發(fā)票保存管理辦法一、總則（一）目的為加強公司發(fā)票保存管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管、使用及繳銷等行為，確保發(fā)票使用的合法性、真實性、完整性，維護公司財務(wù)安全和正常經(jīng)濟秩序，依據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細(xì)則等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中涉及的各類發(fā)票的保存管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家發(fā)票管理法律法規(guī)，確保發(fā)票管理工作在法律框架內(nèi)進行。2.準(zhǔn)確完整原則保證發(fā)票開具、取得、記錄等信息準(zhǔn)確無誤，完整保存發(fā)票相關(guān)資料，不得遺漏、丟失。3.安全保密原則采取有效措施保障發(fā)票的安全，防止發(fā)票信息泄露，保護公司和客戶的合法權(quán)益。4.便捷高效原則在符合法律法規(guī)和內(nèi)部控制要求的前提下，優(yōu)化發(fā)票管理流程，提高工作效率，降低管理成本。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司作為增值稅一般納稅人銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)開具給購買方的發(fā)票，購買方據(jù)此可抵扣進項稅額。（二）增值稅普通發(fā)票（含電子普通發(fā)票）1.增值稅普通發(fā)票（折疊票）：用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)開具給不能抵扣進項稅額的購買方。2.增值稅電子普通發(fā)票：與紙質(zhì)增值稅普通發(fā)票具有同等法律效力，具有開具便捷、查驗及時、節(jié)約成本等優(yōu)點，適用于電商、電信、快遞、公用事業(yè)等行業(yè)，以及公司向個人消費者提供的部分服務(wù)等場景。（三）機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票公司銷售機動車時開具的發(fā)票，是購買方辦理車輛注冊登記的重要憑證。（四）通用機打發(fā)票適用于特定行業(yè)或業(yè)務(wù)場景，根據(jù)稅務(wù)機關(guān)規(guī)定使用，如部分小規(guī)模納稅人經(jīng)營活動開具的發(fā)票。（五）其他發(fā)票根據(jù)國家稅收政策和地方稅務(wù)機關(guān)要求，在特定業(yè)務(wù)中使用的其他種類發(fā)票。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.公司應(yīng)在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認(rèn)營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)一律不準(zhǔn)開具發(fā)票。2.開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.填寫發(fā)票時，項目齊全，與實際交易相符；字跡清楚，不得壓線、錯格；發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。4.開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)使用中文。民族自治地方可以同時使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。外商投資企業(yè)和外國企業(yè)可以同時使用一種外國文字。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況，填寫發(fā)票開具申請單，詳細(xì)注明購貨單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅額等信息。2.財務(wù)部門收到發(fā)票開具申請單后，對申請內(nèi)容進行審核，重點審核業(yè)務(wù)的真實性、發(fā)票開具信息的準(zhǔn)確性等。審核無誤后，按照發(fā)票管理系統(tǒng)的操作流程開具發(fā)票。3.發(fā)票開具人員應(yīng)在發(fā)票開具完成后，及時將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交付給購貨方，并做好交付記錄。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確保購貨方在規(guī)定時間內(nèi)進行認(rèn)證抵扣。（三）紅字發(fā)票開具1.發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，需要開具紅字發(fā)票。2.由購貨方或銷貨方在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》）。主管稅務(wù)機關(guān)通過網(wǎng)絡(luò)接收納稅人上傳的《信息表》，系統(tǒng)自動校驗通過后，生成帶有“紅字發(fā)票信息表編號”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統(tǒng)中。3.銷售方憑稅務(wù)機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負(fù)數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應(yīng)與《信息表》一一對應(yīng)。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司取得發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容真實、完整，發(fā)票開具方具備合法經(jīng)營資格。2.取得的發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章清晰、完整，發(fā)票專用章的名稱應(yīng)與銷售方名稱一致。3.不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務(wù)報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)人員在開展業(yè)務(wù)活動過程中，應(yīng)向銷售方索取發(fā)票，并對發(fā)票的真實性、合法性進行初步審核。2.業(yè)務(wù)人員將取得的發(fā)票及時傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門在收到發(fā)票后，進行嚴(yán)格審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、完整性、合規(guī)性等。3.對于審核通過的發(fā)票，財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度進行賬務(wù)處理，并將發(fā)票妥善保存。（三）特殊情況處理1.取得的發(fā)票存在填寫錯誤、遺漏等問題的，應(yīng)及時與銷售方聯(lián)系，要求對方重新開具正確的發(fā)票。2.若因客觀原因無法取得發(fā)票的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)填寫《無發(fā)票業(yè)務(wù)情況說明》，詳細(xì)說明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、無法取得發(fā)票的原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，作為財務(wù)報銷的輔助憑證。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)實際情況，在企業(yè)所得稅匯算清繳時按照相關(guān)規(guī)定進行納稅調(diào)整。