出差物品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司出差物品管理，規(guī)范出差物品的準備、使用、保管及歸還流程，確保出差工作的順利進行，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工因公務出差期間涉及的物品管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保出差物品管理活動合法合規(guī)。2.實用性原則根據(jù)出差任務的實際需求，配備必要且實用的物品，避免資源浪費。3.責任明晰原則明確出差人員、審批人員、保管人員等相關各方在物品管理過程中的職責，做到責任到人。4.節(jié)約高效原則倡導節(jié)約使用出差物品，提高資源利用效率，降低公司運營成本。二、出差物品分類及標準（一）辦公用品1.筆記本電腦：根據(jù)工作需要，為出差人員配備性能合適的筆記本電腦，確保能夠滿足出差期間的辦公軟件使用、數(shù)據(jù)處理等需求。2.平板電腦（可選）：對于有移動辦公需求且工作場景適合的崗位，可根據(jù)實際情況配備平板電腦，方便隨時查閱資料、處理簡單事務等。3.手機：出差人員使用個人手機保持通訊暢通，如因工作需要配備工作手機，需按照公司相關規(guī)定進行申請和管理。4.移動硬盤：用于備份重要工作文件，容量根據(jù)工作數(shù)據(jù)量大小合理選擇，一般建議不小于1TB。5.U盤：方便在不同設備間傳輸文件，容量可根據(jù)個人需求選擇，一般建議不小于32GB。6.鼠標、鍵盤：根據(jù)個人使用習慣配備舒適、耐用的鼠標和鍵盤，確保在出差期間能夠正常進行電腦操作。7.電源適配器及充電線：包括筆記本電腦、手機、移動硬盤、U盤等設備的原裝電源適配器及充電線，確保設備在出差期間能夠正常充電。8.多功能插線板：選擇質(zhì)量可靠、帶有過載保護功能的多功能插線板，方便在不同住宿環(huán)境下為多個設備充電。9.筆記本、便簽紙、筆：準備適量的筆記本用于記錄會議紀要、工作思路等，便簽紙可用于臨時標記重要事項，筆選擇書寫流暢、耐用的款式。10.文件夾、文件袋：用于整理出差期間的文件資料，便于分類存放和攜帶。（二）通訊設備1.手機卡：出差人員使用的手機卡應符合公司通訊補貼政策，確保通訊費用合理支出。2.對講機（特定崗位或項目需要）：對于需要團隊協(xié)作且通訊環(huán)境復雜的出差任務，如野外作業(yè)、工程施工等，可配備對講機，并明確使用規(guī)定和頻率范圍。（三）差旅費相關物品1.身份證、護照等有效身份證件：出差人員務必攜帶好本人有效身份證件，以備出行、住宿等查驗。2.出差審批文件：包括出差申請單、出差任務書等，作為出差的依據(jù)和報銷憑證。3.差旅費報銷憑證：如發(fā)票、車票、機票、住宿發(fā)票等，按照公司財務制度妥善保管，以便及時報銷。4.銀行卡、現(xiàn)金：根據(jù)出差地點和費用支出情況，攜帶適量的現(xiàn)金和銀行卡，確保支付方便快捷。（四）生活用品1.洗漱用品：如牙膏、牙刷、毛巾、洗發(fā)水、沐浴露等，可根據(jù)出差天數(shù)和個人需求適量準備，也可選擇使用酒店提供的一次性洗漱用品。2.換洗衣物：根據(jù)出差時間長短和目的地氣候情況，準備合適的換洗衣物，確保整潔得體。3.鞋子：準備舒適、適合出行和工作的鞋子，如運動鞋、皮鞋等。4.個人護理用品：如護膚品、剃須刀、梳子等，滿足個人日常護理需求。5.水杯：攜帶個人專用水杯，方便在出差期間隨時補充水分。（五）其他物品1.應急藥品：根據(jù)個人身體狀況和出差目的地情況，準備一些常用應急藥品，如感冒藥、退燒藥、腸胃藥、暈車藥等。2.小型工具：如多功能瑞士軍刀、手電筒等，以備不時之需。3.商務禮品（如有需要）：根據(jù)出差任務性質(zhì)，如需拜訪客戶或合作伙伴，可準備適量的商務禮品，禮品應符合公司文化和商務禮儀規(guī)范。三、出差物品申請與審批（一）申請流程1.出差人員根據(jù)出差任務需求，填寫《出差物品申請表》，詳細列出所需物品清單。2.將申請表提交給所在部門負責人審批。部門負責人應根據(jù)出差任務的實際情況，對申請物品的必要性和合理性進行審核，并簽署意見。（二）審批要點1.審批人員應重點審查出差物品申請是否與出差任務相關，是否符合公司規(guī)定的物品配備標準。2.對于超出標準或不必要的物品申請，審批人員應要求出差人員說明原因，并進行調(diào)整或駁回申請。3.審批通過后，申請表交由行政部門或相關保管人員進行物品準備和發(fā)放。四、出差物品發(fā)放與領?。ㄒ唬┌l(fā)放流程1.