3.安全性原則：采取有效措施保障存貨的安全，防止存貨被盜、毀損、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.效益性原則：在保證存貨正常供應(yīng)和銷售的前提下，合理控制存貨水平，降低存貨成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。二、存貨管理職責(zé)分工（一）銷售部門1.負責(zé)市場需求預(yù)測，制定合理的銷售計劃，并及時傳遞給相關(guān)部門。2.根據(jù)銷售訂單安排發(fā)貨，確保訂單準確、及時執(zhí)行。3.跟蹤銷售情況，及時反饋客戶需求變化和市場動態(tài)。（二）倉庫管理部門1.負責(zé)存貨的驗收入庫、存儲保管、發(fā)出配送等工作。2.建立健全存貨臺賬，詳細記錄存貨的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息。3.定期對存貨進行盤點，確保賬實相符，并及時處理盤盈盤虧情況。4.負責(zé)存貨的保管安全，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲等措施。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)制定存貨核算制度，準確核算存貨成本。2.審核存貨采購、銷售等相關(guān)憑證，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。3.定期對存貨進行財務(wù)分析，為管理層提供決策支持。4.監(jiān)督存貨管理流程的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行糾正和處理。三、存貨采購管理（一）采購計劃制定1.銷售部門應(yīng)根據(jù)市場需求預(yù)測和銷售訂單情況，結(jié)合庫存狀況，每月定期編制次月的銷售預(yù)測報告，并提交給倉庫管理部門和財務(wù)部門。2.倉庫管理部門根據(jù)銷售預(yù)測報告和當(dāng)前庫存水平，計算出各類存貨的采購需求量，編制采購計劃草案，提交給財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門根據(jù)采購計劃草案，結(jié)合公司資金狀況和成本預(yù)算，對采購計劃進行審核和調(diào)整，最終確定采購計劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立合格供應(yīng)商名錄，由采購部門負責(zé)對供應(yīng)商進行調(diào)查、評估和篩選，確保供應(yīng)商具備良好的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)能力。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略，確保供應(yīng)商能夠持續(xù)穩(wěn)定地提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)。（三）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)確定的采購計劃，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等詳細信息。2.在采購訂單下達后，及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇特殊情況需要變更訂單，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。（四）采購驗收1.倉庫管理部門在收到供應(yīng)商交貨通知后，應(yīng)組織相關(guān)人員對采購物品進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面。2.對于驗收合格的采購物品，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并在存貨臺賬上記錄入庫時間、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.對于驗收不合格的采購物品，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好相應(yīng)記錄。四、存貨存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.根據(jù)存貨的特性、類別和數(shù)量，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)等。2.為每個存儲區(qū)域設(shè)置明顯的標識牌，標明區(qū)域名稱、存貨類別、存儲條件等信息，便于存貨的存放和查找。（二）存貨存放1.按照存貨的類別、規(guī)格、批次等進行分類存放，遵循先進先出的原則，確保存貨在有效期內(nèi)或質(zhì)量保證期內(nèi)得到合理使用。2.對于有特殊存儲要求的存貨，如易燃易爆物品、易腐食品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行專門存儲，并采取相應(yīng)的安全防護措施。3.定期對存貨進行整理和盤點，清理積壓、過期、變質(zhì)等存貨，及時辦理報廢或處理手續(xù)。（三）庫存監(jiān)控1.倉庫管理部門應(yīng)建立庫存監(jiān)控機制，實時掌握存貨的庫存數(shù)量、出入庫動態(tài)等信息。通過庫存管理系統(tǒng)或手工臺賬，及時記錄和更新庫存數(shù)據(jù)。2.設(shè)置庫存預(yù)警指標，如最低庫存量、最高庫存量等。當(dāng)庫存數(shù)量接近或超出預(yù)警指標時，及時發(fā)出預(yù)警信號，通知相關(guān)部門采取措施。3.定期對庫存情況進行分析，評估庫存結(jié)構(gòu)的合理性，為采購計劃的調(diào)整和銷售策略的優(yōu)化提供依據(jù)。五、存貨發(fā)出管理（一）發(fā)貨流程1.銷售部門根據(jù)銷售訂單開具發(fā)貨通知單，明確發(fā)貨品種、數(shù)量、客戶信息等，并傳遞給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到發(fā)貨通知單后，按照通知單要求進行備貨。備貨過程中應(yīng)核對存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保備貨準確無誤。3.