萬科采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范萬科集團（以下簡稱“集團”）采購管理工作，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障項目質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于萬科集團總部及各下屬公司（以下統(tǒng)稱“公司”）的各類采購活動，包括但不限于工程建設、設備物資、服務等采購項目。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購過程合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平、公正、公開的原則，對待所有供應商，營造良好的市場競爭環(huán)境。3.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過科學的采購策略和管理方法，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：將采購質(zhì)量放在首位，嚴格把控供應商選擇、采購合同簽訂及執(zhí)行等環(huán)節(jié)，確保所采購的產(chǎn)品和服務符合項目要求。5.協(xié)同合作原則：加強采購部門與其他部門之間的協(xié)同合作，形成工作合力，共同推進項目順利實施。二、采購組織與職責（一）采購決策機構集團設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由集團高層管理人員、相關職能部門負責人等組成，其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批重大采購項目的采購方案、供應商選擇等事項。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購管理部門集團總部設采購管理中心，各下屬公司設采購管理部門，負責本單位采購工作的組織與實施。采購管理部門的主要職責包括：1.制定和完善采購管理制度、流程和標準。2.編制采購計劃，組織采購活動的實施。3.供應商管理，包括供應商開發(fā)、評估、選擇、考核等。4.采購合同管理，包括合同起草、審核、簽訂、執(zhí)行、變更、終止等。5.采購成本控制，進行采購價格分析、談判，降低采購成本。6.采購風險管理，識別、評估和應對采購過程中的風險。7.采購信息管理，收集、整理、分析采購數(shù)據(jù)，提供決策支持。8.與其他部門協(xié)調(diào)溝通，保障采購工作順利進行。（三）需求部門各業(yè)務部門作為采購需求部門，負責提出采購需求，參與采購過程中的技術規(guī)格確定、供應商選擇、合同驗收等工作。其主要職責包括：1.根據(jù)項目需要，準確提出采購需求，明確采購產(chǎn)品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間等要求。2.協(xié)助采購管理部門進行供應商技術交流、考察等工作。3.參與采購合同的驗收工作，對采購產(chǎn)品或服務的質(zhì)量、數(shù)量等進行確認。4.反饋采購產(chǎn)品或服務在使用過程中的問題，協(xié)助采購管理部門進行處理。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應根據(jù)項目進度計劃和實際需求，提前編制采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、預計采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃應按照年度、季度、月度進行分解，確保采購工作有序進行。需求部門在編制采購計劃時，應充分考慮項目的特殊性和不確定性，預留一定的彈性空間。3.采購計劃編制完成后，需求部門應提交給采購管理部門進行審核。采購管理部門應從采購的必要性、合規(guī)性、成本效益等方面進行審核，提出修改意見。（二）采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因項目變更、市場變化等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應及時提出調(diào)整申請，并說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和影響。2.采購管理部門收到調(diào)整申請后，應進行審核，并報采購決策機構審批。經(jīng)審批同意后，采購管理部門應及時調(diào)整采購計劃，并通知相關部門。四、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.采購管理部門應建立供應商開發(fā)渠道，通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、供應商自薦等方式，收集潛在供應商信息。2.對潛在供應商進行初步篩選，確定符合基本條件的供應商名單。初步篩選的內(nèi)容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽等方面。3.組織對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等情況。實地考察結(jié)束后，采購管理部門應撰寫考察報告，提出是否納入合格供應商名錄的建議。（二）供應商評估與選擇1.采購管理部門應定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、環(huán)保等方面。評估方式可采用定期評估、不定期抽查、項目后評估等多種形式。2.根據(jù)供應商評估結(jié)果，建立供應商分級管理制度。將供應商分為A、B、C三級，A級為優(yōu)秀供應商，B級為合格供應商，C級為待改進供應商。對不同級別的供應商采取不同的管理策略。3.在進行采購項目時，采購管理部門應優(yōu)先選擇A級供應商。對于重大采購項目，應采用招標、競爭性談判等方式，從多家供應商中選擇最優(yōu)供應商。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的報價、質(zhì)量、交貨期、售后服務等因素，確保選擇的供應商能夠滿足項目需求。（三）供應商考核1.采購管理部門應建立供應商考核機制，定期對供應商進行考核。考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、環(huán)保等方面?？己私Y(jié)果應與供應商的合作份額、付款方式等掛鉤。2.對于考核結(jié)果優(yōu)秀的供應商，采購管理部門可給予增加合作份額、優(yōu)先付款等獎勵；對于考核結(jié)果不合格的供應商，采購管理部門應責令其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購管理部門應暫?；蚪K止與其合作。（四）供應商關系管理1.采購管理部門應加強與供應商的溝通與合作，建立良好的供應商關系。定期與供應商召開溝通會議，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況等，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.采購管理部門應向供應商提供項目需求信息，協(xié)助供應商做好生產(chǎn)準備工作。同時，采購管理部門應及時反饋供應商產(chǎn)品在使用過程中的問題，督促供應商改進產(chǎn)品質(zhì)量。3.鼓勵供應商參與公司的采購項目改進工作，共同探討降低成本、提高質(zhì)量的方法和措施。