出門票據(jù)管理辦法總則目的為加強公司出門票據(jù)的管理，規(guī)范票據(jù)的使用、保管和核銷流程，確保公司資產(chǎn)安全，保障業(yè)務活動的正常開展，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有員工因公務需要出門時涉及的各類票據(jù)管理，包括但不限于出門證、車輛通行證、物品放行條等。基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保票據(jù)管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：票據(jù)信息填寫必須準確無誤，包括出門人員、事由、時間、攜帶物品等，避免因信息錯誤導致管理混亂。3.完整性原則：所有出門票據(jù)應具備完整的聯(lián)次和必要的簽章，確保票據(jù)的有效性和可追溯性。4.及時性原則：票據(jù)的申請、審批、使用和核銷應及時進行，不得拖延，以保證業(yè)務流程的順暢。出門票據(jù)種類及使用規(guī)定出門證1.適用場景：員工因公務外出到公司辦公區(qū)域以外的地點，需使用出門證。2.申請流程：員工填寫《出門證申請表》，詳細注明出門事由、預計出門時間、前往地點、隨行人員等信息。將申請表提交給所在部門負責人審批，部門負責人應根據(jù)工作實際情況進行審核，確保出門事由合理且必要。經(jīng)部門負責人批準后，員工持申請表到門衛(wèi)室辦理出門證。門衛(wèi)室工作人員根據(jù)申請表內(nèi)容，在出門證上填寫出門時間、出門證編號等信息，并加蓋門衛(wèi)專用章。3.使用要求：員工應妥善保管出門證，不得轉(zhuǎn)借他人。出門證僅限本人在規(guī)定的時間和前往地點使用，不得擅自更改。出門證應隨身攜帶，以便在外出期間接受相關部門的檢查。檢查人員有權要求出示出門證，核實出門人員身份和出門事由。如因特殊情況需要延長出門時間或變更前往地點，員工應提前返回公司，重新辦理出門證申請手續(xù)。未經(jīng)批準擅自延長時間或變更地點的，視為違規(guī)行為。車輛通行證1.適用場景：公司車輛因公務需要駛出公司大門時，需使用車輛通行證。2.申請流程：車輛使用部門填寫《車輛通行證申請表》，注明車輛牌號、駕駛員姓名、出車事由、預計出車時間、前往地點等信息。將申請表提交給車輛管理部門負責人審批。車輛管理部門應審核出車事由的合理性、車輛狀態(tài)以及駕駛員資質(zhì)等情況。經(jīng)車輛管理部門負責人批準后，申請人持申請表到門衛(wèi)室領取車輛通行證。門衛(wèi)室工作人員在車輛通行證上填寫相關信息，并加蓋車輛通行證專用章。3.使用要求：車輛通行證應放置在車輛前擋風玻璃明顯位置，以便門衛(wèi)室工作人員查驗。駕駛員應嚴格按照批準的出車時間、路線和目的地行駛，不得擅自改變。如因特殊情況需要臨時變更，應提前向車輛管理部門和門衛(wèi)室報告，并重新辦理相關手續(xù)。車輛返回公司后，駕駛員應及時將車輛通行證交回門衛(wèi)室。門衛(wèi)室工作人員應核對車輛通行證的使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常，應及時報告車輛管理部門進行調(diào)查處理。物品放行條1.適用場景：員工因公務需要攜帶公司物品出門時，需使用物品放行條。2.申請流程：員工填寫《物品放行條申請表》，詳細列出攜帶物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。將申請表提交給所在部門負責人審批。部門負責人應核實物品的用途和必要性，確保物品出門符合公司規(guī)定。經(jīng)部門負責人批準后，員工持申請表到倉庫管理部門辦理物品放行手續(xù)。倉庫管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容，對物品進行核對和清點，并在物品放行條上簽字確認。員工持物品放行條到門衛(wèi)室，門衛(wèi)室工作人員根據(jù)放行條內(nèi)容對物品進行檢查，確認無誤后予以放行。3.使用要求：物品放行條應詳細填寫物品信息，不得涂改。如有涂改，應重新填寫并加蓋部門公章。員工應按照物品放行條上注明的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量攜帶物品出門，不得夾帶其他未經(jīng)批準的物品。物品出門后，如因特殊情況需要退回公司，員工應重新辦理物品入庫手續(xù)，并交回物品放行條。出門票據(jù)審批流程一般審批流程1.申請人填寫申請表：員工根據(jù)實際情況填寫相應的出門票據(jù)申請表，確保信息真實、準確、完整。2.部門負責人審批：部門負責人對申請表進行審核，重點審查出門事由是否與工作相關、是否符合公司業(yè)務需要以及申請人是否具備出門條件等。如同意出門，在申請表上簽字批準。3.相關部門審核（如有需要）：對于涉及特定業(yè)務或需要其他部門配合的出門申請，可能需要相關部門進行審核。例如，涉及財務借款的出門申請，需財務部門審核借款金額和還款計劃；涉及貴重物品出門的申請，需資產(chǎn)管理部門審核物品的安全性等。相關部門審核通過后，在申請表上簽字確認。4.最終審批：根據(jù)公司規(guī)定和審批權限，由公司領導或授權的審批人進行最終審批。最終審批人應綜合考慮各種因素，做出批準或不批準的決定。如批準出門，在申請表上簽字批準；如不批準，應注明原因并反饋給申請人。緊急情況審批流程在遇到緊急情況需要立即出門時，可按照以下特殊流程進行審批：1.電話申請：申請人在無法及時填寫申請表的情況下，可先通過電話向部門負責人報告緊急情況和出門事由。部門負責人應在電話中了解基本情況，并給予初步指示。