南寧采購管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范南寧地區(qū)公司/組織的采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于南寧地區(qū)公司/組織內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過科學(xué)的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有供應(yīng)商平等參與競爭，不得偏袒任何一方。4.誠實守信原則：采購方與供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)設(shè)立采購決策委員會，負責(zé)對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司/組織高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項目的采購方案。3.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門采購執(zhí)行部門負責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其職責(zé)如下：1.根據(jù)公司/組織需求，編制采購計劃。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商庫。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負責(zé)采購文件的整理和歸檔。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購方案的制定和評審，協(xié)助采購執(zhí)行部門驗收采購物資或服務(wù)。2.財務(wù)部門：負責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的評審。3.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的年度經(jīng)營計劃、生產(chǎn)計劃、項目進度等，提前向采購執(zhí)行部門提交采購需求申請。采購需求申請應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.采購執(zhí)行部門收到采購需求申請后，應(yīng)進行匯總分析，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購數(shù)量、采購預(yù)算、采購時間安排等。3.采購計劃編制完成后，應(yīng)提交采購決策機構(gòu)審批。經(jīng)審批后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。（二）采購計劃的調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整、項目變更等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時向采購執(zhí)行部門提出書面申請。采購執(zhí)行部門對申請進行審核后，報采購決策機構(gòu)審批。經(jīng)審批同意后，采購執(zhí)行部門方可對采購計劃進行調(diào)整。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇與評估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)資質(zhì)證書。3.建立供應(yīng)商評估指標體系，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、信譽等方面進行評估。評估方式可采用實地考察、樣品檢驗、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商進入供應(yīng)商庫，并定期對供應(yīng)商庫進行更新和維護。（二）供應(yīng)商的考核與激勵1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行考核，考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨及時率、售后服務(wù)滿意度等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先采購、價格優(yōu)惠、延長付款期限等激勵措施；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時發(fā)出警告，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，將其從供應(yīng)商庫中淘汰。五、采購方式（一）公開招標1.公開招標是指采購人以招標公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標，從中擇優(yōu)選擇中標供應(yīng)商的采購方式。2.達到下列標準之一的采購項目，應(yīng)當采用公開招標方式：貨物或服務(wù)采購項目單項或批量采購金額一次性達到100萬元以上的。工程采購項目單項合同估算價在200萬元以上的。3.采用公開招標方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和招標程序，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。（二）邀請招標1.邀請招標是指采購人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標，從中擇優(yōu)選擇中標供應(yīng)商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。3.采用邀請招標方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)從供應(yīng)商庫中選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標邀請書，并按照招標程序組織采購活動。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與多家供應(yīng)商進行談判，從中擇優(yōu)選擇成交供應(yīng)商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。3.采用競爭性談判方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)成立談判小組，與不少于三家供應(yīng)商進行談判。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、評價標準等。在談判過程中，談判小組應(yīng)與供應(yīng)商進行充分溝通和協(xié)商，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進行采購的方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.采用單一來源采購方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行論證，并報采購決策機構(gòu)審批。經(jīng)審批同意后，采購執(zhí)行部門方可與唯一供應(yīng)商進行談判，簽訂采購合同。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其報價，然后在報價的基礎(chǔ)上進行比較，從中選擇成交供應(yīng)商的采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。3.采用詢價方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商的報價進行比較，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.采購執(zhí)行部門在確定成交供應(yīng)商后，應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等。經(jīng)審核通過后，方可簽訂采購合同。（二）合同的履行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、交貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施，要求其限期整改或承擔違約責(zé)任。2.需求部門應(yīng)協(xié)助采購執(zhí)行部門做好采購合同的履行工作，及時驗收采購物資或服務(wù)。如發(fā)現(xiàn)采購物資或服務(wù)存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補救措施或退換貨。（三）合同的變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同條款，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂補充協(xié)議。補充協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的組成部分，具有同等法律效力。2.如因一方嚴重違約或其他原因需要解除采購合同，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)規(guī)定，及時通知對方，并辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同后，雙方應(yīng)按照合同約定承擔相應(yīng)的責(zé)任。七、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算的編制1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的年度經(jīng)營計劃、采購計劃等，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購數(shù)量、采購預(yù)算金額等。2.采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交采購決策機構(gòu)審批。經(jīng)審批后的采購預(yù)算作為采購活動的資金控制依據(jù)。（二）預(yù)算的執(zhí)行與控制1.采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定程序報采購決策機構(gòu)審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購資金的管理和監(jiān)督，嚴格控制采購資金的支付。在支付采購款項時，應(yīng)審核采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，確保支付款項的真實性、合法性和準確性。八、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.建立采購風(fēng)險評估指標體系，對風(fēng)險因素進行量化評估，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，可通過市場調(diào)研、價格分析、套期保值等方式進行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可加強供應(yīng)商管理、簽訂風(fēng)險防范條款等方式進行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強質(zhì)量檢驗、建立質(zhì)量追溯體系等方式進行應(yīng)對；對于合同風(fēng)險，可加強合同審核、規(guī)范合同簽訂與履行等方式進行應(yīng)對。2.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對策略。九、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。審計內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的選擇與管理、采購方式的采用、采購合同的簽訂與履行、采購資金的使用等。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加