新結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的本結(jié)算管理辦法旨在規(guī)范公司/組織的結(jié)算流程，加強(qiáng)財務(wù)管理，確保資金安全、準(zhǔn)確、及時地流轉(zhuǎn)，提高資金使用效率，保障公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，維護(hù)公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部供應(yīng)商、客戶等發(fā)生的各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)算活動，包括但不限于采購、銷售、服務(wù)提供、費(fèi)用報銷等涉及資金收付的業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：結(jié)算活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度，確保結(jié)算行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)錯誤或遺漏，保證財務(wù)信息的可靠性。3.及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)完成結(jié)算工作，不得拖延，以維護(hù)良好的商業(yè)信用和資金流轉(zhuǎn)效率。4.安全性原則：采取有效措施保障結(jié)算資金的安全，防止資金被盜用、挪用或遭受其他損失。5.清晰性原則：結(jié)算流程和相關(guān)文檔應(yīng)清晰明了，便于參與結(jié)算的各方理解和操作，減少溝通成本和誤解。二、結(jié)算主體與職責(zé)（一）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善結(jié)算管理制度、流程和操作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。2.審核各類結(jié)算憑證、單據(jù)，確保其符合規(guī)定要求。3.辦理資金收付結(jié)算業(yè)務(wù)，及時記錄財務(wù)賬目，定期進(jìn)行財務(wù)核對和結(jié)算報表編制。4.對結(jié)算過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析、處理，并及時向上級匯報。5.負(fù)責(zé)與銀行、稅務(wù)等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，保障結(jié)算工作的順利進(jìn)行。（二）業(yè)務(wù)部門1.發(fā)起各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)算申請，提供準(zhǔn)確、完整的業(yè)務(wù)信息和結(jié)算依據(jù)。2.配合財務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算憑證的收集、整理和審核工作，確保業(yè)務(wù)與財務(wù)信息的一致性。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商、客戶等外部交易方就結(jié)算事項(xiàng)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時解決結(jié)算過程中出現(xiàn)的爭議和問題。4.對本部門的結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行自查和風(fēng)險防控，避免因業(yè)務(wù)操作不當(dāng)導(dǎo)致的結(jié)算風(fēng)險。（三）其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)，協(xié)同財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門做好結(jié)算相關(guān)工作，如提供必要的證明文件、協(xié)助核對數(shù)據(jù)等。三、結(jié)算流程（一）采購結(jié)算流程1.采購申請：業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需求填寫采購申請單，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等信息，并提交給相關(guān)審批人員進(jìn)行審批。2.采購合同簽訂：經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、結(jié)算方式、付款期限等條款。采購合同應(yīng)符合公司/組織的合同管理規(guī)定，并報財務(wù)部門備案。3.到貨驗(yàn)收：采購物品或服務(wù)到貨后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收工作，驗(yàn)收合格后填寫驗(yàn)收單，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。驗(yàn)收單應(yīng)與采購申請單和采購合同中的相關(guān)內(nèi)容一致。4.發(fā)票提交：供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提供合法有效的發(fā)票。業(yè)務(wù)部門收到發(fā)票后，核對發(fā)票信息與采購合同、驗(yàn)收單是否相符，無誤后將發(fā)票及相關(guān)單據(jù)提交給財務(wù)部門。5.財務(wù)審核與付款：財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的發(fā)票及相關(guān)單據(jù)后，按照結(jié)算管理辦法進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，采購合同的執(zhí)行情況，驗(yàn)收單的準(zhǔn)確性等。審核無誤后，根據(jù)合同約定的付款方式和期限安排付款，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（二）銷售結(jié)算流程1.銷售訂單簽訂：業(yè)務(wù)部門與客戶簽訂銷售訂單，明確銷售產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款。銷售訂單應(yīng)報財務(wù)部門備案。2.發(fā)貨與交付：業(yè)務(wù)部門按照銷售訂單的要求組織發(fā)貨，并在貨物交付后及時通知客戶。同時，開具銷售發(fā)票，注明銷售金額、稅額等信息。3.收款確認(rèn)：財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的發(fā)貨信息和發(fā)票，跟蹤客戶付款情況。收到客戶款項(xiàng)后，及時進(jìn)行收款確認(rèn)，并與業(yè)務(wù)部門核對收款明細(xì)。4.賬務(wù)處理：財務(wù)部門根據(jù)收款確認(rèn)情況進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄銷售收入和應(yīng)收賬款的變動情況。定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行清理和核對，及時催收逾期款項(xiàng)。（三）費(fèi)用報銷結(jié)算流程1.費(fèi)用發(fā)生：員工因工作需要發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)按照公司/組織的費(fèi)用報銷制度填寫費(fèi)用報銷單，詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的時間、地點(diǎn)、事由、金額等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。2.部門審批：費(fèi)用報銷單首先提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)費(fèi)用的合理性、必要性以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，并簽署審批意見。3.財務(wù)審核：經(jīng)部門審批通過的費(fèi)用報銷單提交給財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門重點(diǎn)審核費(fèi)用的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性，以及報銷憑證的完整性、準(zhǔn)確性。