公章管理辦法政府總則目的為加強公司/組織公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司/組織的合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有公章的刻制、啟用、保管、使用、變更、廢止等管理活動。定義本辦法所稱公章，是指公司/組織以法定名稱在登記機關(guān)登記備案的，代表公司/組織行使職權(quán)的各類印章，包括但不限于公司/組織公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。基本原則1.依法依規(guī)原則：公章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公章使用的合法性和合規(guī)性。2.專人專管原則：指定專人負(fù)責(zé)公章的保管和使用，明確保管人和使用人的職責(zé)，確保公章管理的安全性和保密性。3.審批登記原則：公章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并進行詳細的登記記錄，確保公章使用的可追溯性。4.安全保密原則：加強公章保管場所的安全防范措施，確保公章的安全存放；嚴(yán)格控制公章使用范圍和知悉人員，防止公章被盜用、冒用或濫用。公章的刻制與啟用刻制申請1.因工作需要刻制公章的部門或個人，應(yīng)填寫《公章刻制申請表》，詳細說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報公司/組織法定代表人審批。2.《公章刻制申請表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：申請部門/個人名稱；公章名稱；公章用途；擬刻制數(shù)量；申請日期；部門負(fù)責(zé)人意見；法定代表人審批意見。刻制審批公司/組織法定代表人對《公章刻制申請表》進行審批，審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行公章刻制。刻制備案公章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將新刻制的公章樣本報送公安機關(guān)備案，并留存?zhèn)浒富貓?zhí)復(fù)印件。同時，行政部門應(yīng)將公章刻制情況記錄在《公章管理臺賬》中。啟用通知公章刻制備案完成后，行政部門應(yīng)及時發(fā)布《公章啟用通知》，明確新公章的啟用日期、使用范圍、保管人等信息，并要求各部門/人員嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定使用公章。《公章啟用通知》應(yīng)抄送公司/組織所有部門及相關(guān)人員。公章的保管保管人員1.公司/組織指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章管理規(guī)定。2.公章保管人應(yīng)與公司/組織簽訂《公章保管責(zé)任書》，明確保管人的職責(zé)和義務(wù)，確保公章保管的安全性和保密性。保管場所1.公章應(yīng)存放在安全可靠的場所，配備必要的安全防范設(shè)施，如保險柜、監(jiān)控設(shè)備等，確保公章存放環(huán)境的安全。2.公章保管場所應(yīng)保持清潔、干燥，防止公章受潮、損壞或丟失。保管要求1.公章保管人應(yīng)妥善保管公章，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司/組織辦公場所。2.公章保管人應(yīng)定期對公章進行檢查，確保公章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.公章保管人因工作調(diào)動、離職等原因不再負(fù)責(zé)公章保管時，應(yīng)及時辦理公章交接手續(xù)，確保公章交接的準(zhǔn)確性和完整性。公章的使用使用范圍1.公司/組織公章的使用范圍應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司/組織章程的規(guī)定執(zhí)行，主要用于公司/組織對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的事項，以及公司/組織內(nèi)部的重要文件、報表、證明等。2.合同專用章用于公司/組織對外簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟合同文件；財務(wù)專用章用于公司/組織的財務(wù)收支、結(jié)算等財務(wù)活動；法定代表人章用于公司/組織法定代表人授權(quán)的特定事項。使用流程1.申請：需要使用公章的部門或個人，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細說明使用公章的事項、用途、文件名稱、份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報公司/組織法定代表人審批。2.審批：公司/組織法定代表人對《公章使用申請表》進行審批，審批通過后，在申請表上簽署審批意見，并注明使用期限。3.登記：公章保管人根據(jù)審批通過的《公章使用申請表》，在《公章使用登記簿》上進行詳細登記，記錄使用日期、使用部門/個人、使用事項、文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。4.蓋章：公章保管人按照審批意見和登記內(nèi)容，在相關(guān)文件或材料上加蓋公章，并確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰。5.歸還：公章使用完畢后，公章使用人應(yīng)及時將使用過的公章歸還保管人，并在《公章使用登記簿》上注明歸還日期。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。2.如因工作需要確需在空白文件上加蓋公章的，必須經(jīng)公司/組織法定代表人書面批準(zhǔn)，并在使用前填寫清楚文件內(nèi)容，確保公章使用的真實性和合法性。3.公章使用人不得擅自更改、涂抹、添加公章使用內(nèi)容，如因特殊情況需要修改的，必須重新履行審批手續(xù)。公章的變更與廢止變更1.因公司/組織名稱變更、法定代表人變更、經(jīng)營范圍變更等原因需要變更公章的，應(yīng)按照本辦法第二章“公章的刻制與啟用”的規(guī)定重新辦理公章刻制、備案和啟用手續(xù)。2.公章變更后，行政部門應(yīng)及時發(fā)布《公章變更通知》，明確新公章的啟用日期、使用范圍、保管人等信息，并要求各部門/人員嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定使用新公章。同時，行政部門應(yīng)將公章變更情況記錄在《公章管理臺賬》中。廢止1.因公司/組織改制、重組、注銷等原因需要廢止公章的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定辦理公章廢止手續(xù)。2.公章廢止后，行政部門應(yīng)及時將廢止的公章交回公安機關(guān)銷毀，并留存銷毀證明復(fù)印件。同時，行政部門應(yīng)在《公章管理臺賬》中注明公章廢止日期和原因。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制公司/組織建立健全公章管理監(jiān)督機制，加強對公章管理和使用情況的監(jiān)督檢查。行政部門負(fù)責(zé)定期對公章的保管、使用情況進行檢查，審計部門負(fù)責(zé)對公章使用的合規(guī)性進行審計監(jiān)督。檢查內(nèi)容1.公章保管是否安全，保管場所是否符合要求；2.公章使用是否符合規(guī)定的范圍和流程，審批手續(xù)是否齊全；3.《公章使用登記簿》登記是否準(zhǔn)確、完整，是否與實際使用情況相符；4.公章使用是否存在違規(guī)行為，如擅自更改、涂抹、添加公章使用內(nèi)容等；5.公章變更和廢止手續(xù)是否辦理齊全，是否及時交回公安機關(guān)銷毀。違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用公章的部門或個人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.