印發(fā)管理辦法步驟一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織印發(fā)文件的管理流程，確保文件印發(fā)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高文件印發(fā)效率和質(zhì)量，保證文件傳達(dá)的準(zhǔn)確性和及時性，促進(jìn)公司/組織各項工作的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部所有印發(fā)文件的管理，包括但不限于通知、通報、報告、請示、批復(fù)、規(guī)章制度、會議紀(jì)要等各類正式文件及相關(guān)資料。（三）基本原則1.合法性原則：文件印發(fā)必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)歧義或錯誤信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、字體、排版等要求進(jìn)行文件印發(fā)，保證文件的規(guī)范性和一致性。4.時效性原則：根據(jù)文件的緊急程度和重要性，合理安排印發(fā)時間，確保文件及時傳達(dá)和執(zhí)行。5.保密性原則：對于涉及公司/組織機(jī)密的文件，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。二、印發(fā)文件的分類與編號（一）分類1.行政類文件：包括公司/組織的行政事務(wù)通知、工作安排、會議通知等。2.業(yè)務(wù)類文件：涉及公司/組織各項業(yè)務(wù)工作的文件，如業(yè)務(wù)流程規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、項目方案等。3.財務(wù)類文件：有關(guān)財務(wù)預(yù)算、核算、報銷等方面的文件。4.人事類文件：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等人事管理工作的文件。5.其他類文件：不屬于上述分類的其他文件，如臨時性工作通知、對外聯(lián)絡(luò)文件等。（二）編號1.編號規(guī)則采用年份+流水號的形式，例如：2023001，表示2023年印發(fā)的第1號文件。編號由公司/組織辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)編制，確保編號的唯一性和連續(xù)性。2.編號管理建立文件編號臺賬，詳細(xì)記錄文件編號、文件名稱、印發(fā)日期、印發(fā)部門等信息，便于查詢和管理。對于廢止或修訂的文件，原編號予以保留，在臺賬中注明文件狀態(tài)變更情況。三、印發(fā)文件的起草與審核（一）起草1.責(zé)任部門文件起草由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，確定文件主題和內(nèi)容框架。起草人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和文字表達(dá)能力，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.起草要求明確文件目的、依據(jù)、適用范圍、具體內(nèi)容和執(zhí)行要求等要素。語言表達(dá)簡潔明了，避免使用生僻詞匯和復(fù)雜句式，便于文件閱讀和理解。引用法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)注明出處和文號，確保文件依據(jù)的準(zhǔn)確性。（二）審核1.初審文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點審核文件內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)實際、邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)、格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^后，在文件首頁注明“初審?fù)ㄟ^”字樣，并由起草部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.會簽涉及多個部門的文件，需進(jìn)行會簽。起草部門將文件發(fā)送至相關(guān)部門征求意見，會簽部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)反饋意見。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見和建議，確保文件涉及的各項工作得到相關(guān)部門的認(rèn)可和支持。3.終審初審和會簽通過后的文件，提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織整體工作要求和文件重要性，對文件內(nèi)容進(jìn)行全面審核，并做出最終審批意見。終審?fù)ㄟ^的文件，由領(lǐng)導(dǎo)在文件首頁簽字批準(zhǔn)；如文件存在問題需要修改，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確提出修改意見，起草部門根據(jù)意見進(jìn)行修改后重新履行審核程序。四、印發(fā)文件的排版與格式（一）排版要求1.頁面設(shè)置一般采用A4紙型，頁邊距上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。頁眉、頁腳距邊界各1.5厘米，頁眉內(nèi)容一般為公司/組織名稱，頁腳內(nèi)容為頁碼。2.字體字號標(biāo)題：一般采用二號宋體加粗，居中排列。正文：一般采用三號仿宋體，行距為固定值28磅。一級標(biāo)題：采用三號黑體加粗，序號為“一、”。二級標(biāo)題：采用三號楷體加粗，序號為“（一）”。三級標(biāo)題：采用三號仿宋體加粗，序號為“1.”。四級標(biāo)題：采用三號仿宋體，序號為“（1）”。3.段落格式每段開頭空兩格，段與段之間不空行。對于較長的文件，可根據(jù)內(nèi)容適當(dāng)劃分章節(jié)，并在章節(jié)之間空一行。（二）格式規(guī)范1.文號文號位于文件首頁右上角，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成，如“[公司/組織簡稱]發(fā)〔2023〕1號”。2.標(biāo)題標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主要內(nèi)容，簡潔明了，一般不超過20個字。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。3.主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)應(yīng)頂格寫在標(biāo)題下空一行，左側(cè)空兩格的位置，回行時仍頂格。