養(yǎng)護(hù)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司養(yǎng)護(hù)檔案的科學(xué)管理，確保養(yǎng)護(hù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮養(yǎng)護(hù)檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及養(yǎng)護(hù)工作的部門、項(xiàng)目及相關(guān)人員所形成的養(yǎng)護(hù)檔案的管理。（三）定義1.養(yǎng)護(hù)檔案：指公司在養(yǎng)護(hù)工作中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、養(yǎng)護(hù)記錄、檢測報(bào)告、設(shè)備維護(hù)檔案、技術(shù)資料等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的文件材料按照規(guī)定的程序和要求收集齊全，整理分類后移交檔案管理部門保存的過程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)護(hù)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映養(yǎng)護(hù)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集養(yǎng)護(hù)工作各環(huán)節(jié)形成的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用等應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、養(yǎng)護(hù)檔案的形成與收集（一）形成部門與職責(zé)1.養(yǎng)護(hù)部門負(fù)責(zé)制定養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、方案，并組織實(shí)施。如實(shí)記錄養(yǎng)護(hù)工作的過程、結(jié)果，形成各類養(yǎng)護(hù)記錄。收集、整理養(yǎng)護(hù)工作中產(chǎn)生的各類文件材料，及時移交檔案管理部門。2.檢測部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對養(yǎng)護(hù)對象進(jìn)行檢測，并出具檢測報(bào)告。將檢測報(bào)告及相關(guān)原始記錄及時移交檔案管理部門。3.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)和維修工作，建立設(shè)備維護(hù)檔案。定期向檔案管理部門移交設(shè)備維護(hù)檔案及相關(guān)資料。（二）收集范圍1.養(yǎng)護(hù)計(jì)劃與方案：包括年度養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、專項(xiàng)養(yǎng)護(hù)方案、季節(jié)性養(yǎng)護(hù)措施等。2.養(yǎng)護(hù)記錄日常巡查記錄，如巡查時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等。養(yǎng)護(hù)作業(yè)記錄，如養(yǎng)護(hù)作業(yè)時間、人員、內(nèi)容、使用材料及設(shè)備等。養(yǎng)護(hù)效果記錄，如養(yǎng)護(hù)前后的狀況對比、質(zhì)量指標(biāo)變化等。3.檢測報(bào)告：包括定期檢測報(bào)告、專項(xiàng)檢測報(bào)告、應(yīng)急檢測報(bào)告等，以及檢測過程中的原始記錄。4.設(shè)備維護(hù)檔案設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的基本信息、購置時間、使用狀況等。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄，包括維護(hù)保養(yǎng)時間、內(nèi)容、更換零部件等。設(shè)備維修記錄，包括維修時間、故障原因、維修措施及維修費(fèi)用等。5.技術(shù)資料養(yǎng)護(hù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等。新技術(shù)、新工藝、新材料在養(yǎng)護(hù)工作中的應(yīng)用資料。養(yǎng)護(hù)工作的科研成果、技術(shù)總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流材料等。6.其他相關(guān)資料：如養(yǎng)護(hù)工作中的會議紀(jì)要、通知、合同協(xié)議、照片、影像資料等。（三）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)檔案的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。三、養(yǎng)護(hù)檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類方法1.年度分類法：按照養(yǎng)護(hù)工作的年度將檔案分為不同類別。2.機(jī)構(gòu)分類法：結(jié)合公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案按部門進(jìn)行分類。3.保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。2.分類：按照分類方法，將文件材料分別歸入相應(yīng)的類別和保管期限。3.編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案編號、題名、保管期限等信息。四、養(yǎng)護(hù)檔案的歸檔（一）歸檔時間1.養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將項(xiàng)目檔案整理齊全，移交檔案管理部門。2.年度養(yǎng)護(hù)工作結(jié)束后，各部門應(yīng)在次年[X]月底前將本年度形成的養(yǎng)護(hù)檔案移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.檔案形成部門填寫《養(yǎng)護(hù)檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，雙方在《養(yǎng)護(hù)檔案移交清單》上簽字蓋章。3.檔案管理部門按照規(guī)定對歸檔檔案進(jìn)行整理、編目、上架，納入公司檔案管理體系。五、養(yǎng)護(hù)檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管要求1.按照檔案的保管期限和類別，分別存放檔案，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損或褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、養(yǎng)護(hù)檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.本著方便利用的原則，為公司生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理、技術(shù)創(chuàng)新等工作提供服務(wù)。3.嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱養(yǎng)護(hù)檔案的，查閱人應(yīng)填寫《養(yǎng)護(hù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：確需借閱養(yǎng)護(hù)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《養(yǎng)護(hù)檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.復(fù)制：如因工作需要復(fù)制養(yǎng)護(hù)檔案，復(fù)制人應(yīng)填寫《養(yǎng)護(hù)檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立養(yǎng)護(hù)檔案利用登記制度，對查閱、借閱、復(fù)制檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、審批情況等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、養(yǎng)護(hù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對養(yǎng)護(hù)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值與公司實(shí)際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立養(yǎng)護(hù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對養(yǎng)護(hù)檔案的保存價值進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否涉及公司核心機(jī)密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息。2.檔案是否已失去現(xiàn)實(shí)利用價值。3.檔案的保管期限是否已滿。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確無保存價值的檔案，填寫《養(yǎng)護(hù)檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以銷毀。（五）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