五、發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)票的統(tǒng)一保管工作，指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的日常管理，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.各部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好發(fā)票的保管工作，確保本部門取得和使用的發(fā)票及時、完整地移交財務(wù)部門保管。（二）保管方式1.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防盜、防潮的專用場所，配備必要的保管設(shè)備，如保險柜、文件柜等。2.電子發(fā)票應(yīng)定期進行備份，存儲在安全的電子介質(zhì)中，并做好防病毒、防數(shù)據(jù)丟失等措施。（三）保管期限1.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。2.涉及發(fā)票的其他相關(guān)資料，如發(fā)票開具申請單、紅字發(fā)票開具相關(guān)資料等，應(yīng)按照會計檔案管理的規(guī)定進行保管，保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）盤點清查1.財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票進行盤點清查，確保發(fā)票賬實相符。盤點清查工作每年至少進行一次，由發(fā)票保管人員負(fù)責(zé)實施，財務(wù)部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督盤點過程。2.盤點清查結(jié)束后，應(yīng)編制《發(fā)票盤點報告表》，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類、數(shù)量、起止號碼、開具金額、結(jié)存情況等信息。如發(fā)現(xiàn)賬實不符或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。六、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司發(fā)票僅限于在本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中按照規(guī)定的用途使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票；未經(jīng)稅務(wù)機關(guān)批準(zhǔn)，不得拆本使用發(fā)票；不得自行擴大專業(yè)發(fā)票使用范圍。（二）使用登記1.財務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票使用登記制度，對發(fā)票的領(lǐng)用、開具、作廢、紅沖等情況進行詳細(xì)記錄。2.發(fā)票使用登記臺賬應(yīng)包括發(fā)票種類、號碼、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量、開具日期、開具金額、購貨單位、作廢或紅沖原因及日期等信息，確保發(fā)票使用情況可追溯。（三）作廢與紅沖管理1.開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回需開紅字發(fā)票的，必須收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣或取得對方有效證明。開具發(fā)票后，如發(fā)生銷售折讓的，必須在收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣后重新開具銷售發(fā)票或取得對方有效證明后開具紅字發(fā)票。2.作廢發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，并在發(fā)票上加蓋“作廢”戳記，同時在發(fā)票使用登記臺賬中注明作廢原因及日期。3.紅字發(fā)票開具應(yīng)按照本辦法中“紅字發(fā)票開具”的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并在發(fā)票使用登記臺賬中詳細(xì)記錄紅字發(fā)票的開具情況。七、發(fā)票的繳銷（一）繳銷情形1.發(fā)票使用完畢，應(yīng)及時向稅務(wù)機關(guān)繳銷。2.因發(fā)票換版、損毀、被盜等原因需要繳銷發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)要求辦理繳銷手續(xù)。3.公司注銷稅務(wù)登記前，應(yīng)將結(jié)存的發(fā)票全部繳銷。（二）繳銷流程1.財務(wù)部門在發(fā)票使用完畢或符合繳銷條件后，整理好需繳銷的發(fā)票，包括發(fā)票存根聯(lián)、作廢發(fā)票等。2.填寫《發(fā)票繳銷登記表》，詳細(xì)注明繳銷發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量、開具起止日期、開具金額等信息，并加蓋公司公章。3.將《發(fā)票繳銷登記表》及需繳銷的發(fā)票一并報送主管稅務(wù)機關(guān)。稅務(wù)機關(guān)審核無誤后，辦理發(fā)票繳銷手續(xù)，并在《發(fā)票繳銷登記表》上加蓋稅務(wù)機關(guān)印章。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對發(fā)票保存管理情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票管理是否符合法律法規(guī)和公司制度要求，重點審查發(fā)票的開具、取得、保管、使用及繳銷等環(huán)節(jié)。2.對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）稅務(wù)檢查配合1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)的發(fā)票檢查工作，如實提供發(fā)票相關(guān)資料，不得拒絕、隱瞞。2.對于稅務(wù)機關(guān)檢查發(fā)現(xiàn)的發(fā)票問題，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)要求及時進行整改，補繳稅款、滯納金等，并接受相應(yīng)的處罰。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.因業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員或其他相關(guān)人員的過錯，導(dǎo)致發(fā)票管理出現(xiàn)違規(guī)行為，如未按規(guī)定開具發(fā)票、取得不符合規(guī)定發(fā)票、發(fā)票保管不善等，給公司造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對于違反發(fā)票管理法律法規(guī)，導(dǎo)致公司受到稅務(wù)機關(guān)處罰的，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，追究相關(guān)人員的行政責(zé)任、經(jīng)濟責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評教育：對初次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予批評教育，責(zé)令其立即改正錯誤行為。2.經(jīng)濟處罰：對因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的人員，根據(jù)損失大小，給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，如扣發(fā)獎金、工資等。3