檔案費(fèi)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案費(fèi)的管理，規(guī)范檔案費(fèi)的收取、使用和核算，確保檔案管理工作的順利開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在檔案管理過程中涉及的檔案費(fèi)相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則：檔案費(fèi)的管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.合理性原則：檔案費(fèi)的收取、使用應(yīng)合理、公正，與檔案管理工作的實(shí)際需求相匹配。3.規(guī)范性原則：建立健全檔案費(fèi)管理制度，規(guī)范各項(xiàng)操作流程，確保檔案費(fèi)管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.透明性原則：檔案費(fèi)的收取、使用情況應(yīng)定期公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和員工的查詢。二、檔案費(fèi)的收?。ㄒ唬┦召M(fèi)范圍1.員工個人檔案管理費(fèi)：包括員工人事檔案的整理、保管、查閱等費(fèi)用。2.檔案數(shù)字化加工費(fèi)：對于需要進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)收取數(shù)字化加工費(fèi)用。3.檔案存儲設(shè)施設(shè)備維護(hù)費(fèi)：用于檔案存儲場所的設(shè)施設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)等費(fèi)用。（二）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.員工個人檔案管理費(fèi)新員工入職時，收取一次性檔案管理費(fèi)[X]元，用于辦理入職檔案手續(xù)。在職員工每年收取檔案管理費(fèi)[X]元，用于日常檔案管理工作。2.檔案數(shù)字化加工費(fèi)根據(jù)檔案的類型、數(shù)量、掃描分辨率等因素，按照每頁[X]元的標(biāo)準(zhǔn)收取數(shù)字化加工費(fèi)。對于特殊格式或需要特殊處理的檔案，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)可適當(dāng)上浮，但需經(jīng)公司檔案管理部門審核批準(zhǔn)。3.檔案存儲設(shè)施設(shè)備維護(hù)費(fèi)按照檔案存儲面積，每月每平方米收取維護(hù)費(fèi)[X]元。對于大型檔案存儲設(shè)備，如密集架、服務(wù)器等，根據(jù)設(shè)備的使用年限、維護(hù)保養(yǎng)情況等，每年收取設(shè)備維護(hù)費(fèi)[X]元。（三）收費(fèi)方式1.員工個人檔案管理費(fèi)新員工入職時，由人力資源部門在辦理入職手續(xù)時一并收取，并開具收款憑證。在職員工的檔案管理費(fèi)，由財務(wù)部門在每月工資發(fā)放時代扣代繳，并在工資條中注明。2.檔案數(shù)字化加工費(fèi)由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際工作量，填寫《檔案數(shù)字化加工費(fèi)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)審批后的申請表，向數(shù)字化加工服務(wù)提供商支付費(fèi)用，并要求提供商開具正規(guī)發(fā)票。3.檔案存儲設(shè)施設(shè)備維護(hù)費(fèi)由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際發(fā)生的維護(hù)費(fèi)用，填寫《檔案存儲設(shè)施設(shè)備維護(hù)費(fèi)用報銷單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交給財務(wù)部門報銷。（四）收費(fèi)票據(jù)管理1.公司收取檔案費(fèi)時，必須開具正規(guī)的收款票據(jù)，收款票據(jù)應(yīng)使用稅務(wù)部門統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票或財政部門監(jiān)制的行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)。2.收款票據(jù)由財務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，建立票據(jù)領(lǐng)用、使用、核銷登記制度。檔案管理部門在收取檔案費(fèi)時，應(yīng)按照規(guī)定領(lǐng)取并使用收款票據(jù)，不得自行印制或使用其他票據(jù)代替。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對收款票據(jù)的使用情況進(jìn)行檢查，確保票據(jù)的開具、使用符合規(guī)定，防止票據(jù)丟失、被盜用等情況發(fā)生。三、檔案費(fèi)的使用（一）使用范圍1.檔案管理人員薪酬及福利：包括檔案管理部門員工的工資、獎金、津貼、補(bǔ)貼、社會保險、住房公積金等。2.檔案管理業(yè)務(wù)費(fèi)用：如檔案整理用品、檔案裝訂材料、檔案防蟲防霉藥品、檔案存儲設(shè)備及設(shè)施的購置與維護(hù)等費(fèi)用。3.檔案數(shù)字化加工費(fèi)用：包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等數(shù)字化加工過程中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用。4.檔案查閱及利用費(fèi)用：如提供檔案查閱服務(wù)所需的場地租賃、設(shè)備使用、人員勞務(wù)等費(fèi)用。5.檔案安全管理費(fèi)用：包括檔案安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備的購置與維護(hù)、檔案安全檢查、檔案應(yīng)急處置等費(fèi)用。6.檔案培訓(xùn)及交流費(fèi)用：用于檔案管理人員參加各類培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流活動等所發(fā)生的費(fèi)用。