合計(jì)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合計(jì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及所屬單位形成的合計(jì)檔案的管理。（三）定義合計(jì)檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種合計(jì)資料、文件、記錄等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司合計(jì)檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立健全檔案查閱利用制度，提高檔案的利用效率，為公司經(jīng)營(yíng)管理提供服務(wù)。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司合計(jì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善公司合計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)公司合計(jì)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。4.建立健全公司合計(jì)檔案的保管制度，確保檔案的安全。5.定期對(duì)公司合計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。6.負(fù)責(zé)公司合計(jì)檔案的查閱、借閱和利用工作，為公司經(jīng)營(yíng)管理提供服務(wù)。7.組織開(kāi)展公司合計(jì)檔案的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。8.對(duì)公司各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的合計(jì)檔案收集齊全，并移交檔案管理部門(mén)。2.檔案收集的范圍包括但不限于：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、會(huì)議記錄等。3.檔案收集應(yīng)遵循以下要求：確保檔案的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改或銷毀檔案。對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的管理和利用。及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)，明確移交時(shí)間、移交人、接收人等信息。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)對(duì)收集的合計(jì)檔案進(jìn)行整理，包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。2.檔案分類應(yīng)按照公司的檔案分類方案進(jìn)行，確保檔案分類科學(xué)合理，便于查找和利用。3.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，為每一份檔案賦予一個(gè)唯一的編號(hào)。4.檔案編目應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限、密級(jí)等信息，編制檔案目錄，便于查閱和檢索。5.檔案裝訂應(yīng)整齊規(guī)范，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放合計(jì)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.合計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。2.檔案保管期限的確定應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保存價(jià)值。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度適宜，防止檔案因溫濕度變化而損壞。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的合計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織公司有關(guān)部門(mén)和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、保存價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.檔案鑒定應(yīng)形成鑒定報(bào)告，明確檔案的存毀意見(jiàn)，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，并由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和有關(guān)部門(mén)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀的真實(shí)性和徹底性。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱合計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司外部單位或個(gè)人查閱合計(jì)檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門(mén)的印章。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司經(jīng)營(yíng)管理提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)公司的需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案內(nèi)容，能夠準(zhǔn)確、快速地為查閱人員提供檔案信息。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司合計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，為公司經(jīng)營(yíng)管理提供便捷的服務(wù)。3.確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息的泄露和濫用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)包括檔案錄入、檔案檢索、檔案借閱、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、檔案銷毀等功能模塊。2.對(duì)公司現(xiàn)有的合計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)準(zhǔn)確地錄入和更新檔案信息。2.嚴(yán)格按照檔案管理信息系統(tǒng)的操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)