辦文工作管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦文工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理，提高辦文效率和質(zhì)量，確保公司公文處理工作的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等處理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。2.及時(shí)高效原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和時(shí)限處理公文，確保公文傳遞迅速、辦理及時(shí)，不延誤工作。3.安全保密原則：加強(qiáng)公文處理過程中的安全保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公文泄露和丟失。二、公文種類及格式（一）公文種類1.決議：適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。2.決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3.命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。4.公報(bào)：適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。5.公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。6.通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。7.意見：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。8.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。9.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。10.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。11.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。12.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。13.議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。14.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。15.紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（二）公文格式1.一般格式份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。密級(jí)和保密期限：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。附件說明：公文附件的順序號(hào)和名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。2.特定格式信函格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文字號(hào)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號(hào)字高度的7/8。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線下空二行編排主送機(jī)關(guān)，回行時(shí)頂格。正文首行縮進(jìn)二字，回行頂格。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。命令（令）格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號(hào)，令號(hào)下空二行編排正文。簽發(fā)人職務(wù)、簽名章和成文日期的編排見7.3.5.3。紀(jì)要格式：紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。三、辦文流程（一）公文起草1.職責(zé)分工各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)公文的起草工作。涉及多個(gè)部門的公文，由主辦部門會(huì)同相關(guān)部門共同起草。重要公文可由公司領(lǐng)導(dǎo)指定專人或成立起草小組負(fù)責(zé)起草。2.起草要求公文內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、政策方針以及公司的實(shí)際情況，觀點(diǎn)明確，條理清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。起草公文前，應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)查研究，廣泛收集相關(guān)資料，確保公文內(nèi)容的真實(shí)性和可行性。公文應(yīng)使用規(guī)范的漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，數(shù)字、計(jì)量單位等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（二）公文審核1.初審公文起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括公文的內(nèi)容是否符合要求、格式是否規(guī)范、語(yǔ)言是否通順等。初審?fù)ㄟ^后，起草部門將公文送呈相關(guān)部門會(huì)簽。2.會(huì)簽涉及其他部門職責(zé)的公文，應(yīng)送相關(guān)部門會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，并提出書面意見。會(huì)簽部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成會(huì)簽，如無意見應(yīng)予以明確答復(fù)；如有不同意見，應(yīng)與起草部門協(xié)商解決，協(xié)商不一致的，可報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。3.審核公文經(jīng)會(huì)簽后，由公司辦公室進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括公文的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性等。審核人員應(yīng)認(rèn)真查閱相關(guān)資料，核實(shí)公文內(nèi)容，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與起草部門溝通，提出修改意見。審核通過的公文，由審核人員簽署審核意見，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）公文簽發(fā)1.一般公文簽發(fā)以公司名義制發(fā)的一般公文，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。涉及重要事項(xiàng)或重大決策的公文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.上行文簽發(fā)上行文應(yīng)當(dāng)由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如公司主要領(lǐng)導(dǎo)外出，可由其授權(quán)的其他領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，但事后應(yīng)及時(shí)向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（四）公文印發(fā)1.編號(hào)登記公文經(jīng)簽發(fā)后，由公司辦公室進(jìn)行編號(hào)登記，并確定印發(fā)范圍。編號(hào)應(yīng)按照發(fā)文順序依次編排，做到準(zhǔn)確、連續(xù)。2.排版印制公司辦公室根據(jù)公文的格式要求進(jìn)行排版印制。排版應(yīng)做到頁(yè)面整潔、字跡清晰、格式規(guī)范。印制過程中應(yīng)嚴(yán)格校對(duì)，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.分發(fā)歸檔公文印制完成后，由公司辦公室按照印發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，確保公文送達(dá)相關(guān)部門和人員手中。公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔。歸檔應(yīng)按照公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保公文檔案的完整、安全。四、公文處理規(guī)范（一）行文規(guī)則1.根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文公司各部門之間應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文，不得越級(jí)行文。因特殊情況必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)。2.聯(lián)合行文同級(jí)機(jī)關(guān)、部門或單位可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，并使用主辦部門的發(fā)文字號(hào)。聯(lián)合行文的各機(jī)關(guān)或部門應(yīng)就公文內(nèi)容協(xié)商一致，共同簽發(fā)。（二）公文擬制1.起草公文起草應(yīng)符合本辦法第二章的有關(guān)要求，做到內(nèi)容準(zhǔn)確、語(yǔ)言規(guī)范、格式統(tǒng)一。起草公文時(shí)，應(yīng)使用公司統(tǒng)一的公文模板。2.審核公文審核應(yīng)按照本辦法第三章的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，重點(diǎn)審核公文的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性等。審核人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出修改意見，確保公文質(zhì)量。3.簽發(fā)公文簽發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法第三章的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保公文的權(quán)威性和有效性。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對(duì)公文的質(zhì)量負(fù)責(zé)。（三）公文辦理1.收文辦理簽收：公司辦公室收到外來公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收登記。簽收時(shí)應(yīng)檢查公文的包裝是否完好，數(shù)量是否齊全。登記：對(duì)簽收的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，包括公文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級(jí)、份數(shù)、收文日期等。初審：對(duì)收到的公文進(jìn)行初審，初審內(nèi)容包括公文的內(nèi)容是否符合要求、格式是否規(guī)范、密級(jí)是否正確等。承辦：根據(jù)公文內(nèi)容和職責(zé)分工，將公文分送相關(guān)部門或人員承辦。承辦部門或人員應(yīng)及時(shí)辦理公文，不得延誤。傳閱：需要傳閱的公文，應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行傳閱。傳閱時(shí)應(yīng)填寫傳閱單，注明傳閱時(shí)間、傳閱人員等。催辦：公司辦公室對(duì)公文的辦理情況進(jìn)行催辦，確保公文按時(shí)限要求辦理完畢。答復(fù)：承辦部門或人員應(yīng)及時(shí)將公文辦理結(jié)果答復(fù)來文機(jī)關(guān)，并將答復(fù)情況反饋給公司辦公室。2.發(fā)文辦理復(fù)核：對(duì)已簽發(fā)的公文進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)復(fù)核公文的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范、附件是否齊全等。登記：對(duì)復(fù)核后的公文進(jìn)行登記，包括公文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級(jí)、份數(shù)、印發(fā)日期等。印制：按照公文格式要求進(jìn)行排版印制，確保公文質(zhì)量。核發(fā)：對(duì)印制完成的公文進(jìn)行核發(fā)，重點(diǎn)檢查公文的格式是否正確、文字是否清晰、裝訂是否牢固等。（四）公文管理1.保密管理嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司的保密制度，加強(qiáng)公文處理過程中的保密工作。對(duì)涉密公文應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制知悉范圍，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行傳遞、使用和保管。涉密公文的起草、審核、簽發(fā)、印制、傳遞、使用、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)采取必要的保密措施，防止泄密事件的發(fā)生。2.歸檔管理公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔。歸檔應(yīng)按照公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保公文檔案的完整、安全。歸檔的公文應(yīng)分類整理，編制目錄，便于查閱和利用。3.信息化管理積極推進(jìn)公文處理信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)上起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等處理工作。加強(qiáng)對(duì)公文處理信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，提高公文處理效率和質(zhì)量。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門的辦文工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查公文處理的程序是否規(guī)范、質(zhì)量是否符合要求等。2.監(jiān)督檢查可以采取查閱文件、實(shí)地查看、聽取匯報(bào)等方式進(jìn)行。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)