創(chuàng)優(yōu)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司創(chuàng)優(yōu)資料管理，確保創(chuàng)優(yōu)資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，有效支撐公司各類創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)，提升公司整體管理水平和形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與創(chuàng)優(yōu)相關(guān)的資料管理工作，包括但不限于工程建設(shè)、質(zhì)量管理體系認(rèn)證、企業(yè)榮譽(yù)申報(bào)等各類創(chuàng)優(yōu)項(xiàng)目。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保資料管理合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資料內(nèi)容必須真實(shí)反映公司實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁虛假編造。3.全面系統(tǒng)原則：涵蓋創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)全過程的各類資料，做到全面、系統(tǒng)、完整，避免遺漏。4.及時(shí)歸檔原則：資料形成后應(yīng)及時(shí)整理歸檔，確保資料的時(shí)效性和連貫性。5.便于查詢原則：建立科學(xué)合理的資料分類和索引體系，便于快速查詢和使用。二、管理職責(zé)（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批創(chuàng)優(yōu)資料管理的重大決策和資源配置。2.監(jiān)督檢查創(chuàng)優(yōu)資料管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問題提出整改要求。（二）項(xiàng)目管理部門1.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)資料的收集、整理、審核和報(bào)送工作。2.指導(dǎo)和督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照要求做好創(chuàng)優(yōu)資料的日常管理。3.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)資料管理過程中出現(xiàn)的問題。（三）各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)1.具體負(fù)責(zé)本項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)資料的收集、整理、編制和初步審核工作，確保資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求將創(chuàng)優(yōu)資料提交給項(xiàng)目管理部門。3.配合項(xiàng)目管理部門及其他相關(guān)部門對(duì)創(chuàng)優(yōu)資料進(jìn)行檢查和整改。（四）資料管理部門1.制定和完善創(chuàng)優(yōu)資料管理制度和流程。2.負(fù)責(zé)創(chuàng)優(yōu)資料的集中歸檔、保管和查閱服務(wù)。3.對(duì)創(chuàng)優(yōu)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等規(guī)范化處理。4.定期對(duì)創(chuàng)優(yōu)資料進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保資料安全。三、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.項(xiàng)目前期資料：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.工程技術(shù)資料：涵蓋工程設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、工程變更記錄等。3.質(zhì)量控制資料：如原材料檢驗(yàn)報(bào)告、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.安全管理資料：包括安全生產(chǎn)許可證、安全管理制度、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)資料、安全事故處理記錄等。5.進(jìn)度管理資料：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、進(jìn)度調(diào)整記錄等。6.成本管理資料：工程預(yù)算、成本核算報(bào)表、費(fèi)用支付憑證等。7.創(chuàng)優(yōu)申報(bào)資料：各類創(chuàng)優(yōu)項(xiàng)目的申報(bào)文件、自評(píng)報(bào)告、相關(guān)證明材料等。8.其他資料：與創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)相關(guān)的其他文件、記錄和資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號(hào)體系，確保資料編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)由字母和數(shù)字組成，前幾位表示資料類別，中間幾位表示項(xiàng)目編號(hào)或時(shí)間順序，后幾位為順序號(hào)。3.例如：QT2023001，其中“QT”表示其他資料類別，“2023”表示年份，“001”為該類別資料的順序號(hào)。四、資料收集與整理（一）收集要求1.各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)明確專人負(fù)責(zé)創(chuàng)優(yōu)資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的資料應(yīng)涵蓋項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括但不限于項(xiàng)目策劃、實(shí)施過程、驗(yàn)收總結(jié)等階段。3.對(duì)于外部提供的資料，如供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、政府部門頒發(fā)的相關(guān)證書等，應(yīng)確保其真實(shí)性和有效性，并要求提供單位加蓋公章。（二）整理要求1.資料收集后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照資料分類進(jìn)行分類存放。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注日期，并填寫資料清單，注明資料名稱、來源、形成時(shí)間等信息。3.對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描備份，形成電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致。電子文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于查找和管理。4.資料整理過程中應(yīng)注意資料的完整性和邏輯性，對(duì)缺失或不完整的資料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或完善。五、資料審核與審批（一）初步審核1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在完成資料收集和整理后，應(yīng)首先進(jìn)行初步審核。審核人員應(yīng)對(duì)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性進(jìn)行全面檢查，確保資料符合要求。2.初步審核應(yīng)形成審核記錄，記錄審核發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況。（二）部門審核1.項(xiàng)目管理部門收到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提交的創(chuàng)優(yōu)資料后，應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行部門審核。審核內(nèi)容包括資料與項(xiàng)目實(shí)際情況的一致性、資料之間的關(guān)聯(lián)性、資料是否滿足創(chuàng)優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)和要求等。2.部門審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)反饋給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。整改完成后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)重新提交資料進(jìn)行審核。（三）最終審批1.經(jīng)過部門審核通過的創(chuàng)優(yōu)資料，應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行最終審批。公司管理層應(yīng)對(duì)資料的整體質(zhì)量和對(duì)公司創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)的支撐作用進(jìn)行評(píng)估，并做出審批決定。2.對(duì)于審批通過的資料，應(yīng)加蓋公司公章，并按照規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。對(duì)于審批未通過的資料，應(yīng)返回項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)重新修改完善，直至通過審批。六、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.資料審核審批通過后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔資料應(yīng)包括紙質(zhì)資料和電子文檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.歸檔資料應(yīng)按照資料分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，放入專門的檔案盒或檔案柜中，并建立檔案目錄清單，便于查找和管理。3.檔案盒或檔案柜應(yīng)標(biāo)明資料類別、項(xiàng)目名稱、歸檔時(shí)間等信息。（二）保管要求1.資料管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)創(chuàng)優(yōu)資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.嚴(yán)格限制檔案的查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱檔案。確因工作需要查閱檔案的，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案。七、資料查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱創(chuàng)優(yōu)資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.《資料查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給資料管理部門。3.資料管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱資料名稱等信息。（二）借閱流程1.因特殊情況需要借閱創(chuàng)優(yōu)資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、借閱期限、借閱用途等。2.《資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。3.資料管理部門在批準(zhǔn)后將資料借給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)，要求借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還資料時(shí)，資料管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，應(yīng)要求借閱人照價(jià)賠償。八、資料保密管理（一）保密制度1.建立健全創(chuàng)優(yōu)資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、項(xiàng)目信息等重要資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（二）保密措施1.對(duì)接觸創(chuàng)優(yōu)資料的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.資料存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.在資料查閱和借閱過程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，確保資料不被無關(guān)人員獲取。4.對(duì)廢棄的創(chuàng)優(yōu)資料應(yīng)進(jìn)行妥善處理，避免信息泄露。九、資料更新與維護(hù)（一）定期更新1.建立創(chuàng)優(yōu)資料定期更新機(jī)制，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況和公司管理要求，及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行更新。2.每年至少進(jìn)行一次全面的資料清查和更新工作，確保資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，如發(fā)生工程變更、質(zhì)量問題、安全事故等情況，應(yīng)及時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行更新和補(bǔ)充，確保資料與實(shí)際情況相符。2.關(guān)注行業(yè)法規(guī)政策和創(chuàng)優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)的變化，及時(shí)調(diào)整資料管理要求和內(nèi)容，保證公司創(chuàng)優(yōu)資料符合最新要求。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)創(chuàng)優(yōu)資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、歸檔及時(shí)性等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立創(chuàng)優(yōu)資料管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將資料管理工作納入公司績效考核