內(nèi)審采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率和效益，確保公司采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、透明，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，符合相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的采購(gòu)流程和審批程序進(jìn)行操作，確保采購(gòu)行為合規(guī)。3.公開透明原則：采購(gòu)信息應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門檢查。4.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。5.誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，維護(hù)公司利益和形象。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購(gòu)決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目，制定采購(gòu)戰(zhàn)略和政策，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門采購(gòu)部門是公司采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求及時(shí)采購(gòu)所需物資、服務(wù)和工程。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的整理、歸檔和保管，建立采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，提高采購(gòu)工作效率和透明度。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資、服務(wù)和工程的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金使用，辦理采購(gòu)付款手續(xù)，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。3.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況以及采購(gòu)資金的使用效益等，提出審計(jì)意見和建議，督促整改落實(shí)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資、服務(wù)或工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交本部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)審批1.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司采購(gòu)政策和預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，需提交采購(gòu)決策委員會(huì)審議。2.采購(gòu)決策委員會(huì)按照規(guī)定程序?qū)χ卮蟛少?gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審議，形成決議后由采購(gòu)部門組織實(shí)施。（三）采購(gòu)實(shí)施1.制定采購(gòu)方案：采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，制定具體的采購(gòu)方案，包括采購(gòu)方式選擇、供應(yīng)商篩選、采購(gòu)時(shí)間安排等。2.選擇供應(yīng)商：采購(gòu)人員通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和綜合評(píng)估，選擇符合要求的供應(yīng)商。對(duì)于新供應(yīng)商，需進(jìn)行實(shí)地考察，確保其具備提供合格產(chǎn)品或服務(wù)的能力。3.采購(gòu)談判：采購(gòu)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，明確采購(gòu)價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。談判過(guò)程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。4.簽訂采購(gòu)合同：采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)起草采購(gòu)合同，經(jīng)法律部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，與供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、完整性和可操作性。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資、服務(wù)或工程到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.需求部門按照合同要求對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)驗(yàn)收情況，督促供應(yīng)商對(duì)不合格物資進(jìn)行整改或退換貨處理。如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少?gòu)物資無(wú)法按時(shí)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（五）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，核對(duì)發(fā)票信息與采購(gòu)合同一致，填寫《付款申請(qǐng)單》，并附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和審批流程對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及采購(gòu)業(yè)務(wù)的合規(guī)性。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。付款過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守銀行結(jié)算規(guī)定，確保資金安全。四、采購(gòu)方式（一）公開招標(biāo)適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目。通過(guò)公開招標(biāo)，吸引眾多潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)，以獲取最有利的采購(gòu)條件。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)對(duì)于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的項(xiàng)目，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。邀請(qǐng)招標(biāo)應(yīng)向不少于三家具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；2.技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；3.采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；4.不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式采購(gòu)。（四）單一來(lái)源采購(gòu)1.只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；2.發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；3.必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式。（五）詢價(jià)采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式采購(gòu)。詢價(jià)小組向符合相應(yīng)資格條件的被詢價(jià)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其一次報(bào)出不得更改的價(jià)格。詢價(jià)小組根據(jù)符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有被詢價(jià)的未成交供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等條件。2.采購(gòu)部門通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、行業(yè)協(xié)會(huì)介紹等多種渠道收集供應(yīng)商信息，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。3.對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、財(cái)務(wù)狀況等情況。評(píng)估內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況、售后服務(wù)承諾等。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、合作歷史等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期一般為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合同履行情況等方面。2.制定供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，明確各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)估指標(biāo)應(yīng)具有可操作性和可比性，能夠客觀反映供應(yīng)商的實(shí)際表現(xiàn)。3.通過(guò)數(shù)據(jù)分析、實(shí)地考察、用戶反饋等方式收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，按照評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行評(píng)分。根據(jù)評(píng)分結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。4.對(duì)于評(píng)估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先合作、增加采購(gòu)份額等；對(duì)于評(píng)估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商淘汰與重新選擇1.對(duì)于出現(xiàn)下列情況之一的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰：提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不符合合同要求，給公司造成重大損失的；多次不能按時(shí)交貨，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的；違反法律法規(guī)或公司規(guī)定，存在商業(yè)賄賂等不正當(dāng)行為的；經(jīng)營(yíng)狀況惡化，出現(xiàn)財(cái)務(wù)危機(jī)或破產(chǎn)跡象的。2.淘汰供應(yīng)商后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)重新選擇供應(yīng)商的工作，按照供應(yīng)商選擇流程，尋找新的合格供應(yīng)商，確保采購(gòu)活動(dòng)不受影響。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括但不限于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)，通過(guò)與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價(jià)格調(diào)整條款、套期保值等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，嚴(yán)格按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量責(zé)任和違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證和售后服務(wù)承諾。對(duì)于重要物資，可以委托第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立完善的供應(yīng)商評(píng)估和管理體系，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的選擇、評(píng)估、考核和監(jiān)督。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問(wèn)題。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格按照合同審批流程簽訂合同。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。在合同執(zhí)行過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。在采購(gòu)活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)咨詢法律專業(yè)人士的意見，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和閾值，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對(duì)措施。3.對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。七、內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督（一）審計(jì)內(nèi)容1.采購(gòu)流程的合規(guī)性審計(jì)，檢查采購(gòu)申請(qǐng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.采購(gòu)合同的審計(jì)，審查采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況，確保合同條款合法、有效、完整，合同執(zhí)行情況良好。3.采購(gòu)成本的審計(jì)，分析采購(gòu)價(jià)格的合理性，檢查采購(gòu)成本控制措施的執(zhí)行情況，評(píng)估采購(gòu)效益。4.供應(yīng)商管理的審計(jì)，審查供應(yīng)商選擇、評(píng)估、考核、淘汰等環(huán)節(jié)的工作情況，確保供應(yīng)商管理規(guī)范、有效。5.采購(gòu)信息管理的審計(jì)，檢查采購(gòu)文件的整理、歸檔、保管情況，以及采購(gòu)信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，確保采購(gòu)信息安全、準(zhǔn)確、完整。（二）審計(jì)方式1.定期審計(jì)：審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全面審計(jì)，審計(jì)周期一般為每年一次。通過(guò)審查采購(gòu)文件、合同、財(cái)務(wù)憑證等資料，結(jié)合實(shí)地考察、人員訪談等方式，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行深入審計(jì)。2.專項(xiàng)審計(jì)：根據(jù)公司實(shí)際情況和管理需要，針對(duì)特定的采購(gòu)項(xiàng)目或采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。專項(xiàng)審計(jì)具有針對(duì)性強(qiáng)、重點(diǎn)突出的特點(diǎn)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決采購(gòu)活動(dòng)中存在的突出問(wèn)題。3.日常監(jiān)督：審計(jì)部門通過(guò)參與采購(gòu)項(xiàng)目的開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、談判等活動(dòng)，以及對(duì)采購(gòu)部門日常工作的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)中存在的問(wèn)題，并提出整改意見。（三）審計(jì)報(bào)告與整改1.審計(jì)部門完成審計(jì)工作后，應(yīng)及時(shí)撰寫審計(jì)報(bào)告，