分戶口管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織的分戶口管理工作，加強(qiáng)對(duì)人員信息的精準(zhǔn)管理，提高工作效率，保障公司/組織的正常運(yùn)營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及分戶口管理的部門、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保分戶口管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確清晰原則：分戶口信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤、清晰明確，便于查詢、統(tǒng)計(jì)和管理。3.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)人員變動(dòng)情況及時(shí)更新分戶口信息，保持信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。4.安全保密原則：妥善保管分戶口信息，防止信息泄露，保障人員信息安全。二、分戶口定義及分類（一）分戶口定義分戶口是指根據(jù)公司/組織內(nèi)部管理需要，在主戶口基礎(chǔ)上，按照一定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則劃分出來的若干子戶口，用于更精細(xì)化地管理人員信息和相關(guān)業(yè)務(wù)。（二）分戶口分類1.按部門分類根據(jù)公司/組織內(nèi)不同部門設(shè)置分戶口，如行政部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、研發(fā)部等。每個(gè)部門的分戶口包含該部門所有在職人員的信息。部門分戶口有助于對(duì)各部門人員進(jìn)行針對(duì)性管理，如考勤統(tǒng)計(jì)、績效評(píng)估、資源分配等。2.按項(xiàng)目分類對(duì)于涉及多個(gè)項(xiàng)目的公司/組織，可按項(xiàng)目設(shè)立分戶口。每個(gè)項(xiàng)目分戶口涵蓋參與該項(xiàng)目的所有人員信息。通過項(xiàng)目分戶口，能夠清晰掌握各項(xiàng)目人員的構(gòu)成、工作進(jìn)展等情況，便于項(xiàng)目管理和協(xié)調(diào)。3.按地域分類若公司/組織業(yè)務(wù)涉及不同地域，可按地域劃分分戶口，如國內(nèi)分戶口（可進(jìn)一步細(xì)分到各省份、城市）、國外分戶口等。地域分戶口有利于了解不同地區(qū)人員的分布和工作情況，為區(qū)域業(yè)務(wù)拓展和管理提供依據(jù)。4.按職級(jí)分類按照公司/組織內(nèi)部的職級(jí)體系設(shè)立分戶口，如高層管理人員分戶口、中層管理人員分戶口、基層員工分戶口等。職級(jí)分戶口有助于對(duì)不同層級(jí)人員進(jìn)行差異化管理，制定相應(yīng)的薪酬福利、培訓(xùn)發(fā)展等政策。三、分戶口信息管理（一）信息內(nèi)容1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。2.工作信息：入職時(shí)間、所在部門/項(xiàng)目/地域、職位、崗位職責(zé)等。3.考勤信息：出勤記錄、請(qǐng)假情況、加班記錄等。4.績效信息：績效考核結(jié)果、績效獎(jiǎng)金發(fā)放情況等。5.薪酬福利信息：工資、獎(jiǎng)金、津貼、補(bǔ)貼、社保繳納情況、福利待遇等。6.培訓(xùn)信息：參加的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)效果評(píng)估等。7.其他相關(guān)信息：如獎(jiǎng)懲記錄、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。（二）信息收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)收集新員工的基本信息，并在入職時(shí)錄入分戶口管理系統(tǒng)。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)及時(shí)更新本部門人員的工作信息、考勤信息、績效信息等，并定期反饋給人力資源部門。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供人員的薪酬福利信息，并與人力資源部門進(jìn)行核對(duì)和更新。4.培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)收集人員的培訓(xùn)信息，并反饋給人力資源部門。（三）信息錄入與維護(hù)1.設(shè)立專門的分戶口管理系統(tǒng)，由專人負(fù)責(zé)信息的錄入和維護(hù)。錄入人員應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和流程進(jìn)行操作。2.對(duì)分戶口信息進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.當(dāng)人員信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門，人力資源部門在分戶口管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的修改和更新。（四）信息查詢與使用1.經(jīng)授權(quán)的人員可以通過分戶口管理系統(tǒng)查詢相關(guān)信息。查詢?nèi)藛T應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將查詢到的信息用于非工作目的。2.各部門因工作需要使用分戶口信息時(shí)，應(yīng)填寫信息使用申請(qǐng)表，注明使用目的、使用范圍、使用期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到人力資源部門辦理信息使用手續(xù)。3.