哈市檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強(qiáng)哈爾濱市檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）以及個(gè)人的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面利用的原則。二、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）檔案行政管理部門職責(zé)市、區(qū)、縣（市）檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，依法履行下列職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)和規(guī)章；2.制定本行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃并組織實(shí)施；3.監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，依法查處檔案違法行為；4.組織開展檔案宣傳、教育、培訓(xùn)和檔案科學(xué)技術(shù)研究等工作；5.法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他職責(zé)。（二）單位檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，并接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。單位檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員履行下列職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)和規(guī)章，建立健全本單位的檔案管理制度；2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本單位的檔案，確保檔案的完整與安全；3.按照規(guī)定向檔案行政管理部門移交應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案；4.開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)；5.法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他職責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累單位應(yīng)當(dāng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，由承辦部門或者承辦人員負(fù)責(zé)收集、整理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理。（二）歸檔范圍與保管期限1.單位應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位工作實(shí)際，確定文件材料的歸檔范圍和保管期限。歸檔范圍應(yīng)當(dāng)涵蓋反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括上級(jí)機(jī)關(guān)文件、本單位文件、會(huì)議文件、人事文件、財(cái)務(wù)文件、業(yè)務(wù)文件等。保管期限分為永久、定期（一般分為30年、10年）。2.對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件材料，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。（三）整理要求檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。具體要求如下：1.分類科學(xué)合理，一般按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類；2.編號(hào)規(guī)范統(tǒng)一，編制檔案編號(hào)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性；3.裝訂整齊牢固，去除金屬物等不利于檔案保管的物品；4.編目準(zhǔn)確清晰，編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目；5.裝盒美觀大方，使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明相關(guān)信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施設(shè)備1.單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置專用的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等要求。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案安全保管。（二）檔案的存放與排列檔案應(yīng)當(dāng)按照分類方案進(jìn)行存放，同一類別的檔案按照保管期限、年度順序排列。不同載體的檔案應(yīng)當(dāng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等。（三）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、題名等信息，確保檔案賬實(shí)相符。2.每年對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案庫房的溫濕度、設(shè)備運(yùn)行情況、檔案載體狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。（四）檔案的修復(fù)與搶救對(duì)破損、褪色、霉變等受損的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。修復(fù)檔案應(yīng)當(dāng)遵循保持檔案原貌的原則，使用適宜的修復(fù)材料和技術(shù)方法。對(duì)重要檔案的搶救應(yīng)當(dāng)制定專門方案，并報(bào)檔案行政管理部門備案。五、檔案的利用（一）利用范圍與方式1.單位內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位保管的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)當(dāng)填寫查閱、借閱登記表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或者檔案工作人員批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱、借閱。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案的，應(yīng)當(dāng)持有單位介紹信，經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱重要檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等。復(fù)制、摘錄檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明出處。（二）利用限制與保密規(guī)定1.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，利用時(shí)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得擅自公開或者泄露。2.檔案利用過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、銷毀檔案材料。未經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、拍攝、錄制檔案。3.利用結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告檔案管理機(jī)構(gòu)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案工作人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與程序1.檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)以國家和本市有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本單位工作實(shí)際，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作程序如下：檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行初步審查，提出擬銷毀檔案清單；檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，提出鑒定意見；單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鑒定意見進(jìn)行審批，批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)編制銷毀清冊(cè)。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.銷毀檔案應(yīng)當(dāng)采用焚燒、粉碎等符合保密要求的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)有檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或者檔案工作人員在場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案的形成與收集單位應(yīng)當(dāng)將電子文件的形成、收集、整理、歸檔納入本單位的檔案管理工作流程，確保電子文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的格式和要求，及時(shí)將電子文件移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理。（二）電子檔案的整理與存儲(chǔ)1.電子檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循電子文件的形成規(guī)律，保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。電子檔案整理包括對(duì)電子文件的分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)等工作。2.電子檔案應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并實(shí)行異地備份存儲(chǔ)。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。（三）電子檔案的利用與安全管理1.電子檔案的利用應(yīng)當(dāng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，利用者應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行操作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行記錄。2.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻、防病毒等安全措施，防止電子檔案被篡改、丟失、泄露等。定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、特殊載體檔案管理（一）照片檔案管理1.單位應(yīng)當(dāng)收集、整理在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的照片，包括領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)照片、會(huì)議照片、業(yè)務(wù)工作照片、重大事件照片等。照片應(yīng)當(dāng)附有文字說明，注明照片的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。2.照片檔案應(yīng)當(dāng)按照年度、專題等進(jìn)行分類整理，編號(hào)存儲(chǔ)。照片應(yīng)當(dāng)沖印成紙質(zhì)照片，并同時(shí)存儲(chǔ)電子照片。紙質(zhì)照片應(yīng)當(dāng)裝入照片冊(cè)或者檔案盒，電子照片應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上。（二）實(shí)物檔案管理1.單位應(yīng)當(dāng)收集、整理在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的實(shí)物，如獎(jiǎng)?wù)?、證書、獎(jiǎng)杯、牌匾、印章等。實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)附有文字說明，注明實(shí)物的名稱、來源、時(shí)間、用途等信息。2.實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)按照類別進(jìn)行分類整理，編號(hào)存儲(chǔ)。實(shí)物應(yīng)當(dāng)妥善保管，防止損壞、丟失等。對(duì)珍貴實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)采取特殊的保護(hù)措施。（三）聲像檔案管理1.單位應(yīng)當(dāng)收集、整理在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像資料，如會(huì)議錄音、工作匯報(bào)錄像、重大活動(dòng)錄像等。聲像資料應(yīng)當(dāng)附有文字說明，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。2.聲像檔案應(yīng)當(dāng)按照年度、專題等進(jìn)行分類整理，編號(hào)存儲(chǔ)。聲像資料應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并同時(shí)制作紙質(zhì)文字說明。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體與內(nèi)容檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)依法對(duì)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括：1.檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員的配備情況；2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況；3.檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作情況；4.電子檔案和特殊載體檔案的管理情況；5.法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他檔案管理事項(xiàng)。（二）檢查方式與處理措施1.