身份證管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織對(duì)員工身份證的有效管理，保障公司/組織及員工的合法權(quán)益，維護(hù)正常的工作秩序，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織全體員工身份證的管理，包括身份證的收集、保管、使用、歸還等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)關(guān)于身份證管理的規(guī)定，確保公司/組織的管理行為合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施，確保員工身份證信息的安全，防止信息泄露和丟失。3.必要性原則：僅在必要的工作場(chǎng)景下使用員工身份證，避免濫用。二、身份證的收集（一）新員工入職1.新員工入職時(shí)，應(yīng)按照公司/組織要求，提交本人身份證原件及復(fù)印件。復(fù)印件應(yīng)清晰可辨，包括身份證正反兩面，并在復(fù)印件上注明“此復(fù)印件僅用于[公司/組織名稱(chēng)]入職手續(xù)辦理”字樣。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)新員工提交的身份證進(jìn)行初步審核，核對(duì)身份證的真實(shí)性、有效性及與本人的一致性。審核無(wú)誤后，在身份證復(fù)印件上加蓋“已審核”章，并將原件及復(fù)印件一并移交至行政部門(mén)。（二）員工身份證信息變更1.員工身份證信息如發(fā)生變更（如姓名、地址、有效期等），應(yīng)在變更后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將新的身份證原件及復(fù)印件提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)收到員工變更后的身份證后，應(yīng)及時(shí)更新員工身份證信息檔案，并確保與人力資源部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)的信息同步。三、身份證的保管（一）保管部門(mén)公司/組織指定行政部門(mén)負(fù)責(zé)員工身份證的統(tǒng)一保管。行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案柜或存儲(chǔ)空間，用于存放員工身份證原件。（二）保管要求1.行政部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)身份證的保管工作，確保保管人員具備責(zé)任心和安全意識(shí)。2.存放身份證的檔案柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等功能，確保身份證的安全存放。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)存放身份證的檔案柜進(jìn)行檢查，確保身份證的存放狀態(tài)良好，無(wú)損壞、丟失等情況。4.非保管人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入存放身份證的區(qū)域。如因工作需要查閱身份證，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并在保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行。四、身份證的使用（一）使用范圍1.公司/組織因以下工作需要，可使用員工身份證原件：辦理員工社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等相關(guān)業(yè)務(wù)；進(jìn)行員工工資卡開(kāi)戶(hù)、銀行貸款等涉及個(gè)人身份驗(yàn)證的金融業(yè)務(wù)；參加政府部門(mén)組織的各類(lèi)考試、培訓(xùn)等活動(dòng)；其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的必要工作場(chǎng)景。2.在使用員工身份證原件時(shí)，應(yīng)確保使用目的合法合規(guī)，并嚴(yán)格控制使用時(shí)間和范圍。（二）使用審批1.如需使用員工身份證原件，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《身份證使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用目的、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批。2.《身份證使用申請(qǐng)表》提交至行政部門(mén)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用員工身份證原件。行政部門(mén)應(yīng)在使用前與員工本人進(jìn)行確認(rèn)，并告知使用注意事項(xiàng)。（三）使用登記1.行政部門(mén)應(yīng)對(duì)每次使用員工身份證原件的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用日期、使用部門(mén)、使用目的、歸還日期等信息。2.使用登記記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年，以備查詢(xún)和審計(jì)。（四）使用監(jiān)督1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)員工身份證原件的使用情況進(jìn)行檢查，確保使用符合審批要求，無(wú)違規(guī)使用情況。2.如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用員工身份證原件的情況，行政部門(mén)應(yīng)立即制止，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。公司/組織將視情節(jié)輕重，對(duì)違規(guī)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的處理。五、身份證的歸還（一）歸還時(shí)間1.使用完畢后，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)將員工身份證原件歸還至行政部門(mén)。歸還時(shí)間不得超過(guò)審批使用期限。2.如因特殊情況需要延長(zhǎng)使用時(shí)間，使用部門(mén)應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)使用期限。（二）歸還驗(yàn)收1.行政部門(mén)在收到歸還的身份證原件后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真驗(yàn)收，核對(duì)身份證的完整性、真實(shí)性及與員工本人的一致性。2.如發(fā)現(xiàn)身份證原件有損壞、丟失等情況，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與使用部門(mén)及員工本人進(jìn)行溝通，查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、身份證信息的保密（一）保密責(zé)任1.公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守身份證信息保密制度，對(duì)員工身份證信息予以保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。2.涉及身份證信息管理的工作人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）保密措施1.行政部門(mén)應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，確保員工身份證信息的安全存儲(chǔ)。2.在身份證信息的傳輸過(guò)程中，應(yīng)采用加密傳輸方式，防止信息被竊取或篡改。3.嚴(yán)格限制對(duì)員工身份證信息的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相關(guān)信息。七、身份證的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失報(bào)告1.員工發(fā)現(xiàn)身份證遺失后，應(yīng)立即向行政部門(mén)報(bào)告，并提供本人的相關(guān)信息，如姓名、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。2.行政部門(mén)接到員工身份證遺失報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)采取措施，防止身份證信息被冒用。（二）補(bǔ)辦手續(xù)1.員工應(yīng)按照行政部門(mén)的要求，提供相關(guān)證明材料，辦理身份證補(bǔ)辦手續(xù)。2.行政部門(mén)協(xié)助員工辦理身份證補(bǔ)辦手續(xù)，并在身份證補(bǔ)辦完成后，及時(shí)更新員工身份證信息檔案。（三）責(zé)任追究1.如因公司/組織保管不善導(dǎo)致員工身份證遺失，公司/組織應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并協(xié)助員工采取補(bǔ)救措施。2.如因員工個(gè)人原因?qū)е律矸葑C遺失，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并自行承擔(dān)補(bǔ)辦身份證的費(fèi)用。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)身份證管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查身份證的收集、保管、使用、歸還等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)身份證管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）外部檢查1.積極配合政府相關(guān)部門(mén)對(duì)公司/組織身份證管理情況的檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于政府部門(mén)提出的整改意見(jiàn)，應(yīng)及時(shí)落實(shí)整改措施，確保公司/組織身份證管理工作符合法律法規(guī)要求。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自使用員工身份證原件的；2.未按照審批要求使用員工身份證原件的；3.泄露員工身份證信息的；4.因保管不善導(dǎo)致員工身份證遺失、損壞的；5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，除給予警告處分外，還將視情節(jié)輕重給予罰款、降職、辭退等處理措施。3.對(duì)于因違規(guī)行為給公司/組織或員工造成損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償