協(xié)印章管理辦法會(huì)總則目的為加強(qiáng)公司/組織（以下簡(jiǎn)稱“本公司/組織”）協(xié)印章的管理，規(guī)范協(xié)印章的使用流程，確保協(xié)印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門、各分支機(jī)構(gòu)及下屬子公司在對(duì)外業(yè)務(wù)往來中涉及協(xié)印章的使用與管理。定義1.協(xié)印章：指本公司/組織在與其他單位或個(gè)人合作過程中，為滿足特定業(yè)務(wù)需求，經(jīng)雙方協(xié)商一致，由本公司/組織授權(quán)刻制或使用的，代表本公司/組織參與合作事項(xiàng)的印章。2.使用范圍：包括但不限于合同簽訂、文件往來、報(bào)表報(bào)送、資質(zhì)證明等涉及合作雙方權(quán)利義務(wù)明確的業(yè)務(wù)場(chǎng)景?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：協(xié)印章的管理與使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章使用合法合規(guī)。2.授權(quán)審批原則：協(xié)印章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)審批流程，未經(jīng)授權(quán)任何人不得擅自使用。3.專人專管原則：設(shè)立專門的協(xié)印章管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)印章的保管、使用登記等工作，確保責(zé)任明確。4.安全保密原則：加強(qiáng)協(xié)印章的安全防范措施，防止印章被盜用、冒用或丟失，嚴(yán)格保密協(xié)印章的使用情況。協(xié)印章的刻制與啟用刻制申請(qǐng)1.各部門、分支機(jī)構(gòu)或下屬子公司因業(yè)務(wù)需要使用協(xié)印章時(shí)，應(yīng)填寫《協(xié)印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明協(xié)印章的使用目的、使用范圍、使用期限等內(nèi)容，并提交相關(guān)合作協(xié)議或業(yè)務(wù)文件作為依據(jù)。2.《協(xié)印章刻制申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批?？讨屏鞒?.經(jīng)審批同意后，由申請(qǐng)部門指定專人負(fù)責(zé)協(xié)印章的刻制工作?？讨茊挝槐仨毦邆浜戏ǖ挠≌驴讨瀑Y質(zhì)，確?？讨频挠≌路蠂?guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.刻制過程中，應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督印章的質(zhì)量和規(guī)格，確保印章清晰、完整、易于識(shí)別?？讨仆瓿珊?，應(yīng)對(duì)印章進(jìn)行留樣備案，以備后續(xù)查驗(yàn)。啟用流程1.協(xié)印章刻制完成后，由申請(qǐng)部門填寫《協(xié)印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附上《協(xié)印章刻制申請(qǐng)表》及印章留樣。2.《協(xié)印章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織辦公室備案。辦公室負(fù)責(zé)在公司/組織內(nèi)部發(fā)布協(xié)印章啟用通知，明確印章的使用規(guī)范和管理要求。3.協(xié)印章啟用后，由專門的管理人員負(fù)責(zé)將印章移交至指定的保管地點(diǎn)，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《協(xié)印章交接登記表》上簽字確認(rèn)，明確印章的保管責(zé)任。協(xié)印章的保管保管人員職責(zé)1.公司/組織設(shè)立專門的協(xié)印章保管崗位，配備責(zé)任心強(qiáng)、具備一定安全保密意識(shí)的人員擔(dān)任保管人員。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本辦法規(guī)定，負(fù)責(zé)協(xié)印章的日常保管工作。2.保管人員應(yīng)妥善保管協(xié)印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或丟失。如發(fā)現(xiàn)印章有異常情況，應(yīng)及時(shí)向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。3.保管人員應(yīng)建立協(xié)印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息，確保印章使用情況可追溯。保管地點(diǎn)與設(shè)施1.協(xié)印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全可靠的印章保管箱內(nèi)，保險(xiǎn)柜或保管箱應(yīng)設(shè)置在安全保密的場(chǎng)所，配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保管地點(diǎn)應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保印章存放環(huán)境處于監(jiān)控范圍內(nèi)，防止未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入。印章交接1.保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接協(xié)印章時(shí)，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括印章實(shí)物、使用登記臺(tái)賬、相關(guān)文件資料等內(nèi)容。2.交接雙方應(yīng)在公司/組織辦公室人員的監(jiān)督下，對(duì)印章及相關(guān)資料進(jìn)行逐一核對(duì)，確保交接內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。核對(duì)無誤后，交接雙方在《協(xié)印章交接登記表》上簽字確認(rèn)，并注明交接日期。3.交接完成后，原保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新的保管人員，同時(shí)將交接情況報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。協(xié)印章的使用使用申請(qǐng)1.