縣收發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本縣收發(fā)文管理，確保文件傳遞的準(zhǔn)確、及時、安全，提高工作效率，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公文處理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本縣實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本縣各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會團(tuán)體的收發(fā)文管理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則嚴(yán)格按照國家公文格式、行文規(guī)則和有關(guān)規(guī)定處理收發(fā)文，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則收文及時登記、傳閱、辦理，發(fā)文嚴(yán)格按照程序?qū)徍?、簽發(fā)、印制、分發(fā)，提高文件處理效率，不拖延、不積壓。3.安全保密原則加強(qiáng)文件管理過程中的安全保密工作，防止文件丟失、泄密，確保文件信息安全。二、收文管理（一）收文渠道1.機(jī)要通信通過機(jī)要交通傳遞的機(jī)密文件、重要資料等，由機(jī)要室負(fù)責(zé)接收。2.郵政快遞一般公文、資料等通過郵政快遞送達(dá)的，由收發(fā)室統(tǒng)一簽收。3.電子公文傳輸通過電子政務(wù)平臺傳輸?shù)碾娮庸模蓪Ｈ素?fù)責(zé)接收，并及時下載保存。4.其他渠道上級機(jī)關(guān)直接送達(dá)、下級單位報(bào)送、外單位抄送等其他渠道的文件，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)接收。（二）簽收登記1.簽收收文人員收到文件后，應(yīng)立即核對來文單位、文號、標(biāo)題、份數(shù)等信息，確認(rèn)無誤后在《收文登記簿》上簽字。對于機(jī)要文件，需嚴(yán)格按照機(jī)要文件簽收程序辦理。2.登記收文人員應(yīng)及時在《收文登記簿》上詳細(xì)登記文件的來文單位、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、日期、簽收人等信息。對于緊急文件，應(yīng)在登記欄中注明“緊急”字樣，并及時處理。（三）分辦傳閱1.分辦收文登記后，由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見，呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。對于一般性文件，可直接交有關(guān)部門辦理；對于重要文件，應(yīng)先送主要領(lǐng)導(dǎo)閱示，再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行傳閱或辦理。2.傳閱文件傳閱應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)批示的順序進(jìn)行，一般采用直傳方式，避免文件橫傳。傳閱過程中，傳閱人員應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字，注明傳閱時間，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性和及時性。對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排傳閱，隨到隨傳，不得延誤。（四）承辦催辦1.承辦承辦部門或人員收到交辦的文件后，應(yīng)按照要求及時辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給交辦部門。對于涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)主動與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同做好文件辦理工作。2.催辦辦公室負(fù)責(zé)對文件承辦情況進(jìn)行催辦，定期檢查文件辦理進(jìn)度。對于超過辦理期限的文件，應(yīng)及時向承辦部門或人員發(fā)出催辦通知，督促其盡快辦理。催辦情況應(yīng)記錄在案，作為考核承辦部門和人員工作績效的依據(jù)。（五）歸檔保管1.歸檔文件辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時將文件材料整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、排列有序，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行裝訂、編目、裝盒。2.保管檔案管理人員應(yīng)妥善保管歸檔文件，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文程序1.擬稿各部門根據(jù)工作需要，擬寫公文初稿。擬稿人應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會發(fā)文意圖，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。擬稿完成后，應(yīng)在文稿上注明擬稿人、擬稿日期，并送交部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核部門負(fù)責(zé)人對擬發(fā)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)、是否與上級精神一致、是否切實(shí)可行等。審核通過后，在文稿上簽署審核意見和姓名、日期，送辦公室核稿。3.核稿辦公室對送審文件進(jìn)行全面核稿，主要審核文件格式、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)、會簽情況等。核稿過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與擬稿部門溝通修改。核稿無誤后，在文稿上簽署核稿意見和姓名、日期，送分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批分管領(lǐng)導(dǎo)對文件進(jìn)行審批，簽署審批意見和姓名、日期。對于重要文件，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，文件進(jìn)入簽發(fā)環(huán)節(jié)。5.簽發(fā)文件由主要領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名、日期。未經(jīng)簽發(fā)人簽發(fā)，文件不得印制發(fā)出。6.編號辦公室對已簽發(fā)的文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。編號后，在文件首頁右上角注明文號。7.印制文件編號后，交文印室印制。文印室應(yīng)按照文件格式要求和排版規(guī)范進(jìn)行印制，確保文件印制質(zhì)量。印制完成后，對文件進(jìn)行校對，無誤后加蓋印章。8.分發(fā)文件印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)分發(fā)。分發(fā)時，應(yīng)根據(jù)文件的主送、抄送單位，準(zhǔn)確填寫信封或發(fā)送電子文件，并及時送達(dá)。對于機(jī)要文件，應(yīng)按照機(jī)要文件分發(fā)程序辦理。（二）發(fā)文格式1.公文種類本縣發(fā)文主要包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等。2.格式要求公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等組成。份號：一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。密級和保密期限：涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限，頂格編排在版心左上角第二行。緊急程度：根據(jù)緊急程度，分別標(biāo)注“特急”“加急”，頂格編排在版心左上角。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。標(biāo)題：一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：單一機(jī)關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名；聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期：署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C(jī)關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。（三）發(fā)文權(quán)限1.本縣各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會團(tuán)體應(yīng)嚴(yán)格按照各自的職責(zé)和權(quán)限行文，不得越權(quán)行文。2.涉及全縣性重要工作、重大決策等事項(xiàng)的文件，由縣委、縣政府或相關(guān)職能部門行文。3.各部門在職責(zé)范圍內(nèi)行文，主要用于部署本部門工作、傳達(dá)上級精神、通知有關(guān)事項(xiàng)等。部門行文不得要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行或批轉(zhuǎn)其他部門公文。4.聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，且單位不宜過多。聯(lián)合行文時，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商一致后，共同起草文件，并按照規(guī)定程序進(jìn)行審核、簽發(fā)。四、文件保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)文件保密教育，提高工作人員的保密意識，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。2.對涉密文件實(shí)行專人管理，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行登記、傳閱、保管、銷毀等操作。3.涉密文件的起草、印制、傳遞、使用、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)撋婷芪募?nèi)容。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、摘抄、銷毀涉密文件。確因工作需要復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，并按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。5.涉密文件應(yīng)存放在專用的保密柜中，實(shí)行雙人雙鎖管理。（二）安全管理1.建立健全文件安全管理制度，加強(qiáng)對文件處理場所的安全防范措施，確保文件的安全存放和傳遞。2.對文件處理設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致文件丟失或損壞。3.加強(qiáng)對電子文件的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子文件被篡改、竊取或丟失。4.在文件傳遞過程中，應(yīng)選擇安全可靠的傳遞方式，確保文件的安全送達(dá)。對于機(jī)要文件，應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ藗鬟f，不得通過普通郵政或快遞傳遞。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室負(fù)責(zé)對全縣收發(fā)文管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括收發(fā)文登記、分辦傳閱、承辦催辦、歸檔保管等環(huán)節(jié)的工作情況，以及文件格式、行文規(guī)則、保密安全等方面的執(zhí)行情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門或人員限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立收發(fā)文管理工作考核評價機(jī)制