備貨完成后，倉庫管理部門安排發(fā)貨，并填寫發(fā)貨記錄，詳細記錄發(fā)貨時間、發(fā)貨品種、數(shù)量、運輸方式、運輸單號等信息。發(fā)貨記錄應(yīng)及時傳遞給財務(wù)部門和銷售部門。（二）發(fā)貨核對1.在發(fā)貨前，倉庫管理部門應(yīng)對發(fā)貨物品進行再次核對，確保發(fā)貨數(shù)量與發(fā)貨通知單一致。2.發(fā)貨時，應(yīng)與運輸部門辦理交接手續(xù)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)，確保貨物在運輸過程中的安全。3.對于客戶退回的貨物，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理退貨入庫手續(xù)，并進行清點和檢驗。如發(fā)現(xiàn)退貨存在質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時通知相關(guān)部門處理。六、存貨盤點管理（一）盤點計劃制定1.財務(wù)部門應(yīng)會同倉庫管理部門每年制定存貨盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內(nèi)容。2.盤點計劃應(yīng)根據(jù)公司實際情況和業(yè)務(wù)需求進行合理安排，確保盤點工作能夠全面、準確地反映存貨實際狀況。（二）盤點實施1.在盤點前，倉庫管理部門應(yīng)組織人員對存貨進行清理和整理，確保存貨擺放整齊、標識清晰，便于盤點。2.盤點人員應(yīng)按照盤點計劃和規(guī)定的盤點方法進行實地盤點，如實記錄盤點結(jié)果。盤點過程中應(yīng)注意賬實核對，發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況應(yīng)及時查明原因，并記錄詳細情況。3.對于盤點過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈盤虧情況，應(yīng)填寫盤盈盤虧報告表，詳細說明盤盈盤虧的存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、原因等信息，并提交給財務(wù)部門和相關(guān)部門進行審核。（三）盤點結(jié)果處理1.財務(wù)部門根據(jù)盤盈盤虧報告表進行賬務(wù)處理，調(diào)整存貨賬面價值，確保賬實相符。2.對于盤盈盤虧的原因進行深入分析，屬于人為因素造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；屬于管理不善或其他客觀原因造成的，應(yīng)及時采取措施加以改進，防止類似情況再次發(fā)生。3.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果對存貨臺賬進行更新，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。七、存貨成本核算與控制（一）成本核算方法1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況和存貨特點，選擇合適的存貨成本核算方法，如先進先出法、加權(quán)平均法、個別計價法等。2.確定存貨成本核算方法后，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不得隨意變更。如因特殊原因需要變更，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行審批，并在財務(wù)報表附注中予以說明。（二）成本核算內(nèi)容1.存貨成本包括采購成本、加工成本和其他成本。采購成本包括購買價款、相關(guān)稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用。加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造費用。其他成本是指除采購成本、加工成本以外的，使存貨達到目前場所和狀態(tài)所發(fā)生的其他支出。2.財務(wù)部門應(yīng)按照成本核算方法準確計算存貨成本，并及時記錄和歸集相關(guān)成本費用，確保成本核算的準確性和完整性。（三）成本控制措施1.優(yōu)化采購流程，通過與供應(yīng)商談判、招標等方式降低采購成本。加強采購成本分析，定期對采購價格進行比較和評估，及時發(fā)現(xiàn)價格波動情況并采取相應(yīng)措施。2.合理控制庫存水平，避免存貨積壓或缺貨。通過庫存監(jiān)控和分析，及時調(diào)整采購計劃和銷售策略，降低庫存持有成本和缺貨成本。3.加強生產(chǎn)過程中的成本控制，提高生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本。優(yōu)化生產(chǎn)流程，合理安排生產(chǎn)計劃，減少浪費和損耗。4.定期對存貨成本進行分析和評估，與同行業(yè)先進水平進行比較，查找成本管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效措施加以改進，不斷降低存貨成本。八、存貨風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立存貨風(fēng)險識別機制，定期對存貨管理過程中可能面臨的風(fēng)險進行識別和分析。風(fēng)險識別范圍包括市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、庫存風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于市場風(fēng)險，加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場動態(tài)和客戶需求變化，合理調(diào)整銷售策略和庫存水平，降低市場波動對存貨的影響。2.對于信用風(fēng)險，加強對客戶信用評估和管理，建立客戶信用檔案，制定合理的信用政策。對于信用狀況不佳的客戶，采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如要求預(yù)付款、加強貨款催收等。3.對于庫存風(fēng)險，通過優(yōu)化庫存管理流程、設(shè)置合理的庫存預(yù)警指標等方式，降低庫存積壓或缺貨風(fēng)險。同時，加強與供應(yīng)商的合作，確保原材料的穩(wěn)定供應(yīng)。4.對于質(zhì)量風(fēng)險，加強對采購物品和生產(chǎn)過程的質(zhì)量控制，嚴格執(zhí)行質(zhì)量檢驗標準。