（二）費(fèi)用審批1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，編制年度檔案費(fèi)預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給公司財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對檔案費(fèi)預(yù)算進(jìn)行審核，并結(jié)合公司年度財務(wù)預(yù)算安排，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案費(fèi)預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案費(fèi)預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報財務(wù)部門備案。4.檔案費(fèi)支出實(shí)行審批制度，所有檔案費(fèi)支出必須填寫《檔案費(fèi)報銷單》，并按照以下審批流程進(jìn)行：費(fèi)用經(jīng)辦人填寫報銷單，注明費(fèi)用明細(xì)、金額、用途等，并附上相關(guān)發(fā)票、合同等原始憑證。部門負(fù)責(zé)人對報銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見。財務(wù)部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，核對金額是否準(zhǔn)確、票據(jù)是否齊全等，簽署意見。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核意見進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可報銷。（三）費(fèi)用核算1.財務(wù)部門應(yīng)按照國家財務(wù)會計制度的規(guī)定，對檔案費(fèi)進(jìn)行單獨(dú)核算，設(shè)置專門的會計科目，準(zhǔn)確記錄檔案費(fèi)的收入、支出情況。2.檔案費(fèi)收入應(yīng)及時足額入賬，不得截留、挪用。檔案費(fèi)支出應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的預(yù)算和用途進(jìn)行列支，不得超支、濫支。3.財務(wù)部門應(yīng)定期編制檔案費(fèi)收支報表，向公司檔案管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報送，以便及時掌握檔案費(fèi)的收支情況。四、檔案費(fèi)的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門應(yīng)定期對檔案費(fèi)的收取、使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案費(fèi)的管理是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)收費(fèi)、挪用資金等問題。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案費(fèi)內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)對檔案費(fèi)收取、使用過程的自我監(jiān)督，定期對檔案費(fèi)的收支情況進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.公司員工有權(quán)對檔案費(fèi)的收取、使用情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可向公司審計部門或檔案管理部門舉報。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合國家有關(guān)部門對檔案費(fèi)管理情況的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對于國家有關(guān)部門提出的整改意見，公司應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時整改到位，并將整改情況書面報告相關(guān)部門。五、檔案費(fèi)的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.收費(fèi)風(fēng)險：包括收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不合理、收費(fèi)方式不規(guī)范、收費(fèi)票據(jù)管理不善等導(dǎo)致的收費(fèi)糾紛和法律風(fēng)險。2.使用風(fēng)險：包括費(fèi)用支出超預(yù)算、費(fèi)用使用不規(guī)范、費(fèi)用核算不準(zhǔn)確等導(dǎo)致的財務(wù)管理混亂和資金浪費(fèi)風(fēng)險。3.安全風(fēng)險：包括檔案存儲設(shè)施設(shè)備故障、檔案數(shù)字化加工數(shù)據(jù)丟失、檔案查閱及利用過程中的信息泄露等導(dǎo)致的檔案安全風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案費(fèi)管理過程中的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，明確風(fēng)險責(zé)任人和應(yīng)對期限，確保風(fēng)險得到有效控制。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對收費(fèi)風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的制定和審核，規(guī)范收費(fèi)方式和票據(jù)管理，加強(qiáng)與員工的溝通解釋，避免收費(fèi)糾紛的發(fā)生。2.針對使用風(fēng)險，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行費(fèi)用預(yù)算審批制度，加強(qiáng)費(fèi)用支出的審核和監(jiān)控，規(guī)范費(fèi)用核算流程，確保費(fèi)用使用合理、合規(guī)、準(zhǔn)確。3.針對安全風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)檔案存儲設(shè)施設(shè)