公用鑰匙管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公用鑰匙的管理，確保公用鑰匙的安全使用，保障公司設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有公用鑰匙的管理，包括但不限于辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉庫、機(jī)房等場所的鑰匙。（三）定義1.公用鑰匙：指公司內(nèi)用于開啟公共區(qū)域、設(shè)施設(shè)備等的鑰匙，不包括個(gè)人專用的辦公設(shè)備鑰匙。2.鑰匙保管人：負(fù)責(zé)具體保管公用鑰匙的人員。3.鑰匙使用登記：對公用鑰匙的使用時(shí)間、使用人、使用事由等信息進(jìn)行記錄。（四）管理原則1.安全第一原則：確保公用鑰匙的安全，防止丟失、被盜用等情況發(fā)生。2.規(guī)范使用原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用公用鑰匙，確保使用的合理性和合法性。3.責(zé)任明確原則：明確鑰匙保管人和使用人的責(zé)任，做到責(zé)任到人。二、鑰匙的分類與標(biāo)識（一）分類1.辦公區(qū)域鑰匙：包括辦公室門、會議室門、檔案室門等鑰匙。2.生產(chǎn)區(qū)域鑰匙：如生產(chǎn)車間大門、設(shè)備操作間門、物料倉庫門等鑰匙。3.機(jī)房鑰匙：計(jì)算機(jī)機(jī)房、配電室等機(jī)房的鑰匙。4.其他公用區(qū)域鑰匙：如樓梯間門、電梯機(jī)房門、消防通道門等鑰匙。（二）標(biāo)識1.所有公用鑰匙應(yīng)進(jìn)行明確標(biāo)識，標(biāo)明所屬區(qū)域或設(shè)備名稱。2.標(biāo)識應(yīng)采用耐久性好的材料制作，確保字跡清晰、不易褪色。3.對于相似的鑰匙，應(yīng)采用不同顏色或形狀的標(biāo)識進(jìn)行區(qū)分，以便快速識別。三、鑰匙的保管（一）保管責(zé)任人1.各部門應(yīng)指定專人作為公用鑰匙保管人，負(fù)責(zé)本部門公用鑰匙的日常保管工作。2.鑰匙保管人應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的品質(zhì)，熟悉所保管鑰匙的使用范圍和要求。（二）保管方式1.鑰匙保管人應(yīng)將公用鑰匙存放在專門的鑰匙箱或鑰匙柜中，鑰匙箱或鑰匙柜應(yīng)具備一定的防盜、防潮、防火功能。2.鑰匙箱或鑰匙柜應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，標(biāo)明“公用鑰匙”字樣，并注明保管人姓名和聯(lián)系電話。3.對于重要場所或設(shè)備的鑰匙，應(yīng)采用雙人保管或多人保管的方式，確保鑰匙的安全。（三）保管要求1.鑰匙保管人應(yīng)妥善保管公用鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。2.如因工作需要暫時(shí)離開崗位，應(yīng)將公用鑰匙交予部門負(fù)責(zé)人或指定的臨時(shí)保管人，并辦理交接手續(xù)。3.鑰匙保管人應(yīng)定期對所保管的鑰匙進(jìn)行檢查，確保鑰匙完好無損，如有損壞或丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。四、鑰匙的使用（一）使用流程1.使用人需填寫《公用鑰匙使用申請表》，注明使用時(shí)間、使用人姓名、使用事由、使用區(qū)域或設(shè)備名稱等信息。2.《公用鑰匙使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，交鑰匙保管人領(lǐng)取鑰匙。3.鑰匙保管人應(yīng)在發(fā)放鑰匙時(shí)，對《公用鑰匙使用申請表》進(jìn)行核對，并在鑰匙使用登記本上記錄相關(guān)信息。4.使用人使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將鑰匙歸還鑰匙保管人，并在鑰匙使用登記本上簽字確認(rèn)。（二）使用權(quán)限1.公用鑰匙的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。2.一般情況下，只有本部門人員因工作需要方可使用本部門的公用鑰匙。如需跨部門使用公用鑰匙，應(yīng)經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.對于重要場所或設(shè)備的鑰匙，如機(jī)房鑰匙、配電室鑰匙等，應(yīng)嚴(yán)格限制使用權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員方可使用。