出差催貨管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司出差催貨流程，確保貨物按時(shí)交付，滿足客戶需求，維護(hù)公司良好信譽(yù)，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司因客戶催貨、貨物交付延遲或其他需要現(xiàn)場跟進(jìn)貨物生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)惹闆r而安排的出差催貨工作。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：出差催貨活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.高效及時(shí)原則：以最快速度解決貨物交付問題，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量交付給客戶。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)人員的職責(zé)，確保催貨工作有序進(jìn)行，責(zé)任可追溯。4.溝通協(xié)調(diào)原則：加強(qiáng)與客戶、供應(yīng)商、生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)方的溝通協(xié)調(diào)，形成工作合力。二、出差催貨的組織與職責(zé)（一）催貨小組的組建1.根據(jù)催貨任務(wù)的性質(zhì)和緊急程度，由銷售部門、生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)人員組成催貨小組。小組成員應(yīng)具備豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和溝通協(xié)調(diào)能力。2.催貨小組設(shè)組長一名，由對(duì)催貨工作整體情況較為熟悉、具備較強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力的人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌催貨工作。（二）各部門職責(zé)1.銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通，了解客戶對(duì)貨物交付的具體要求和期望，及時(shí)反饋客戶信息給催貨小組。協(xié)助催貨小組制定催貨策略，提供客戶關(guān)系維護(hù)方面的支持。跟進(jìn)催貨結(jié)果，確?？蛻魸M意度。2.生產(chǎn)部門安排專人配合催貨小組，提供貨物生產(chǎn)進(jìn)度的實(shí)時(shí)信息，包括原材料采購情況、生產(chǎn)工序進(jìn)展、成品完成情況等。根據(jù)催貨要求，合理調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，優(yōu)先保障催貨訂單的生產(chǎn)，確保按時(shí)完成生產(chǎn)任務(wù)。對(duì)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行解決，如設(shè)備故障、人員短缺等，確保生產(chǎn)的連續(xù)性。3.物流部門負(fù)責(zé)安排貨物運(yùn)輸事宜，包括選擇合適的運(yùn)輸方式、確定運(yùn)輸路線、協(xié)調(diào)運(yùn)輸車輛或物流公司等。及時(shí)向催貨小組通報(bào)貨物運(yùn)輸狀態(tài)，如發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、運(yùn)輸過程中的異常情況等。配合解決運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的問題，如貨物損壞、延誤等，確保貨物安全、及時(shí)送達(dá)。4.催貨小組組長全面負(fù)責(zé)催貨小組的日常工作安排和協(xié)調(diào)，制定催貨計(jì)劃和行程安排。組織召開催貨工作會(huì)議，傳達(dá)催貨任務(wù)要求，明確各成員職責(zé)，協(xié)調(diào)解決催貨過程中出現(xiàn)的各類問題。及時(shí)向公司管理層匯報(bào)催貨工作進(jìn)展情況，根據(jù)實(shí)際情況提出調(diào)整催貨策略的建議。5.催貨小組成員按照組長的安排，積極參與催貨工作，負(fù)責(zé)具體的現(xiàn)場溝通、協(xié)調(diào)和跟進(jìn)工作。及時(shí)收集和反饋所負(fù)責(zé)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息，為催貨小組決策提供依據(jù)。配合其他成員完成催貨任務(wù)，確保催貨工作順利進(jìn)行。三、出差催貨流程（一）催貨任務(wù)下達(dá)1.銷售部門收到客戶催貨通知后，應(yīng)立即對(duì)催貨事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要安排出差催貨。如確需出差催貨，填寫《出差催貨任務(wù)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明催貨原因、貨物信息、客戶要求、預(yù)計(jì)出差時(shí)間等內(nèi)容。2.將《出差催貨任務(wù)申請(qǐng)表》提交給銷售部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，將催貨任務(wù)下達(dá)給催貨小組組長，同時(shí)抄送相關(guān)部門。（二）催貨計(jì)劃制定1.催貨小組組長接到催貨任務(wù)后，組織小組成員召開會(huì)議，了解任務(wù)詳情，分析貨物交付延遲的原因，制定具體的催貨計(jì)劃。2.催貨計(jì)劃應(yīng)包括出差行程安排（出發(fā)時(shí)間、到達(dá)時(shí)間、出差地點(diǎn)等）、催貨步驟和方法、各成員職責(zé)分工、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等內(nèi)容。3.將催貨計(jì)劃提交給銷售部門負(fù)責(zé)人審核，確保計(jì)劃符合客戶需求和公司利益。審核通過后，按照計(jì)劃開展催貨工作。（三）出差前準(zhǔn)備1.催貨小組成員根據(jù)催貨計(jì)劃，做好出差前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。包括收集與貨物相關(guān)的資料，如訂單合同、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；準(zhǔn)備必要的文件和工具，如介紹信、名片、筆記本電腦、相機(jī)等。2.與客戶取得聯(lián)系，再次確認(rèn)客戶的具體要求和期望，告知客戶出差催貨的行程安排，約定見面溝通的時(shí)間和地點(diǎn)。3.提前與生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，了解貨物目前的狀態(tài)和進(jìn)展情況，確保出差催貨工作有的放矢。（四）現(xiàn)場催貨實(shí)施1.按照催貨計(jì)劃到達(dá)出差地點(diǎn)后，首先與客戶進(jìn)行面對(duì)面溝通，誠懇地向客戶說明貨物交付延遲的原因，表達(dá)公司解決問題的決心和誠意，爭取客戶的理解和支持。2.根據(jù)客戶反饋的意見和要求，與生產(chǎn)部門人員一同深入生產(chǎn)現(xiàn)場，實(shí)地查看貨物生產(chǎn)進(jìn)度，檢查生產(chǎn)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，查找影響貨物按時(shí)交付的問題所在。