公證登記管理辦法一、總則（一）目的與宗旨本辦法旨在規(guī)范公證登記行為，加強(qiáng)公證登記管理，保障公證活動(dòng)的合法性、真實(shí)性和有效性，維護(hù)社會經(jīng)濟(jì)秩序，保護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。（二）適用范圍本辦法適用于在本地區(qū)依法設(shè)立的公證機(jī)構(gòu)及其辦理的各類公證事項(xiàng)的登記管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則公證登記活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保登記行為的合法性和規(guī)范性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對登記事項(xiàng)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行嚴(yán)格審查，如實(shí)記錄和反映公證活動(dòng)的全過程。3.公正透明原則公證登記管理應(yīng)當(dāng)遵循公正、公平、公開的原則，接受社會監(jiān)督，保障當(dāng)事人的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。4.安全保密原則公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保管登記檔案，確保檔案的安全和保密，防止登記信息泄露。二、公證登記機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）登記機(jī)構(gòu)本地區(qū)設(shè)立專門的公證登記管理部門，負(fù)責(zé)本地區(qū)公證登記的統(tǒng)一管理工作。各公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)的登記崗位，配備專職登記人員，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)公證事項(xiàng)的具體登記工作。（二）登記機(jī)構(gòu)職責(zé)1.制定和完善公證登記管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保登記工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.負(fù)責(zé)本地區(qū)公證機(jī)構(gòu)登記人員的培訓(xùn)、考核和管理工作，提高登記人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。3.對公證機(jī)構(gòu)的登記工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正登記工作中存在的問題，確保登記工作質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)公證登記檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作，建立健全公證登記檔案管理制度。5.統(tǒng)計(jì)分析公證登記數(shù)據(jù)，為公證機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)決策和管理提供數(shù)據(jù)支持。6.負(fù)責(zé)與其他相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，共同推進(jìn)公證登記管理工作的順利開展。三、公證登記范圍與分類（一）登記范圍本辦法所稱公證登記，是指公證機(jī)構(gòu)對其辦理的各類公證事項(xiàng)的基本信息、辦理過程、結(jié)果等進(jìn)行記錄和存檔的行為。公證事項(xiàng)包括但不限于合同、繼承、委托、聲明、贈與、遺囑、財(cái)產(chǎn)分割、招標(biāo)投標(biāo)、拍賣、婚姻狀況、親屬關(guān)系、收養(yǎng)關(guān)系、出生、生存、死亡、身份、經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱、有無違法犯罪記錄等。（二）登記分類1.按公證事項(xiàng)類別分類可分為民事公證登記、商事公證登記、涉外公證登記等。民事公證登記主要涉及婚姻、繼承、財(cái)產(chǎn)等民事領(lǐng)域的公證事項(xiàng)；商事公證登記主要涉及合同、招標(biāo)投標(biāo)、拍賣等商事領(lǐng)域的公證事項(xiàng)；涉外公證登記主要涉及涉及境外的公證事項(xiàng)，如出國留學(xué)、移民、商務(wù)活動(dòng)等所需的公證文件。2.按公證辦理階段分類可分為受理登記、審查登記、出證登記等。受理登記是指公證機(jī)構(gòu)對當(dāng)事人提交的公證申請進(jìn)行受理時(shí)的登記，記錄申請時(shí)間、申請人基本信息、申請事項(xiàng)等；審查登記是指公證機(jī)構(gòu)在對公證事項(xiàng)進(jìn)行審查過程中的登記，記錄審查過程、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等；出證登記是指公證機(jī)構(gòu)對公證事項(xiàng)出具公證書后的登記，記錄公證書編號、出具時(shí)間、公證書內(nèi)容等。四、公證登記程序（一）受理登記1.當(dāng)事人向公證機(jī)構(gòu)提出公證申請，并提交相關(guān)證明材料。2.公證機(jī)構(gòu)登記人員對當(dāng)事人提交的申請材料進(jìn)行初步審查，符合受理?xiàng)l件的，予以受理，并填寫《公證申請受理登記表》，記錄申請時(shí)間、申請人基本信息、申請事項(xiàng)、提交材料清單等內(nèi)容。3.對不符合受理?xiàng)l件的，不予受理，并向當(dāng)事人說明理由。（二）審查登記1.公證機(jī)構(gòu)指定公證員對受理的公證事項(xiàng)進(jìn)行審查。審查內(nèi)容包括當(dāng)事人的身份、資格、民事行為能力、申請事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性等。2.公證員在審查過程中，應(yīng)當(dāng)制作審查記錄，記錄審查的過程、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。審查記錄應(yīng)當(dāng)由公證員簽名確認(rèn)。3.對于重大、復(fù)雜的公證事項(xiàng)，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)組織集體討論，形成討論記錄，并由參與討論的人員簽名確認(rèn)。4.審查登記人員應(yīng)當(dāng)對審查記錄進(jìn)行審核，確保審查記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。