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，使用人無法提前填寫《公用鑰匙使用申請表》，可先電話向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，經(jīng)同意后使用鑰匙，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦申請手續(xù)。2.如鑰匙保管人不在公司或無法及時(shí)提供鑰匙，使用人可向部門負(fù)責(zé)人申請臨時(shí)借用備用鑰匙，但使用完畢后應(yīng)立即歸還，并說明原因。五、鑰匙的借用與歸還（一）借用1.因工作需要借用公用鑰匙的，應(yīng)填寫《公用鑰匙借用申請表》，注明借用時(shí)間、借用人姓名、借用事由、借用鑰匙名稱等信息。2.《公用鑰匙借用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，交鑰匙保管人辦理借用手續(xù)。3.鑰匙保管人應(yīng)在發(fā)放借用鑰匙時(shí)，對《公用鑰匙借用申請表》進(jìn)行核對，并在鑰匙借用登記本上記錄相關(guān)信息。4.借用人應(yīng)妥善保管借用的公用鑰匙，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。（二）歸還1.借用人使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將借用的公用鑰匙歸還鑰匙保管人，并在鑰匙借用登記本上簽字確認(rèn)。2.鑰匙保管人應(yīng)在收回借用鑰匙時(shí)，對鑰匙進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向借用人查明原因，并要求其照價(jià)賠償。六、鑰匙的維修與更換（一）維修1.如公用鑰匙出現(xiàn)損壞，鑰匙保管人應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并填寫《公用鑰匙維修申請表》。2.《公用鑰匙維修申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，交公司維修部門進(jìn)行維修。3.維修部門應(yīng)在接到維修申請后及時(shí)安排維修工作，并將維修情況反饋給鑰匙保管人。4.維修后的公用鑰匙應(yīng)進(jìn)行試用，確保能正常使用后再交鑰匙保管人保管。（二）更換1.如因設(shè)施設(shè)備改造、更換門鎖等原因需要更換公用鑰匙，相關(guān)部門應(yīng)提前通知鑰匙保管人，并填寫《公用鑰匙更換申請表》。2.《公用鑰匙更換申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，交公司采購部門購買新鑰匙，并將新鑰匙交鑰匙保管人保管。3.鑰匙保管人應(yīng)及時(shí)對舊鑰匙進(jìn)行回收，并按照規(guī)定進(jìn)行處理，防止舊鑰匙流入非法渠道。七、鑰匙的盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)1.公司應(yīng)定期對公用鑰匙進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體周期，如季度、半年等]。2.盤點(diǎn)工作由公司行政部門負(fù)責(zé)組織，鑰匙保管人配合進(jìn)行。3.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對鑰匙的數(shù)量、標(biāo)識、保管情況等是否與鑰匙使用登記本和鑰匙借用登記本記錄一致。4.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。（二）清查1.如遇特殊情況或根據(jù)工作需要，公司可對公用鑰匙進(jìn)行臨時(shí)清查。2.清查工作應(yīng)全面、細(xì)致，包括對鑰匙的存放地點(diǎn)、使用情況、保管責(zé)任人等進(jìn)行檢查。3.清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施和建議。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對公用鑰匙的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.鑰匙保管人是否按照規(guī)定保管公用鑰匙，有無隨意轉(zhuǎn)借、丟失等情況。2.鑰匙使用登記和借用登記是否完整、準(zhǔn)確，是否符合規(guī)定流程。3.公用鑰匙的標(biāo)識是否清晰、準(zhǔn)確，鑰匙箱或鑰匙柜是否安全可靠。4.維修與更換鑰匙的流程是否規(guī)范，是否及時(shí)處理損壞或丟失的鑰匙。（三）處罰措施1.對于違反本管理辦法的鑰匙保管人或使用人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.如因保管不善或使用不當(dāng)導(dǎo)致公用鑰匙丟失、被盜用，給公司造成損失的，責(zé)任人應(yīng)照價(jià)賠償