商務(wù)會展管理辦法總則目的為加強公司商務(wù)會展活動的管理，規(guī)范會展流程，提高會展活動的質(zhì)量和效果，促進公司業(yè)務(wù)發(fā)展，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司組織或參與的各類商務(wù)會展活動，包括但不限于展會、研討會、論壇、發(fā)布會等。基本原則1.合法性原則：商務(wù)會展活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確?；顒雍戏ê弦?guī)進行。2.規(guī)范性原則：建立健全會展活動的各項管理制度和流程，規(guī)范活動策劃、組織、實施、評估等各個環(huán)節(jié)。3.效益性原則：注重會展活動的經(jīng)濟效益和社會效益，提高公司品牌知名度和市場競爭力，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展創(chuàng)造價值。4.安全性原則：強化會展活動的安全管理，確保活動現(xiàn)場人員、財產(chǎn)和信息的安全，預防和應對各類突發(fā)事件。會展活動策劃與籌備活動立項1.需求調(diào)研：市場部門應深入了解市場需求、行業(yè)動態(tài)和競爭對手情況，收集相關(guān)信息，為會展活動立項提供依據(jù)。2.項目申請：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和市場調(diào)研結(jié)果，相關(guān)部門或項目負責人填寫《商務(wù)會展活動立項申請表》，詳細說明活動的目的、主題、內(nèi)容、時間、地點、規(guī)模、預算等內(nèi)容，提交至公司管理層審批。3.立項審批：公司管理層對《商務(wù)會展活動立項申請表》進行審核，重點評估活動的必要性、可行性、效益性和風險等因素，做出立項與否的決定。對立項的活動，明確活動負責人和責任部門。活動策劃1.成立策劃團隊：活動負責人組織成立由市場、銷售、技術(shù)、設(shè)計等相關(guān)部門人員組成的策劃團隊，共同制定活動策劃方案。2.確定活動方案：策劃團隊根據(jù)活動立項要求，結(jié)合公司品牌形象和目標受眾特點，確定活動的主題、內(nèi)容、形式、流程、宣傳推廣策略等具體方案?；顒臃桨笐哂袆?chuàng)新性、吸引力和可操作性，確?；顒幽軌蜻_到預期效果。3.制定預算計劃：財務(wù)部門根據(jù)活動策劃方案，編制詳細的活動預算計劃，明確活動各項費用的支出范圍和金額，包括場地租賃、設(shè)備租賃、宣傳推廣、嘉賓邀請、餐飲住宿、人員勞務(wù)等費用。預算計劃應報公司管理層審批通過后執(zhí)行?；I備工作安排1.任務(wù)分解與責任落實：活動負責人根據(jù)活動策劃方案和預算計劃，將各項籌備工作進行任務(wù)分解，明確責任部門和責任人，制定詳細的籌備工作計劃表，確保各項工作有序推進。2.場地與設(shè)備租賃：行政部門負責根據(jù)活動規(guī)模和需求，選擇合適的活動場地，并與場地供應商簽訂租賃合同。同時，租賃活動所需的設(shè)備，如音響設(shè)備、燈光設(shè)備、展示器材等，確保設(shè)備完好、運行正常。3.宣傳推廣：市場部門制定活動宣傳推廣方案，通過多種渠道進行宣傳，包括公司官網(wǎng)、社交媒體、行業(yè)媒體、電子郵件、短信等，提高活動的知名度和影響力。設(shè)計制作活動宣傳資料，如海報、宣傳單頁、邀請函、嘉賓證等，確保宣傳資料內(nèi)容準確、設(shè)計精美。4.嘉賓邀請：銷售部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責邀請活動嘉賓，根據(jù)活動主題和目標受眾，確定邀請嘉賓的名單、級別和數(shù)量。提前與嘉賓溝通活動內(nèi)容、時間、地點等信息，發(fā)送邀請函，并跟蹤嘉賓確認情況，及時解決嘉賓遇到的問題。5.活動物料準備：根據(jù)活動策劃方案，采購或制作活動所需的物料，如禮品、獎品、道具、裝飾品等，確保物料質(zhì)量符合要求，數(shù)量充足。6.人員培訓：對參與活動組織和執(zhí)行的工作人員進行培訓，使其熟悉活動流程、崗位職責、注意事項等內(nèi)容，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識，確保活動順利進行。會展活動組織與實施活動現(xiàn)場布置1.場地搭建：按照活動策劃方案和設(shè)計要求，組織專業(yè)搭建團隊進行活動現(xiàn)場的搭建工作，確保場地布置符合活動主題和氛圍，展示效果良好。2.設(shè)備調(diào)試：在活動現(xiàn)場搭建完成后，對租賃的設(shè)備進行調(diào)試，確保音響、燈光、視頻等設(shè)備運行正常，各項技術(shù)指標符合要求。3.物料擺放：將活動所需的物料，如展示產(chǎn)品、宣傳資料、禮品獎品等，按照設(shè)計方案進行擺放，確保物料擺放整齊、有序，便于觀眾參觀和使用?；顒恿鞒坦芾?.簽到入場：活動現(xiàn)場設(shè)置簽到臺，安排專人負責嘉賓簽到工作，收集嘉賓名片等信息。