業(yè)績檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司業(yè)績檔案管理，規(guī)范業(yè)績檔案的建立、整理、保管、查閱和利用等工作，確保業(yè)績檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮業(yè)績檔案在公司人力資源管理、績效考核、員工職業(yè)發(fā)展等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工業(yè)績檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：業(yè)績檔案應如實反映員工的工作業(yè)績、表現(xiàn)和成果，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與員工業(yè)績相關的各類資料，保證業(yè)績檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守公司保密制度，對業(yè)績檔案中的信息予以保密，未經(jīng)授權不得泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工工作業(yè)績的變化，及時更新和調(diào)整業(yè)績檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、業(yè)績檔案的內(nèi)容（一）基本信息1.員工個人基本情況，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學歷、學位、入職時間、所在部門、崗位名稱等。2.員工勞動合同信息，如合同期限、崗位約定、薪資待遇等。（二）業(yè)績考核資料1.年度、季度、月度績效考核表，包括考核指標完成情況、考核評分、考核等級、上級評語及改進建議等。2.專項考核資料，如項目考核、技能考核、團隊協(xié)作考核等相關記錄。（三）工作成果記錄1.工作任務完成情況記錄，包括任務名稱、任務描述、完成時間、完成質(zhì)量、取得的成效等。2.項目成果資料，如項目報告、項目總結(jié)、項目獲獎證書等。3.業(yè)務創(chuàng)新成果，包括創(chuàng)新舉措、帶來的經(jīng)濟效益或業(yè)務提升等相關證明材料。（四）獎勵與處罰記錄1.獲得的公司級及以上獎勵，如優(yōu)秀員工獎、創(chuàng)新獎、突出貢獻獎等相關證書、表彰文件。2.受到的公司內(nèi)部處罰，如警告、記過、降職、辭退等處罰決定及相關說明。（五）培訓與發(fā)展記錄1.參加的各類培訓課程記錄，包括培訓名稱、培訓時間、培訓地點、培訓內(nèi)容、培訓考核成績等。2.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及實施記錄，如晉升申請、崗位輪換記錄、能力提升計劃執(zhí)行情況等。（六）其他相關資料1.員工述職報告，包括年度、半年度述職報告，對工作業(yè)績、存在問題及改進措施的闡述。2.員工自我評價材料，如個人工作總結(jié)、自我評估等。3.上級領導及同事評價材料，如領導評語、同事互評意見等。三、業(yè)績檔案的建立與收集（一）建立主體人力資源部門負責統(tǒng)一建立員工業(yè)績檔案，并指定專人負責檔案的日常管理工作。（二）資料收集渠道1.各部門定期向人力資源部門報送員工的績效考核表、工作成果報告等相關業(yè)績資料。2.員工本人按照要求及時提交個人述職報告、自我評價等材料。3.涉及獎勵與處罰、培訓與發(fā)展等相關信息，由公司相關職能部門及時提供給人力資源部門。（三）收集時間要求1.績效考核資料應在考核周期結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)報送至人力資源部門。2.工作成果資料應在成果產(chǎn)生后的[X]個工作日內(nèi)提交。3.獎勵與處罰信息、培訓與發(fā)展記錄等應實時更新并及時報送。（四）資料審核人力資源部門收到業(yè)績檔案資料后，應進行認真審核，確保資料的真實性、完整性和準確性。對于不符合要求的資料，及時反饋給相關部門或員工進行補充或修正。四、業(yè)績檔案的整理與歸檔（一）整理原則按照業(yè)績檔案的內(nèi)容分類，遵循便于查閱、保管的原則進行整理。（二）整理方法1.對每份業(yè)績檔案資料進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.按照基本信息、業(yè)績考核資料、工作成果記錄、獎勵與處罰記錄、培訓與發(fā)展記錄、其他相關資料等類別進行分類整理。3.同一類別的資料按照時間順序或重要程度進行排列。（三）歸檔要求1.將整理好的業(yè)績檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明員工姓名、部門、檔案類別等信息。2.建立業(yè)績檔案目錄，詳細記錄每份資料的編號、名稱、日期等信息，便于查閱。3.定期將業(yè)績檔案移交至公司檔案室進行集中保管。五、業(yè)績檔案的保管（一）保管期限業(yè)績檔案的保管期限為員工離職后[X]年。（二）保管環(huán)境要求公司檔案室應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保業(yè)績檔案的安全保管。（三）檔案維護1.定期對業(yè)績檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、褪色等情況，應及時進行修復或復制。2.根據(jù)檔案保管期限和實際情況，適時對過期檔案進行鑒定和銷毀處理。六、業(yè)績檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.員工本人有權查閱自己的業(yè)績檔案，但需提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準后在指定地點查閱。2.公司內(nèi)部因工作需要查閱業(yè)績檔案的，需填寫《業(yè)績檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人批準后方可查閱。查閱范圍應嚴格限定在工作所需的資料范圍內(nèi)。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱業(yè)績檔案的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并簽訂保密協(xié)議后，由人力資源部門指定專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《業(yè)績檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人根據(jù)工作實際情況簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負責人審核通過后，提交至人力資源部門負責人審批。4.人力資源部門負責人批準后，由檔案管理人員根據(jù)查閱申請?zhí)峁┫鄳臉I(yè)績檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。（三）利用限制1.查閱業(yè)績檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案資料。2.未經(jīng)公司書面同意，不得將業(yè)績檔案資料帶出公司或泄露給無關人員。3.業(yè)績檔案資料僅供查閱和內(nèi)部參考使用，不得用于其他任何商業(yè)目的或非法用途。七、業(yè)績檔案的信息化管理（一）建立業(yè)績檔案信息系統(tǒng)公司應建立業(yè)績檔案信息系統(tǒng)，將業(yè)績檔案資料進行電子化存儲，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和統(tǒng)計分析。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.人力資源部門負責將業(yè)績檔案資料錄入業(yè)績檔案信息系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對業(yè)績檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，及時反映員工業(yè)績的最新情況。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強業(yè)績檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設置不同級別的用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司人力資源部門負責對業(yè)績檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保各項管理規(guī)定得到有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.業(yè)績檔案資料的收集、整理、歸檔是否及時、準確、完整。2.業(yè)績檔案的保管是否符合要求，有無安全隱患。3.業(yè)績檔案的查閱與利用是否規(guī)范，是否存在違規(guī)操作行為。4.業(yè)績檔案信息化管理工作是否正常開展，數(shù)據(jù)是否安全可靠。（三）問題處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題