2.事后補填申請表：申請人在緊急情況處理完畢后，應盡快補填出門票據(jù)申請表，并附上相關說明材料。3.部門負責人審批：部門負責人對補填的申請表進行審核，確認緊急情況屬實且出門行為符合公司利益后，簽字批準。4.相關部門審核（如有需要）：按照一般審批流程中涉及相關部門審核的要求，對補填的申請表進行審核。5.最終審批：由公司領導或授權的審批人進行最終審批。審批人應根據(jù)具體情況進行判斷，如認為緊急情況確實需要出門且符合公司規(guī)定，予以批準；如不符合要求，應及時與申請人溝通并說明原因。出門票據(jù)保管與存檔保管責任1.門衛(wèi)室：負責保管出門證、車輛通行證等票據(jù)的存根聯(lián)，并按照日期順序進行整理存放。存根聯(lián)應保存一定期限，以便日后查閱和核對。2.倉庫管理部門：負責保管物品放行條的存根聯(lián)，并建立相應的檔案管理制度。存根聯(lián)應詳細記錄物品出門的相關信息，包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、出門時間、出門人員等。3.各部門：負責督促本部門員工妥善保管已領取的出門票據(jù)，并確保票據(jù)的使用符合規(guī)定。對于員工交回的已使用完畢的出門票據(jù)，各部門應定期進行整理和匯總，交至公司指定的存檔部門。存檔要求1.分類存檔：出門票據(jù)存根聯(lián)應按照票據(jù)種類進行分類存檔，便于查找和管理。例如，將出門證存根聯(lián)、車輛通行證存根聯(lián)、物品放行條存根聯(lián)分別存放，并建立相應的索引目錄。2.編號管理：對每一本出門票據(jù)存根聯(lián)進行編號，以便于記錄和查詢。編號應連續(xù)且具有唯一性，確保每一張票據(jù)都能被準確追溯。3.電子存檔：除了紙質(zhì)存檔外，還應建立電子檔案，將出門票據(jù)存根聯(lián)的相關信息錄入電子系統(tǒng)。電子檔案應進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的管理應遵循公司的電子文檔管理規(guī)定，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。4.存檔期限：出門票據(jù)存根聯(lián)的存檔期限應根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。存檔期限屆滿后，經(jīng)公司相關部門批準，可按照規(guī)定進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息。出門票據(jù)核銷核銷流程1.員工交回票據(jù)：員工完成公務外出返回公司后，應及時將使用完畢的出門票據(jù)交回相關管理部門。例如，將出門證交回門衛(wèi)室，將車輛通行證交回車輛管理部門，將物品放行條交回倉庫管理部門。2.管理部門核對：管理部門收到員工交回的出門票據(jù)后，應認真核對票據(jù)上的各項信息，包括出門時間、出門事由、前往地點、實際返回時間等，確保與申請表和實際情況一致。3.簽字確認：如核對無誤，管理部門在出門票據(jù)上簽字確認核銷，并注明核銷日期。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)信息與實際情況不符或存在其他問題，管理部門應及時與員工溝通核實，并按照公司規(guī)定進行處理。4.定期匯總：各管理部門應定期對已核銷的出門票據(jù)進行匯總，編制《出門票據(jù)核銷匯總表》，詳細記錄每一張票據(jù)的核銷情況，包括票據(jù)編號、申請人、出門時間、事由、核銷日期等信息。匯總表應提交給公司財務部門和相關領導進行審核。異常情況處理1.票據(jù)丟失：如員工不慎丟失出門票據(jù)，應立即向所在部門和相關管理部門報告。管理部門應根據(jù)實際情況進行核實，并要求員工提供相關證明材料。如情況屬實，可根據(jù)公司規(guī)定進行補辦或采取其他補救措施。同時，應對票據(jù)丟失事件進行調(diào)查，查明原因，追究相關責任人的責任。2.信息不符：如發(fā)現(xiàn)出門票據(jù)上的信息與實際情況不符，管理部門應及時與員工溝通，要求員工說明原因。如因員工故意填寫錯誤或其他違規(guī)行為導致信息不符，應按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，包括但不限于警告、罰款、紀律處分等。同時，應要求員工重新填寫正確的票據(jù)或補辦相關手續(xù)。3.未按時交回票據(jù)：如員工未按時交回出門票據(jù)，管理部門應及時與員工聯(lián)系，了解原因。如因特殊情況導致未能按時交回，員工應提供相關證明材料，并說明預計交回時間。如無正當理由未按時交回，應按照公司規(guī)定進行催辦，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應定期對出門票據(jù)的管理情況進行審計，檢查票據(jù)的申請、審批、使用、保管和核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。日常檢查1.門衛(wèi)室檢查：門衛(wèi)室工作人員應加強對出門人員和車輛的檢查，核實出門票據(jù)的真實性和有效性。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時制止并報告相關管理部門。2.部門自查：各部門應定期對本部門員工的出門票據(jù)使用情況進行自查，確保員工嚴格按照規(guī)定使用出門票據(jù)。自查情況應形成報告，提交給公司相關管理部門。3.公司抽查：公司相關管理部門應不定期