公章存放管理辦法一、總則（一）目的為加強公司公章的存放管理，確保公章使用的規(guī)范性、安全性和嚴肅性，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位涉及公章使用的相關(guān)活動。（三）定義本辦法所稱公章，是指公司在對外活動中使用的具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：公章的存放、使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保公章存放安全，防止被盜用、冒用、遺失等情況發(fā)生，對公章使用過程中的相關(guān)信息嚴格保密。3.專人負責(zé)原則：明確專人負責(zé)公章的存放與管理，嚴格履行職責(zé)。4.審批規(guī)范原則：公章使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保用章事項合法合規(guī)。二、公章的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章的刻制由行政部門根據(jù)公司決策層決定，按照國家相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)后，委托具有資質(zhì)的印章制作單位刻制。2.新設(shè)立子公司、分公司或部門需要刻制公章的，由申請單位提出書面申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.刻制公章必須嚴格按照規(guī)定的規(guī)格、樣式、文字和材質(zhì)進行，確保印章的合法性和唯一性。（二）啟用1.新刻制的公章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《公章啟用申請表》，詳細注明公章名稱、規(guī)格、啟用日期、使用范圍等信息，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可啟用。2.行政部門應(yīng)將新公章啟用的相關(guān)信息及時通知公司各部門及所屬單位，并在公司內(nèi)部發(fā)布啟用公告。3.啟用后的公章應(yīng)按照本辦法規(guī)定進行存放和管理。三、公章的存放管理（一）存放地點1.公司公章應(yīng)存放于專門的保險柜或保險箱內(nèi)，保險柜或保險箱應(yīng)放置在安全、保密的場所，如公司機要室或行政部門辦公室。2.存放公章的場所應(yīng)安裝必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等，確保公章存放安全。（二）存放要求1.公章應(yīng)分類存放，不同類型的公章應(yīng)分別放置在不同的保險柜或保險箱內(nèi)，避免混淆。2.存放公章的保險柜或保險箱應(yīng)設(shè)置專人專用的密碼和鑰匙，密碼應(yīng)定期更換，鑰匙應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.行政部門應(yīng)建立公章存放臺賬，詳細記錄公章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置、啟用時間、保管人等信息，并定期進行核對和更新。（三）保管人員職責(zé)1.負責(zé)公章的日常存放和保管，確保公章存放安全，未經(jīng)批準不得擅自將公章帶出存放場所。2.嚴格遵守公章使用審批制度，對不符合審批程序的用章申請有權(quán)拒絕，并及時向上級報告。3.定期檢查公章的存放情況，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)立即報告行政部門，并采取相應(yīng)的措施進行處理。4.配合行政部門做好公章的盤點、清查等工作，如實提供相關(guān)信息。四、公章的使用管理（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的事項，以及其他經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準的對外活動。2.合同專用章主要用于公司對外簽訂各類合同。3.財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)收支、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)事項。（二）使用流程1.用章申請各部門及所屬單位因工作需要使用公章的，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細注明用章事項、用章內(nèi)容、用章時間、用章份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字審核。涉及公司重大事項或重要合同的用章申請，還應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準。2.審批流程《公章使用申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門。行政部門對用章申請進行審核，重點審核用章事項是否合法合規(guī)、用章內(nèi)容是否準確無誤、審批手續(xù)是否齊全等。對符合要求的用章申請，行政部門負責(zé)人簽字批準；對不符合要求的用章申請，行政部門應(yīng)退回申請單位，并說明理由。涉及公司重大事項或重要合同的用章申請，行政部門審核后，還應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.用章登記經(jīng)審批同意使用公章的，行政部門應(yīng)在《公章使用登記簿》上進行詳細登記，記錄用章日期、用章事項、用章內(nèi)容、用章份數(shù)、用章人、批準人等信息。用章人應(yīng)在《公章使用登記簿》上簽字確認。4.用章操作用章人應(yīng)在行政部門指定的地點，在監(jiān)督人的監(jiān)督下使用公章。監(jiān)督人一般由行政部門工作人員擔任，特殊情況下也可由公司指定的其他人員擔任。用章人應(yīng)嚴格按照批準的用章內(nèi)容使用公章，不得擅自更改用章內(nèi)容或擴大用章范圍。用章完畢后，用章人應(yīng)及時將公章歸還保管人員，并在《公章使用登記簿》上注明歸還時間。保管人員應(yīng)對歸還的公章進行檢查，確認無誤后妥善存放。（三）使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。如因工作需要確需提前加蓋公章的，必須在空白處注明用途，并嚴格控制份數(shù)，使用完畢后及時收回留存。2.未經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準，不得將公章攜帶外出使用。如因特殊情況需要攜帶公章外出的，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并安排專人負責(zé)攜帶和保管，確保公章安全。3.嚴禁將公章借給其他單位或個人使用，嚴禁私自刻制公司公章或使用偽造、變造的公章。五、公章的變更與廢止（一）變更1.因公司名稱變更、法定代表人變更、經(jīng)營范圍變更等原因需要變更公章的，由行政部門按照本辦法規(guī)定的刻制與啟用程序辦理新公章的刻制與啟用手續(xù)，并及時廢止原公章。2.公章的規(guī)格、樣式、文字等發(fā)生變更的，由行政部門按照國家相關(guān)規(guī)定辦理變更手續(xù)，并重新啟用新公章。（二）廢止1.公章因磨損、損壞、遺失等原因需要廢止的，由保管人員填寫《公章廢止申請表》，詳細注明公章名稱、規(guī)格、廢止原因等信息，經(jīng)行政部門審核，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以廢止。2.廢止后的公章應(yīng)及時交回行政部門，由行政部門統(tǒng)一進行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對公章的存放、使用情況進行檢查，確保公章存放安全，使用規(guī)范。檢查內(nèi)容包括公章存放場所的安全防范設(shè)施是否完好、公章使用審批制度是否執(zhí)行到位、《公章使用登記簿》記錄是否完整準確等。2.公司審計部門應(yīng)定期對公章的使用情況進行審計，重點審計用章事項的合法性、合規(guī)性、真實性，以及用章審批手續(xù)是否齊全等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。（二）責(zé)任追究1.對違反本辦法規(guī)定，擅自存放、使用公章，或因保管不善導(dǎo)致公章被盜用、冒用、遺失等情況發(fā)生的，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教