引導嘉賓有序入場，發(fā)放活動資料和禮品，安排嘉賓就座。2.開場環(huán)節(jié)：活動主持人按照預定流程進行開場致辭，介紹活動背景、目的、主題和嘉賓等信息，營造活動氛圍，吸引觀眾注意力。3.主題演講與交流環(huán)節(jié)：按照活動議程安排，組織嘉賓進行主題演講或交流發(fā)言，主持人負責把控時間和現(xiàn)場秩序，確保演講和交流環(huán)節(jié)順利進行。4.產(chǎn)品展示與演示：安排專業(yè)人員進行產(chǎn)品展示和演示，向觀眾介紹公司產(chǎn)品或服務(wù)的特點、優(yōu)勢和應用案例，解答觀眾疑問，促進產(chǎn)品銷售和業(yè)務(wù)合作。5.互動環(huán)節(jié)：設(shè)置互動環(huán)節(jié)，如抽獎、問答、游戲等，增加觀眾參與度和活動趣味性，活躍現(xiàn)場氣氛。6.午餐與休息：按照活動安排，為嘉賓和觀眾提供午餐和休息時間，確保餐飲質(zhì)量和休息環(huán)境舒適。7.下午活動環(huán)節(jié)：繼續(xù)進行下午的活動議程，包括主題演講、交流討論、產(chǎn)品展示等環(huán)節(jié)，直至活動結(jié)束。8.閉幕式：活動結(jié)束前，進行閉幕式，主持人總結(jié)活動成果，感謝嘉賓和觀眾的參與和支持，宣布活動圓滿結(jié)束?，F(xiàn)場服務(wù)與保障1.接待服務(wù)：安排專人負責嘉賓接待工作，為嘉賓提供全程陪同、引導、咨詢等服務(wù)，及時解決嘉賓遇到的問題，確保嘉賓在活動期間感受到良好的服務(wù)體驗。2.餐飲服務(wù)：選擇專業(yè)的餐飲供應商，提供符合活動要求的餐飲服務(wù)，確保餐飲質(zhì)量、衛(wèi)生和安全。合理安排餐飲時間和用餐方式，滿足嘉賓和觀眾的需求。3.安全保障：制定活動安全應急預案，加強活動現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，安排專人負責現(xiàn)場巡邏、秩序維護、安全檢查等工作，確保活動現(xiàn)場人員、財產(chǎn)和信息的安全。配備必要的安全設(shè)備和應急救援物資，如滅火器、急救箱等，預防和應對各類突發(fā)事件。4.醫(yī)療保障：在活動現(xiàn)場設(shè)置醫(yī)療急救點，配備專業(yè)的醫(yī)護人員和急救設(shè)備，為活動現(xiàn)場人員提供醫(yī)療保障服務(wù)，及時處理突發(fā)醫(yī)療事件。5.技術(shù)支持：安排專業(yè)的技術(shù)人員在活動現(xiàn)場提供技術(shù)支持，確保音響、燈光、視頻等設(shè)備正常運行，網(wǎng)絡(luò)暢通，保障活動的順利進行。及時解決技術(shù)故障和突發(fā)技術(shù)問題，確?；顒硬皇芗夹g(shù)因素影響。會展活動評估與總結(jié)評估指標設(shè)定1.目標達成情況：評估活動是否達到預期的目標，如品牌知名度提升、業(yè)務(wù)拓展、客戶關(guān)系維護等方面的效果。2.觀眾滿意度：通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式收集觀眾對活動內(nèi)容、組織安排、服務(wù)質(zhì)量等方面的滿意度評價，了解觀眾對活動的反饋意見。3.媒體曝光度：統(tǒng)計活動在各類媒體上的曝光次數(shù)、報道內(nèi)容和傳播效果，評估活動的媒體宣傳效果。4.成本效益分析：對比活動預算與實際支出情況，分析活動的成本效益，評估活動的經(jīng)濟效益。評估方法與實施1.問卷調(diào)查：在活動結(jié)束后，向觀眾發(fā)放問卷調(diào)查表，收集觀眾對活動的評價和建議。問卷調(diào)查應涵蓋活動內(nèi)容、組織安排、服務(wù)質(zhì)量、宣傳推廣等多個方面，確保調(diào)查結(jié)果能夠全面反映觀眾的意見。2.現(xiàn)場訪談：選取部分嘉賓和觀眾進行現(xiàn)場訪談，深入了解他們對活動的感受和看法，獲取更詳細、更深入的反饋信息。現(xiàn)場訪談可以采用一對一、小組訪談等形式，靈活多樣地進行。3.數(shù)據(jù)分析：收集和分析活動相關(guān)的數(shù)據(jù)，如參與人數(shù)、媒體報道次數(shù)、網(wǎng)站訪問量、社交媒體互動量等，通過數(shù)據(jù)分析評估活動的效果和影響力。4.專家評估：邀請行業(yè)專家或?qū)I(yè)機構(gòu)對活動進行評估，聽取專家的意見和建議，從專業(yè)角度對活動進行評價，為活動改進提供參考。總結(jié)與改進1.撰寫總結(jié)報告：根據(jù)評估結(jié)果，活動負責人組織撰寫活動總結(jié)報告，詳細闡述活動的整體情況、目標達成情況、存在問題及改進建議等內(nèi)容。總結(jié)報告應客觀、準確、全面，為公司今后舉辦類似活動提供經(jīng)驗借鑒。2.經(jīng)驗分享與交流：組織召開活動總結(jié)會議，由活動負責人向公司相關(guān)部門和人員分享活動經(jīng)驗和教訓，促進各部門之