歷史分組管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司歷史資料的管理，提高資料的利用效率，確保歷史資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及歷史資料的部門和個人，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門、研發(fā)部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保歷史資料管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：歷史資料實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)歷史資料的來源、內(nèi)容、時間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強歷史資料的安全保護，防止資料泄露、損壞和丟失。二、歷史資料的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按時間分類：分為古代、近代、現(xiàn)代等不同歷史時期。2.按領(lǐng)域分類：如政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等。3.按資料形式分類：包括文件、檔案、圖書、報刊、音像資料等。（二）編號規(guī)則1.時間編號：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年。2.領(lǐng)域編號：根據(jù)不同領(lǐng)域設(shè)定特定編號，如“Z”代表政治，“J”代表經(jīng)濟等。3.資料形式編號：“W”代表文件，“D”代表檔案，“T”代表圖書等。4.具體編號示例：“2023ZW001”表示2023年政治領(lǐng)域的第一份文件。三、歷史資料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部部門收集：各業(yè)務(wù)部門定期將產(chǎn)生的歷史資料移交檔案管理部門。2.外部收集：通過購買、交換、捐贈等方式獲取外部相關(guān)歷史資料。3.網(wǎng)絡(luò)收集：從合法的網(wǎng)絡(luò)資源中篩選、下載有價值的歷史資料。（二）收集要求1.完整性：確保收集到的歷史資料涵蓋相關(guān)領(lǐng)域的各個方面，無重大遺漏。2.準(zhǔn)確性：對收集的資料進(jìn)行認(rèn)真核對，保證內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。3.及時性：按照規(guī)定的時間節(jié)點完成資料收集工作，避免延誤。（三）整理流程1.初步篩選：對收集到的資料進(jìn)行初步審查，剔除重復(fù)、無效的資料。2.分類排序：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對資料進(jìn)行分類，并根據(jù)編號規(guī)則進(jìn)行排序。3.編目著錄：為每份資料編制詳細(xì)的目錄，包括資料名稱、編號、日期、來源等信息。4.裝訂歸檔：將整理好的資料進(jìn)行裝訂，放入相應(yīng)的檔案盒或存儲設(shè)備中歸檔。四、歷史資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：對于重要的紙質(zhì)歷史資料，采用專門的檔案庫房進(jìn)行存放，配備防火、防潮、防蟲等設(shè)備。2.電子存儲：將電子歷史資料存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行定期備份，并建立數(shù)據(jù)存儲管理制度。3.異地存儲：對于關(guān)鍵的歷史資料，實行異地存儲，以防止自然災(zāi)害等不可抗力因素造成損失。（二）保管環(huán)境1.溫度控制：檔案庫房溫度保持在14℃24℃之間。2.濕度控制：濕度控制在45%60%之間。3.清潔衛(wèi)生：定期對存儲環(huán)境進(jìn)行清潔，防止灰塵、雜物等對資料造成損害。（三）安全防護1.防火措施：配備消防設(shè)備，制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行消防演練。2.防盜措施：安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強安全巡邏。3.保密措施：對涉及機密的歷史資料，嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，采取加密存儲等措施。五、歷史資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱歷史資料，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外單位人員查閱公司歷史資料，需持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定人員陪同下查閱。（二）查閱流程1.申請：查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.審批：申請表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批通過。3.查閱：查閱人員在檔案管理部門指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出指定區(qū)域。4.登記：檔案管理部門對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時間、查閱人員、查閱資料等信息。（三）利用規(guī)定1.復(fù)制限制：如需復(fù)制歷史資料，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.使用范圍：復(fù)制的歷史資料僅限在申請用途范圍內(nèi)使用，不得擅自擴大使用范圍。3.歸還要求：查閱或復(fù)制完畢后，查閱人員應(yīng)及時將資料歸還檔案管理部門，并確保資料完整無損。六、歷史資料的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.時效性：根據(jù)資料的形成時間和使用價值，判斷是否仍具有時效性。2.準(zhǔn)確性：對資料的內(nèi)容進(jìn)行審查，確保其準(zhǔn)確無誤，無保存價值。3.完整性：檢查資料是否完整，如有缺失或損壞嚴(yán)重，影響使用的可考慮銷毀。（二）鑒定流程1.初步鑒定：檔案管理部門定期對歷史資料進(jìn)行初步審查，提出擬銷毀資料清單。2.專家評審：組織相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍M銷毀資料進(jìn)行評審，確定最終銷毀清單。3.審批備案：銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報上級主管部門備案。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)資料銷毀：采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。2.電子資料銷毀：通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對電子資料進(jìn)行徹底刪除，或采用物理銷毀存儲設(shè)備的方式。（四）銷毀記錄對銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀資料清單、銷毀方式等信息，記錄保存期限不少于規(guī)定年限。七、歷史資料的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化計劃制定歷史資料數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化的范圍、進(jìn)度、質(zhì)量要求等。（二）數(shù)字化流程1.掃描錄入：對紙質(zhì)歷史資料進(jìn)行掃描，將圖像轉(zhuǎn)換為電子文檔，并進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、校正等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的資料與原資料的目錄信息進(jìn)行掛接，建立索引關(guān)系。4.存儲管理：將數(shù)字化資料存儲到電子存儲系統(tǒng)中，并進(jìn)行定期維護和備份。（三）數(shù)字化質(zhì)量控制1.圖像質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：掃描分辨率不低于規(guī)定要求，圖像清晰、完整。2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：確保錄入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，與原資料內(nèi)容一致。3.元數(shù)據(jù)規(guī)范：按照統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對數(shù)字化資料進(jìn)行著錄，保證元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。八、歷史資料管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門定期對各部門歷史資料管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、相關(guān)監(jiān)管部門等的監(jiān)督檢查，積極配合并落實整改要求。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集情況：檢查各部門是否按時、完整地收集歷史資料。2.整理歸檔情況：查看資料的分類、編號、編目等整理工作是否規(guī)范。3.存儲保管情況：檢查存儲環(huán)境是否符合要求，資料是否安全無損。4.查閱利用情況：核實查閱申請、審批、登記等流程是否執(zhí)行到位。5.鑒定銷毀情況：審查鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行，銷毀流程是否合規(guī)。（三）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，下達(dá)整改通知書，明確整改要