通過與供應商的緊密合作，實現(xiàn)互利共贏。五、采購流程管理（一）采購申請需求部門根據(jù)采購計劃，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、需求時間等內(nèi)容，并提交給采購管理部門。采購申請表應經(jīng)需求部門負責人審核簽字。（二）采購審批1.采購管理部門收到采購申請表后，應進行初審。初審內(nèi)容包括采購的必要性、合規(guī)性、預算金額等方面。初審通過后，采購管理部門應將采購申請表提交給相關領導進行審批。2.對于金額較小的采購項目，可由采購管理部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，應提交采購決策委員會審批。審批通過后，采購管理部門方可組織采購活動。（三）采購實施1.采購管理部門根據(jù)采購項目的特點和需求，選擇合適的采購方式，如招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等。2.對于采用招標方式的采購項目，采購管理部門應按照國家法律法規(guī)及集團相關規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。3.對于采用競爭性談判、詢價、單一來源采購等方式的采購項目，采購管理部門應組織相關人員與供應商進行談判、詢價或協(xié)商，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款，并簽訂采購合同。4.在采購實施過程中，采購管理部門應加強對采購活動的監(jiān)督和管理，確保采購過程合法合規(guī)、公平公正。（四）采購合同管理1.采購合同簽訂前，采購管理部門應將合同文本提交給法務部門進行審核。法務部門應從合同的合法性、合規(guī)性、風險防范等方面進行審核，提出修改意見。2.采購管理部門根據(jù)法務部門的審核意見，對合同文本進行修改完善后，提交給采購決策機構審批。經(jīng)審批同意后，采購管理部門方可與供應商簽訂采購合同。3.采購合同簽訂后，采購管理部門應負責合同的執(zhí)行和跟蹤。及時掌握供應商的交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況等，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.如因項目變更、市場變化等原因需要變更采購合同，采購管理部門應按照合同約定的程序，與供應商協(xié)商一致后，簽訂合同變更協(xié)議。5.采購合同履行完畢后，采購管理部門應組織相關部門對合同進行驗收。驗收合格后，采購管理部門應辦理合同結(jié)算手續(xù)，并對合同進行歸檔管理。六、采購成本控制（一）采購預算管理1.采購管理部門應根據(jù)采購計劃，編制采購預算。采購預算應明確采購項目的預算金額、資金來源等內(nèi)容，并報財務部門審核。2.財務部門應加強對采購預算的審核和控制，確保采購預算的合理性和準確性。在采購過程中，采購管理部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行，不得超預算采購。3.如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，采購管理部門應按照預算調(diào)整程序，報財務部門審核，并經(jīng)采購決策機構審批。（二）采購價格管理1.采購管理部門應建立采購價格信息庫，收集、整理、分析市場價格信息，為采購價格決策提供依據(jù)。2.在采購過程中，采購管理部門應通過招標、競爭性談判、詢價等方式，與供應商進行充分的價格談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格。3.采購管理部門應定期對采購價格進行分析和評估，對比不同供應商的價格水平，找出價格差異的原因，采取有效措施降低采購成本。（三）采購成本分析與考核1.采購管理部門應定期對采購成本進行分析，分析內(nèi)容包括采購價格、采購數(shù)量、采購費用等方面。通過成本分析，找出采購成本控制的關鍵點和存在的問題，采取針對性的措施進行改進。2.建立采購成本考核機制，將采購成本控制指標納入采購管理部門和相關人員的績效考核體系。對采購成本控制效果好的部門和個人進行獎勵，對采購成本超支的部門和個人進行懲罰。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購管理部門應建立采購風險識別和評估機制，定期對采購過程中的風險進行識別和評估。風險識別的內(nèi)容包括市場風險、供應商風險、合同風險、質(zhì)量風險、法律風險等方面。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應的風險應對策略。（二）風險應對措施1.對于市場風險，采購管理部門應加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場價格波動、供求關系變化等信息，合理安排采購計劃，采取套期保值等措施降低市場風險。2.對于供應商風險，采購管理部門應加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，選擇優(yōu)質(zhì)供應商，降低供應商違約風險。同時，與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權利和義務，保障公司的合法權益。3.對于合同風險，采購管理部門應加強合同管理，嚴格按照合同簽訂程序簽訂合同，確保合同的合法性、合規(guī)性和完整性。在合同執(zhí)行過程中，加強對合同的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.對于質(zhì)量風險，采購管理部門應加強對采購產(chǎn)品質(zhì)量的控制，嚴格按照質(zhì)量標準進行驗收。在采購合同中明確質(zhì)量條款和違約責任，對供應商提供的產(chǎn)品質(zhì)量進行嚴格考核。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時要求供應商整改或更換產(chǎn)品。5.對于法律風險，采購管理部門應加強法律法規(guī)學習，提高法律意識。在采購過程中，嚴格遵守國家法律法規(guī)及集團相關規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。同時，加強與法務部門的溝通與協(xié)作，及時咨詢法律問題，防范法律風險。八、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購管理部門應建立采購信息收集渠道，收集與采購活動相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購項目信息、采購政策法規(guī)信息等。2.采購信息收集可通過多種方式進行，如市場調(diào)研、行業(yè)協(xié)會、供應商推薦、網(wǎng)絡搜索、內(nèi)部溝通等。采購管理部門應定期對收集到的信息進行整理和分析，為采購決策提供支持。（二）采購信息分析與利用1.采購管理部門應運用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對采購信息進行分析，挖掘信息背后的規(guī)律和趨勢。通過采購信息分析，為采購計劃制定、供應商選擇、采購價格談判等提供決策依據(jù)。2.建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購信息在公司內(nèi)部的共享。需求部門、采購管理部門、財務部門等相關部門可通過共享平臺及時獲取采購信息，提高工作效率和協(xié)同性。（三）采