各部門、分支機(jī)構(gòu)或下屬子公司在使用協(xié)印章時(shí)，應(yīng)填寫《協(xié)印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章使用的具體事由、使用文件名稱及文號(hào)、使用時(shí)間、使用范圍等內(nèi)容，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)文件或資料作為依據(jù)。2.《協(xié)印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的業(yè)務(wù)，還需報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。使用流程1.經(jīng)審批同意后，申請(qǐng)人持《協(xié)印章使用申請(qǐng)表》到協(xié)印章保管人員處辦理印章使用手續(xù)。保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容與相關(guān)業(yè)務(wù)文件，確認(rèn)無誤后，方可在指定位置加蓋協(xié)印章。2.印章加蓋應(yīng)清晰、端正、完整，確保印章與文件內(nèi)容相符。加蓋印章后，保管人員應(yīng)在《協(xié)印章使用登記臺(tái)賬》上進(jìn)行詳細(xì)登記，并要求申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。3.使用協(xié)印章的文件、資料等應(yīng)按照公司/組織檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，以備后續(xù)查閱。使用限制1.協(xié)印章只能用于經(jīng)授權(quán)的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，不得超出授權(quán)范圍使用。嚴(yán)禁將協(xié)印章用于任何違法違規(guī)或損害公司/組織利益的活動(dòng)。2.未經(jīng)公司/組織書面授權(quán)，任何人不得擅自攜帶協(xié)印章外出使用。如因特殊情況需要外出使用印章的，必須提前辦理審批手續(xù)，并采取必要的安全防范措施，確保印章安全。3.協(xié)印章不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋，如因業(yè)務(wù)需要必須在空白文件上加蓋印章的，應(yīng)在文件上注明用途、使用期限等限制條件，并嚴(yán)格控制文件的發(fā)放范圍。協(xié)印章的停用與銷毀停用申請(qǐng)1.協(xié)印章因使用期限屆滿、合作項(xiàng)目結(jié)束、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《協(xié)印章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、停用日期等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《協(xié)印章停用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織辦公室備案。停用流程1.辦公室收到《協(xié)印章停用申請(qǐng)表》后，應(yīng)及時(shí)通知協(xié)印章保管人員停止使用該印章。保管人員應(yīng)在《協(xié)印章使用登記臺(tái)賬》上注明印章停用日期，并將印章妥善保管。2.停用后的協(xié)印章應(yīng)進(jìn)行封存，由保管人員與辦公室人員共同在封存袋上簽字確認(rèn)，并注明封存日期和印章名稱。封存袋應(yīng)存放在安全保密的地點(diǎn)，以備后續(xù)查驗(yàn)。銷毀申請(qǐng)1.對(duì)于已停用且不再需要使用的協(xié)印章，使用部門應(yīng)填寫《協(xié)印章銷毀申請(qǐng)表》，說明銷毀原因、銷毀方式等信息，并附上《協(xié)印章停用申請(qǐng)表》及印章封存證明。2.《協(xié)印章銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或敏感信息的協(xié)印章，還需報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀流程1.經(jīng)審批同意后，由辦公室負(fù)責(zé)組織協(xié)印章的銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。2.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《協(xié)印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期、銷毀方式等信息。3.《協(xié)印章銷毀登記表》應(yīng)作為公司/組織檔案資料進(jìn)行妥善保管，以備后續(xù)查閱。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)協(xié)印章的管理與使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)使用印章的情況。2.審計(jì)檢查過程中，審計(jì)人員可通過查閱相關(guān)文件資料、核對(duì)印章使用登記臺(tái)賬、實(shí)地查看印章保管情況等方式進(jìn)行檢查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。外部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供協(xié)印章管理與使用的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司/組織應(yīng)高度重視，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.凡違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管協(xié)印章，或超出授權(quán)范圍使用印章，給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，均屬于違規(guī)行為。2.違規(guī)行為包括但不限于：未經(jīng)授權(quán)擅自刻制協(xié)印章；未按規(guī)定流程審批使用印章；將協(xié)印章用于非法活動(dòng)；印章保管不善導(dǎo)致被盜用、冒用或丟失；未按規(guī)定進(jìn)行印章交接等。責(zé)任追究措施1.對(duì)于違規(guī)使用協(xié)印章的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)使用協(xié)印章給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依