主送機(jī)關(guān)應(yīng)明確具體，避免使用泛稱，如“各部門”“各單位”等，應(yīng)具體列出受文部門或單位名稱。4.正文正文內(nèi)容應(yīng)條理清晰，層次分明，按照邏輯順序依次闡述相關(guān)事項。對于重要條款或關(guān)鍵內(nèi)容，可采用加粗、下劃線等方式進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。5.附件如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空兩格注明“附件：××××”，附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)注“附件”字樣，有序號時標(biāo)注序號。6.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱，置于正文右下方。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。單一機(jī)關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。五、印發(fā)文件的印制與分發(fā)（一）印制1.印制部門文件經(jīng)終審批準(zhǔn)后，由公司/組織辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一印制。辦公室應(yīng)選擇具備專業(yè)印刷資質(zhì)和良好信譽(yù)的印刷廠家進(jìn)行文件印制，確保印制質(zhì)量。2.印制要求根據(jù)文件數(shù)量和印制要求，合理安排印刷時間，確保文件按時交付。印制過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照排版格式和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證文件字跡清晰、頁面整潔、裝訂牢固。對印制完成的文件進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時與印刷廠家溝通解決，確保文件質(zhì)量符合要求。（二）分發(fā)1.分發(fā)范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的分發(fā)范圍，明確主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等。分發(fā)范圍應(yīng)準(zhǔn)確合理，避免文件發(fā)放范圍過寬或過窄，影響工作的正常開展。2.分發(fā)方式對于紙質(zhì)文件，一般采用專人送達(dá)、機(jī)要郵寄、內(nèi)部傳閱等方式進(jìn)行分發(fā)。對于電子文件，通過公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)送至相關(guān)部門和人員，并確保文件傳輸?shù)陌踩院屯暾浴?.分發(fā)記錄建立文件分發(fā)臺賬，詳細(xì)記錄文件名稱、文號、分發(fā)日期、分發(fā)部門、接收人等信息，以便跟蹤文件去向和掌握文件發(fā)放情況。對于重要文件或機(jī)密文件，應(yīng)要求接收人簽字確認(rèn)，確保文件分發(fā)的準(zhǔn)確性和可追溯性。六、印發(fā)文件的歸檔與保管（一）歸檔1.歸檔部門文件印發(fā)工作完成后，由公司/組織辦公室負(fù)責(zé)將文件原稿、印制件、電子文檔等進(jìn)行歸檔。辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件歸檔工作，確保歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸檔要求歸檔文件應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行整理，確保文件排列有序，便于查找和利用。對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便檢索。歸檔文件應(yīng)填寫《文件歸檔登記表》，注明文件名稱、文號、印發(fā)日期、歸檔日期等信息。（二）保管1.保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保管期限。一般分為永久保管、長期保管（10年以上）和短期保管（10年以下）。具體保管期限按照國家檔案管理相關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況執(zhí)行。2.保管方式紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，并做好防潮、防蟲、防火等措施。電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要建立電子文件訪問權(quán)限管理制度，確保電子文件的安全性。3.查閱利用因工作需要查閱歸檔文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室，不得對文件進(jìn)行涂改、損壞等操作。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還文件，并在《文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、印發(fā)文件的廢止與修訂（一）廢止1.廢止情形文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策文件等發(fā)生重大變化，導(dǎo)致文件內(nèi)容與現(xiàn)行規(guī)定不符的。文件規(guī)定的事項已經(jīng)完成或不再執(zhí)行的。文件存在嚴(yán)重錯誤或與公司/組織實際情況嚴(yán)重不符，需要廢止的。2.廢止程序由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出文件廢止申請，說明廢止原因和依據(jù)。申請經(jīng)公司/組織辦公室審核后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)廢止的文件，在公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)和相關(guān)文件發(fā)布平臺上發(fā)布廢止通知，并在文件編號臺賬中注明廢止情況。（二）修訂1.修訂情形文件部分條款與現(xiàn)行法律法規(guī)、政策文件等不一致，需要進(jìn)行修訂的。文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題，需要對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和完善的。根據(jù)公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)變化，需要對文件進(jìn)行修訂以適應(yīng)新的工作要求的。2.修訂程序