公文印信管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文印信管理，確保公文印信的正確使用和安全保管，維護(hù)公司的正常運(yùn)營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在公務(wù)活動(dòng)中涉及的公文印信管理。（三）定義1.公文：指公司在行政管理、業(yè)務(wù)往來等活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。2.印信：指公司的公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章以及各類部門印章等。（四）管理原則1.嚴(yán)格審批原則：公文印信的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用印的必要性和合規(guī)性。2.安全保管原則：設(shè)立專門的印信保管場所，配備必要的安全設(shè)施，確保印信的安全存放。3.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)公文印信的保管和使用，明確其職責(zé)和權(quán)限。4.規(guī)范使用原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求使用公文印信，確保用印的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。二、印信的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章的刻制，由公司辦公室根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和工作需要提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。2.各部門印章的刻制，由部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)公司辦公室審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到公司指定的刻章單位刻制。3.刻制印信必須嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公安機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行，確保印信的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等符合標(biāo)準(zhǔn)。（二）啟用1.新刻制的印信啟用前，必須進(jìn)行登記備案。公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章由公司辦公室負(fù)責(zé)登記備案；各部門印章由部門自行登記備案，并報(bào)公司辦公室備案。2.登記備案內(nèi)容包括印信名稱、印模、啟用日期、保管人等。3.印信啟用時(shí)，應(yīng)發(fā)布啟用通知，明確印信的使用范圍、審批程序等事項(xiàng)。三、印信的保管（一）保管場所1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章應(yīng)存放在公司辦公室的保險(xiǎn)柜內(nèi)，實(shí)行雙人保管制度，保險(xiǎn)柜鑰匙分別由兩人保管。2.各部門印章應(yīng)存放在部門指定的安全場所，由專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印信的日常保管，確保印信安全存放，防止丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求使用印信，對(duì)用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記。3.定期對(duì)印信進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將印信轉(zhuǎn)借他人使用。（三）印信的交接1.印信保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印信時(shí)，必須辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)在公司辦公室的監(jiān)督下進(jìn)行，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)印信的數(shù)量、規(guī)格、樣式等，并在交接清單上簽字確認(rèn)。2.交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司辦公室存檔一份。四、公文印信的使用（一）使用范圍1.公司公章適用于以公司名義發(fā)布的各類公文、函件、證明、合同等。2.合同專用章適用于公司簽訂的各類合同。3.財(cái)務(wù)專用章適用于公司的財(cái)務(wù)收支、結(jié)算等業(yè)務(wù)。4.法定代表人章適用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)。5.各部門印章適用于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)文件、報(bào)表等。（二）使用流程1.公文起草部門或用印部門填寫《公文印信使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事由、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將《公文印信使用申請(qǐng)表》提交公司辦公室審核。公司辦公室根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用印事由的真實(shí)性、合規(guī)性以及文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性等。3.經(jīng)公司辦公室審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要和職責(zé)權(quán)限，對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審批。4.用印申請(qǐng)人持經(jīng)審批后的《公文印信使用申請(qǐng)表》到印信保管人員處用印。印信保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)用印申請(qǐng)與審批意見是否一致，無誤后方可用印，并在《公文印信使用登記表》上詳細(xì)登記用印時(shí)間、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、用印人等信息。5.用印完成后，用印申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將用印文件歸檔保存，并將《公文印信使用申請(qǐng)表》交回公司辦公室存檔。（三）特殊情況處理1.緊急情況下需要用印的，可先電話請(qǐng)示公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.涉及重大事項(xiàng)或重要文件的用印，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后方可用印。五、印信的停用與銷毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印信時(shí)，由公司辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，發(fā)布停用通知。2.停用的印信應(yīng)及時(shí)收回，并進(jìn)行登記備案。（二）銷毀1.對(duì)于停用的印信，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀印信時(shí)，必須有兩人以上在場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。2.銷毀清單應(yīng)包括印信名稱、印模、銷毀日期、銷毀方式等內(nèi)容，并一式三份，銷毀人員、監(jiān)督人員、公司辦公室各執(zhí)一份。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文印信的管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.印信的保管情況，包括保管場所是否安全、保管人員是否履行職責(zé)等。2.印信的使用情況，包括用印審批程序是否規(guī)范、用印登記是否完整等。3.印信的刻制、啟用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用印信的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、責(zé)令改正、通報(bào)批評(píng)等處理；造成嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對(duì)于因保管不善導(dǎo)致印信丟失、被盜、損