對于不符合規(guī)定的費(fèi)用報銷，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。4.高層審批（如有需要）：對于金額較大或特殊的費(fèi)用報銷，可能需要提交給高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織的財務(wù)政策和實(shí)際情況進(jìn)行審批決策。5.報銷支付：審核通過的費(fèi)用報銷單由財務(wù)部門按照規(guī)定的支付方式進(jìn)行報銷支付，將款項(xiàng)支付給員工或相關(guān)供應(yīng)商。四、結(jié)算方式（一）現(xiàn)金結(jié)算1.適用范圍：一般適用于金額較小、交易頻繁且不適合通過銀行轉(zhuǎn)賬等其他方式結(jié)算的業(yè)務(wù)，如員工小額差旅費(fèi)、零星辦公用品采購等。2.結(jié)算要求：現(xiàn)金收付應(yīng)嚴(yán)格遵守國家現(xiàn)金管理規(guī)定，確?，F(xiàn)金的安全。辦理現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)時，必須有兩人以上在場，當(dāng)面點(diǎn)清金額，并開具或收取合法有效的收據(jù)。（二）銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算1.適用范圍：適用于各種金額較大、結(jié)算頻繁的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，包括采購付款、銷售收款、工資發(fā)放等。2.結(jié)算要求：業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)結(jié)算金額、付款期限等因素選擇合適的銀行轉(zhuǎn)賬方式，如支票、匯票、本票、電匯、網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬等。在辦理銀行轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)時，應(yīng)準(zhǔn)確填寫收款單位名稱、賬號、開戶行等信息，確保轉(zhuǎn)賬資金準(zhǔn)確無誤地到達(dá)對方賬戶。同時，要妥善保管銀行轉(zhuǎn)賬憑證，作為財務(wù)記賬的依據(jù)。（三）票據(jù)結(jié)算1.適用范圍：包括商業(yè)匯票、銀行匯票、支票等票據(jù)結(jié)算方式。商業(yè)匯票適用于具有真實(shí)交易關(guān)系或債權(quán)債務(wù)關(guān)系的企業(yè)之間的結(jié)算；銀行匯票適用于同城或異地結(jié)算；支票適用于同城范圍內(nèi)的商品交易、勞務(wù)供應(yīng)及其他款項(xiàng)的結(jié)算。2.結(jié)算要求：使用票據(jù)結(jié)算時，應(yīng)嚴(yán)格按照票據(jù)法的規(guī)定進(jìn)行操作。確保票據(jù)的真實(shí)性、有效性和完整性，填寫票據(jù)內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。背書轉(zhuǎn)讓票據(jù)時，應(yīng)遵循背書連續(xù)的原則，確保票據(jù)權(quán)利的合法流轉(zhuǎn)。同時，要注意票據(jù)的到期日和提示付款期限，及時辦理票據(jù)的兌付或托收手續(xù)。五、結(jié)算憑證與檔案管理（一）結(jié)算憑證管理1.結(jié)算憑證的種類：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、采購合同、銷售合同、驗(yàn)收單、銀行對賬單、銀行回單等。2.結(jié)算憑證的填寫要求：各類結(jié)算憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，做到字跡清晰、內(nèi)容完整、數(shù)字準(zhǔn)確、印章齊全。憑證上的日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息應(yīng)與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符。3.結(jié)算憑證的審核要點(diǎn)：財務(wù)部門在審核結(jié)算憑證時，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注憑證的真實(shí)性、合法性、完整性。發(fā)票應(yīng)具有稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制章，內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符，不得虛開發(fā)票；收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位財務(wù)專用章或發(fā)票專用章；報銷單應(yīng)經(jīng)過相關(guān)人員審批，附件齊全；合同應(yīng)符合公司/組織的合同管理規(guī)定；驗(yàn)收單應(yīng)真實(shí)反映貨物或服務(wù)的驗(yàn)收情況。（二）結(jié)算檔案管理1.檔案的分類與整理：結(jié)算檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時間順序等進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案目錄。檔案資料應(yīng)包括結(jié)算憑證、相關(guān)審批文件、合同協(xié)議、對賬單等。2.檔案的保管期限：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理規(guī)定，確定各類結(jié)算檔案的保管期限。一般情況下，會計憑證、會計賬簿等財務(wù)檔案的保管期限為30年，其他重要的結(jié)算檔案應(yīng)長期保存。3.檔案的查閱與借閱：嚴(yán)格限制結(jié)算檔案的查閱與借閱權(quán)限，確需查閱或借閱檔案的，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。查閱或借閱人員不得擅自涂改、銷毀檔案資料，查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案。六、結(jié)算監(jiān)督與風(fēng)險防控（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)定期對結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查結(jié)算流程的執(zhí)行情況、結(jié)算憑證的審核情況、資金收付的準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級匯報。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對結(jié)算管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，審查結(jié)算制度的執(zhí)行情況、財務(wù)內(nèi)部控制的有效性等，提出審計意見和建議，促進(jìn)結(jié)算管理工作的規(guī)范和完善。（二）外部監(jiān)督1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)、銀行等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的結(jié)算資料和財務(wù)信息。2.關(guān)注國家法律法規(guī)和政策的變化，及時調(diào)整結(jié)算管理辦法，確保公司/組織的結(jié)算活動符合外部監(jiān)管要求。（三）風(fēng)險防控1.建立結(jié)算風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，對可能出現(xiàn)的結(jié)算風(fēng)險進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控和預(yù)警。例如，對逾期應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤分析，及時采取催收措施；對大額資金支付進(jìn)行風(fēng)險評估，防范資金支付風(fēng)險。2.加強(qiáng)與供應(yīng)商、客戶等外部交易方的溝通與合作，及時了解其經(jīng)營狀況和財務(wù)狀況的變化，避免因?qū)Ψ皆驅(qū)е碌慕Y(jié)算風(fēng)險。3.定期對結(jié)算管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，分析存在的問題和風(fēng)險，不斷完善結(jié)算管