對(duì)于原材料供應(yīng)不足的問題，與采購部門溝通協(xié)調(diào)，督促其加快原材料采購進(jìn)度，確保生產(chǎn)不受影響。若生產(chǎn)設(shè)備出現(xiàn)故障，協(xié)助生產(chǎn)部門聯(lián)系設(shè)備維修人員，評(píng)估維修時(shí)間，制定臨時(shí)解決方案，如調(diào)整生產(chǎn)工序或調(diào)配其他設(shè)備進(jìn)行生產(chǎn)。針對(duì)人員短缺問題，與生產(chǎn)部門協(xié)商增加人力投入，合理安排加班或調(diào)配其他崗位人員支援，確保生產(chǎn)任務(wù)按時(shí)完成。3.在生產(chǎn)現(xiàn)場與生產(chǎn)部門共同制定切實(shí)可行的生產(chǎn)進(jìn)度調(diào)整計(jì)劃，明確各階段的生產(chǎn)任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并要求生產(chǎn)部門嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。4.與物流部門溝通，了解貨物運(yùn)輸安排情況。如運(yùn)輸車輛或物流公司尚未確定，協(xié)助物流部門盡快落實(shí)，確保貨物能夠及時(shí)發(fā)運(yùn)。對(duì)于運(yùn)輸過程中可能出現(xiàn)的問題，提前制定應(yīng)對(duì)措施，如選擇備用運(yùn)輸路線、增加運(yùn)輸保險(xiǎn)等。5.在催貨過程中，及時(shí)收集和整理相關(guān)證據(jù)和資料，如現(xiàn)場照片、會(huì)議記錄、溝通函件等，以備后續(xù)查閱和匯報(bào)使用。6.每天定時(shí)召開催貨工作小組會(huì)議，匯報(bào)當(dāng)天的催貨工作進(jìn)展情況，分析解決遇到的問題，調(diào)整次日的催貨工作計(jì)劃和重點(diǎn)。（五）催貨結(jié)果跟蹤與反饋1.按照生產(chǎn)進(jìn)度調(diào)整計(jì)劃，密切跟蹤貨物生產(chǎn)進(jìn)度，確保生產(chǎn)任務(wù)按時(shí)完成。在貨物生產(chǎn)完成后，及時(shí)通知物流部門安排發(fā)貨，并跟進(jìn)發(fā)貨情況，確保貨物安全、及時(shí)送達(dá)客戶手中。2.定期向客戶反饋貨物催交進(jìn)展情況，讓客戶隨時(shí)了解貨物狀態(tài)。貨物交付后，及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)，收集客戶對(duì)貨物質(zhì)量和交付及時(shí)性的評(píng)價(jià)意見。3.催貨任務(wù)完成后，催貨小組組長撰寫《出差催貨工作報(bào)告》，詳細(xì)總結(jié)催貨工作的過程、采取的措施、取得的成果以及存在的問題和建議。將報(bào)告提交給銷售部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。4.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意見和建議，對(duì)出差催貨工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷完善出差催貨管理辦法和工作流程，提高催貨工作效率和質(zhì)量。四、出差費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.出差催貨人員的交通費(fèi)用按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，根據(jù)出差地點(diǎn)和交通方式實(shí)報(bào)實(shí)銷。2.住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差地區(qū)的消費(fèi)水平分為不同檔次，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：[一線城市名稱1]、[一線城市名稱2]等一線城市：住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為每人每天[X]元。[二線城市名稱1]、[二線城市名稱2]等二線城市：住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為每人每天[X]元。其他地區(qū)：住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為每人每天[X]元。3.餐飲補(bǔ)貼按照出差自然天數(shù)計(jì)算，標(biāo)準(zhǔn)為每人每天[X]元，不再報(bào)銷市內(nèi)交通費(fèi)用和其他餐飲費(fèi)用。4.出差期間因工作需要發(fā)生的其他費(fèi)用，如通訊費(fèi)、資料費(fèi)等，憑有效票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷，但需在費(fèi)用發(fā)生前向公司相關(guān)部門報(bào)備。（二）費(fèi)用報(bào)銷流程1.出差催貨人員在出差結(jié)束后一周內(nèi)，填寫《出差費(fèi)用報(bào)銷單》，將出差期間的所有費(fèi)用票據(jù)粘貼整齊，并按照費(fèi)用報(bào)銷流程依次簽字審批。2.將《出差費(fèi)用報(bào)銷單》及相關(guān)票據(jù)提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度和本辦法的規(guī)定進(jìn)行審核，對(duì)不符合規(guī)定的費(fèi)用予以剔除。3.財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門予以報(bào)銷。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由公司內(nèi)部審計(jì)部門、人力資源部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)出差催貨工作進(jìn)行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期對(duì)催貨任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，包括催貨計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度、與客戶和相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)情況、出差費(fèi)用的使用情況等。3.建立客戶反饋機(jī)制，及時(shí)收集客戶對(duì)出差催貨工作的意見和建議。對(duì)于客戶投訴的問題，監(jiān)督小組要進(jìn)行深入調(diào)查，查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核辦法1.對(duì)出差催貨小組成員的工作績效進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括催貨任務(wù)完成情況、客戶滿意度、費(fèi)用控制情況等。2.催貨任務(wù)按時(shí)完成，且貨物交付質(zhì)量和客戶滿意度達(dá)到公司要求的，給予小組成員相應(yīng)的績效獎(jiǎng)勵(lì)。具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)任務(wù)的難易程度和重要性確定。3.因催貨工作不力導(dǎo)致貨物交付延遲，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或客戶投訴的，視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、