行政部門或相關保管人員根據(jù)審批通過的《出差物品申請表》，準備好相應的出差物品。2.對發(fā)放的物品進行詳細登記，記錄物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領取人、領取時間等信息。3.出差人員在領取物品時，需在物品發(fā)放登記表上簽字確認，確保領取物品的準確性和完整性。（二）領取注意事項1.出差人員應在規(guī)定時間內(nèi)領取出差物品，如有特殊情況無法按時領取，需提前與保管人員溝通協(xié)調(diào)。2.領取物品時，應仔細檢查物品的質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題及時向保管人員反饋并更換。3.對于貴重物品或有特殊使用要求的物品，保管人員應向出差人員詳細說明使用方法和注意事項。五、出差物品使用與保管（一）使用規(guī)范1.出差人員應按照物品的使用說明和公司規(guī)定正確使用出差物品，確保物品的正常功能和使用壽命。2.嚴禁將出差物品用于非公務目的，如因個人原因造成物品損壞或丟失，由出差人員自行承擔責任。3.在出差期間，如發(fā)現(xiàn)物品出現(xiàn)故障或損壞，應及時采取措施進行維修或更換，確保不影響工作正常進行。對于因不可抗力因素導致物品損壞的，應及時向公司報告，并提供相關證明材料。（二）保管要求1.出差人員應妥善保管好所領取的出差物品，避免丟失、被盜或損壞。在住宿期間，應將物品放置在安全可靠的地方，如酒店房間內(nèi)的保險箱（如有）或妥善保管在身邊。2.對于攜帶的電子設備等貴重物品，應注意防水、防潮、防火、防盜等安全事項。在乘坐交通工具時，應隨身攜帶或采取必要的防護措施，防止物品受損。3.在出差過程中，如需將物品轉(zhuǎn)借他人使用，必須經(jīng)過物品保管人員同意，并辦理相關轉(zhuǎn)借手續(xù)。轉(zhuǎn)借期間，轉(zhuǎn)借人應承擔物品保管責任，如因轉(zhuǎn)借導致物品損壞或丟失，轉(zhuǎn)借人應負責賠償。六、出差物品歸還與交接（一）歸還流程1.出差結(jié)束后，出差人員應及時將所領取的出差物品歸還至行政部門或相關保管人員處。2.保管人員對歸還的物品進行逐一清點和檢查，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、完好程度等信息是否與發(fā)放記錄一致。3.如發(fā)現(xiàn)物品有損壞或丟失情況，出差人員應說明原因，并按照公司規(guī)定進行賠償。賠償金額根據(jù)物品的原價、折舊情況等因素確定。（二）交接要點1.歸還物品時，出差人員應填寫《出差物品歸還登記表》，詳細記錄物品歸還情況。2.保管人員在確認物品無誤后，在歸還登記表上簽字確認，并將物品妥善存放。3.對于因工作需要繼續(xù)使用的物品，出差人員應辦理延期使用手續(xù)，經(jīng)審批同意后，方可繼續(xù)使用。七、出差物品盤點與清查（一）定期盤點1.行政部門或相關保管人員應定期對出差物品進行盤點，確保賬物相符。盤點周期一般為每季度一次，特殊情況可根據(jù)實際需要增加盤點次數(shù)。2.在盤點過程中，應詳細記錄物品的實際數(shù)量、存放位置、使用狀態(tài)等信息，并與物品發(fā)放登記表進行核對。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的差異，應及時查明原因，并進行相應的處理。如因人為原因?qū)е挛锲范倘被驌p壞，應追究相關人員的責任。（二）不定期清查1.公司可根據(jù)工作需要，對出差物品進行不定期清查。清查方式可采取實地檢查、抽查等形式。2.不定期清查主要檢查出差物品的使用情況、保管情況以及是否存在違規(guī)使用等問題。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，并跟蹤整改情況。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定申請出差物品，擅自領取或超標準領取物品。2.將出差物品用于非公務目的，或轉(zhuǎn)借他人用于非公務活動。3.因保管不善導致出差物品丟失、被盜或損壞，且未及時報告或未按規(guī)定賠償。4.在出差物品歸還時，故意隱瞞物品損壞或丟失情況，拒不賠償。5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責令其限期整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的