審核通過后，將審查記錄歸入公證檔案。（三）出證登記1.經(jīng)審查，公證事項(xiàng)符合公證條件的，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)出具公證書。2.出證登記人員應(yīng)當(dāng)對出具的公證書進(jìn)行登記，記錄公證書編號、出具時(shí)間、公證書內(nèi)容、當(dāng)事人領(lǐng)取公證書的時(shí)間等內(nèi)容。3.公證書出具后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)送達(dá)當(dāng)事人。送達(dá)方式可以采用直接送達(dá)、郵寄送達(dá)、留置送達(dá)等方式。送達(dá)記錄應(yīng)當(dāng)由當(dāng)事人簽名確認(rèn)，并歸入公證檔案。（四）變更與撤銷登記1.公證事項(xiàng)在辦理過程中，如因當(dāng)事人原因需要變更申請事項(xiàng)的，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)提交書面申請，公證機(jī)構(gòu)登記人員應(yīng)當(dāng)對變更申請進(jìn)行登記，并通知公證員對變更后的事項(xiàng)進(jìn)行審查。2.如發(fā)現(xiàn)已出具的公證書存在錯(cuò)誤或因其他原因需要撤銷的，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行撤銷登記，并收回已出具的公證書。撤銷登記應(yīng)當(dāng)記錄撤銷原因、撤銷時(shí)間、撤銷過程等內(nèi)容，并歸入公證檔案。五、公證登記檔案管理（一）檔案收集公證機(jī)構(gòu)登記人員應(yīng)當(dāng)在公證事項(xiàng)辦理完畢后，及時(shí)將相關(guān)登記材料收集齊全，包括申請材料、審查記錄、討論記錄、公證書副本、送達(dá)記錄等。（二）檔案整理1.對收集到的登記材料進(jìn)行分類整理，按照公證事項(xiàng)類別、辦理階段等進(jìn)行歸檔。2.每份檔案應(yīng)當(dāng)編制檔案編號，建立檔案目錄，便于查找和管理。（三）檔案歸檔1.將整理好的檔案材料按照檔案編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、公證事項(xiàng)類別、辦理時(shí)間等信息。2.檔案應(yīng)當(dāng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，確保檔案的安全和完整。（四）檔案保管1.檔案庫房應(yīng)當(dāng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量。2.檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般民事公證檔案保管期限為[X]年，商事公證檔案保管期限為[X]年，涉外公證檔案保管期限為[X]年。（五）檔案查閱1.因工作需要查閱公證登記檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。查閱人應(yīng)當(dāng)在查閱完畢后及時(shí)歸還檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的公證登記檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱和對外披露。六、公證登記信息管理（一）信息錄入公證機(jī)構(gòu)登記人員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容，將公證登記信息及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入公證登記管理系統(tǒng)。信息錄入應(yīng)當(dāng)包括公證事項(xiàng)基本信息、當(dāng)事人信息、辦理過程信息、出證信息等。（二）信息審核1.公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)安排專人對錄入的公證登記信息進(jìn)行審核，確保信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.審核人員在審核過程中發(fā)現(xiàn)信息有誤的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知登記人員進(jìn)行修改。審核通過后的信息將作為公證登記檔案的電子備份，永久保存。（三）信息查詢與統(tǒng)計(jì)1.公證機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員可以通過公證登記管理系統(tǒng)查詢本機(jī)構(gòu)的公證登記信息，以便于工作開展和業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析。2.上級主管部門和相關(guān)部門因工作需要，可以按照規(guī)定的程序查詢公證登記信息，但應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.公證登記管理部門應(yīng)當(dāng)定期對公證登記信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公證機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)決策和管理提供數(shù)據(jù)支持。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)當(dāng)包括公證事項(xiàng)辦理數(shù)量、類型分布、辦理時(shí)間、收費(fèi)情況等內(nèi)容。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公證登記管理部門應(yīng)當(dāng)定期對公證機(jī)構(gòu)的登記工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括登記制度執(zhí)行情況、登記程序規(guī)范情況、登記檔案管理情況、信息錄入與審核情況等。2.監(jiān)督檢查可以采取現(xiàn)場檢查、查閱檔案、抽查登記信息等方式進(jìn)行。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求公證機(jī)構(gòu)限期整改。（二）責(zé)任追究1.公證機(jī)構(gòu)及其登記人員在公證登記工作中違反本辦法規(guī)定的，由公證登記管理部門責(zé)令改正，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，依法吊銷公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書或登記人員的執(zhí)業(yè)資格證書。2.因公證登記工作失誤