人力資源部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的信息，并做好記錄。四、分戶口設(shè)立與變更（一）設(shè)立程序1.因公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展、管理需要等原因，如需設(shè)立新的分戶口，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，填寫分戶口設(shè)立申請(qǐng)表，說明設(shè)立的原因、分戶口類型、涵蓋范圍等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，提交至人力資源部門。3.人力資源部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，人力資源部門負(fù)責(zé)在分戶口管理系統(tǒng)中設(shè)立新的分戶口，并將相關(guān)信息通知各部門。（二）變更程序1.當(dāng)分戶口的類型、涵蓋范圍、負(fù)責(zé)人等信息發(fā)生變更時(shí)，由相關(guān)部門提出變更申請(qǐng)，填寫分戶口變更申請(qǐng)表，說明變更的內(nèi)容和原因。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，提交至人力資源部門。3.人力資源部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，人力資源部門在分戶口管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的變更操作，并將變更后的信息通知各部門。五、分戶口注銷（一）注銷情形1.人員離職：員工離職后，其所在的分戶口應(yīng)及時(shí)注銷。2.部門/項(xiàng)目撤銷：當(dāng)公司/組織內(nèi)的部門或項(xiàng)目撤銷時(shí)，相應(yīng)的分戶口應(yīng)予以注銷。3.其他原因：因其他特殊原因需要注銷分戶口的，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后辦理注銷手續(xù)。（二）注銷程序1.由相關(guān)部門填寫分戶口注銷申請(qǐng)表，說明注銷的原因和分戶口信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，提交至人力資源部門。3.人力資源部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，人力資源部門在分戶口管理系統(tǒng)中注銷相應(yīng)的分戶口，并將注銷情況通知各部門。六、分戶口管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善分戶口管理辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)分戶口管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.負(fù)責(zé)收集、整理、錄入和更新人員的基本信息、工作信息、考勤信息、績效信息等，并進(jìn)行綜合分析和統(tǒng)計(jì)。4.負(fù)責(zé)分戶口的設(shè)立、變更和注銷手續(xù)的辦理，并協(xié)調(diào)各部門之間的工作。5.負(fù)責(zé)對(duì)分戶口信息的安全保密工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門人員分戶口信息的日常維護(hù)和更新，及時(shí)向人力資源部門反饋人員信息的變動(dòng)情況。2.按照規(guī)定的流程和權(quán)限，使用分戶口信息，確保信息的合理使用和安全保密。3.協(xié)助人力資源部門做好分戶口的設(shè)立、變更和注銷等工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)提供人員的薪酬福利信息，并與人力資源部門進(jìn)行核對(duì)和更新。2.協(xié)助人力資源部門做好分戶口信息的財(cái)務(wù)相關(guān)分析和統(tǒng)計(jì)工作。（四）培訓(xùn)部門1.負(fù)責(zé)收集人員的培訓(xùn)信息，并反饋給人力資源部門。2.根據(jù)分戶口信息，制定針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，提高人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督小組，定期對(duì)分戶口管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括信息的準(zhǔn)確性、完整性、安全性，分戶口設(shè)立、變更、注銷手續(xù)的合規(guī)性等。2.監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見，相關(guān)部門應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，確保分戶口管理工作規(guī)范有序。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織的分戶口管理工作進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括分戶口管理辦法的執(zhí)行情況、信息系統(tǒng)的安全性、信息使用的合規(guī)性等。2.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，完善分戶口管理工作。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)查詢、使用分戶口信息。2.故意提供虛假的分戶口信息。3.泄露分戶口信息，造成信息安全事故。4.未按照規(guī)定的程序辦理分戶口設(shè)立、變更、注銷手續(xù)。5.其他違反分戶口管理辦法的行為。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予警告、批評(píng)教育等處理，