中辦展會管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)對中辦展會活動的管理，規(guī)范展會舉辦流程，確保展會活動安全、有序、高效進(jìn)行，維護(hù)展會秩序和各方合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于由本公司/組織主辦、承辦、協(xié)辦的各類展會活動，包括但不限于綜合性展會、專業(yè)性展會、貿(mào)易洽談會、產(chǎn)品推介會等。（三）基本原則1.合法性原則：展會活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，依法依規(guī)開展各項(xiàng)活動。2.規(guī)范性原則：建立健全展會活動管理制度和流程，確保展會籌備、舉辦等各環(huán)節(jié)規(guī)范有序。3.安全性原則：把保障展會活動安全放在首位，落實(shí)安全責(zé)任，加強(qiáng)安全管理，防范各類安全事故發(fā)生。4.效益性原則：注重展會活動的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，提高展會質(zhì)量和效果，促進(jìn)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和行業(yè)交流。二、展會申辦與審批（一）申辦條件1.申辦展會活動應(yīng)具有明確的主題、目的和內(nèi)容，符合國家產(chǎn)業(yè)政策和行業(yè)發(fā)展方向。2.具有相應(yīng)的辦展能力和條件，包括專業(yè)的組織團(tuán)隊(duì)、充足的資金保障、合適的場地資源等。3.展會活動應(yīng)具有一定的市場需求和行業(yè)影響力，預(yù)期能夠吸引一定數(shù)量的參展商、采購商和觀眾。（二）申辦流程1.申辦部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)提前向公司/組織提交展會申辦報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括展會名稱、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、內(nèi)容、組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等詳細(xì)信息。2.公司/組織對申辦報(bào)告進(jìn)行初步審核，評估展會活動的可行性和必要性。審核通過后，申辦部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照要求填寫展會審批申請表，并提交相關(guān)附件材料，如展會策劃方案、場地租賃合同、參展商及觀眾邀請函樣本等。3.公司/組織組織相關(guān)部門和專家對展會審批申請進(jìn)行聯(lián)合評審。評審內(nèi)容主要包括展會主題與公司/組織業(yè)務(wù)的契合度、市場前景、安全保障措施、經(jīng)費(fèi)預(yù)算合理性等。4.根據(jù)聯(lián)合評審意見，公司/組織做出審批決定。對于同意舉辦的展會活動，下達(dá)展會批準(zhǔn)文件，并明確展會活動的相關(guān)要求和注意事項(xiàng)。（三）變更與延期1.展會活動在舉辦過程中如需變更展會名稱、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、內(nèi)容等重要事項(xiàng)，申辦部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)提前向公司/組織提交變更申請報(bào)告，說明變更原因、變更內(nèi)容及對展會活動的影響，并按照審批流程重新辦理審批手續(xù)。2.因不可抗力或其他特殊原因需要延期舉辦展會活動的，申辦部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)向公司/組織報(bào)告，并提交延期申請說明。經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后，按照新的時(shí)間安排做好展會活動的各項(xiàng)籌備工作。三、展會籌備（一）組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.成立展會活動籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)展會活動的籌備工作。領(lǐng)導(dǎo)小組組長由公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。2.明確各部門在展會籌備工作中的職責(zé)分工。例如，市場推廣部門負(fù)責(zé)展會宣傳推廣、參展商及觀眾邀請等工作；展覽策劃部門負(fù)責(zé)展會的整體策劃、展位設(shè)計(jì)與搭建、展品布置等工作；后勤保障部門負(fù)責(zé)展會場地租賃、設(shè)備設(shè)施保障、餐飲住宿安排等工作；安全保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的安全保衛(wèi)、秩序維護(hù)等工作；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)展會活動的經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制、費(fèi)用核算與控制等工作。（二）展會策劃1.根據(jù)展會主題和目標(biāo)，制定詳細(xì)的展會策劃方案。策劃方案應(yīng)包括展會的整體布局、活動安排、展示內(nèi)容、配套服務(wù)等方面的內(nèi)容。2.展會策劃應(yīng)充分考慮市場需求和觀眾體驗(yàn)，注重創(chuàng)新和特色，突出展會的專業(yè)性和吸引力。同時(shí)，要結(jié)合公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和發(fā)展戰(zhàn)略，合理安排展示內(nèi)容和活動形式，提升展會的品牌價(jià)值。（三）參展商與觀眾組織1.制定參展商招募計(jì)劃，明確參展商的招募標(biāo)準(zhǔn)和流程。通過多種渠道發(fā)布參展商招募信息，如行業(yè)媒體、專業(yè)網(wǎng)站、社交媒體、電話邀請、郵件邀請等，吸引符合條件的企業(yè)參展。2.對報(bào)名參展的企業(yè)進(jìn)行資格審核，確保參展商的資質(zhì)和信譽(yù)。與參展商簽訂參展合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括展位面積、展位位置、參展費(fèi)用、展示要求、廣告宣傳等方面的內(nèi)容。3.制定觀眾組織計(jì)劃，通過多種方式邀請專業(yè)觀眾、采購商、行業(yè)專家等參觀展會。例如，向行業(yè)協(xié)會、商會、企業(yè)名錄等發(fā)送觀眾邀請函，利用社交媒體平臺進(jìn)行宣傳推廣，與相關(guān)機(jī)構(gòu)合作舉辦觀眾招募活動等。4.建立觀眾信息管理系統(tǒng)，對報(bào)名參觀的觀眾信息進(jìn)行收集、整理和分析。根據(jù)觀眾的行業(yè)背景、興趣愛好等因素，提供個(gè)性化的服務(wù)和引導(dǎo)，提高觀眾的參觀體驗(yàn)和滿意度。（四）場地布置與設(shè)備設(shè)施準(zhǔn)備1.根據(jù)展會策劃方案，進(jìn)行展會場地的設(shè)計(jì)和布置。合理劃分展位區(qū)域，安排通道、休息區(qū)、洽談區(qū)等功能區(qū)域，確保展會現(xiàn)場布局合理、交通順暢。2.按照展位設(shè)計(jì)要求，進(jìn)行展位搭建和展品布置。展位搭建應(yīng)符合安全規(guī)范和環(huán)保要求，注重展示效果和品牌形象。展品布置應(yīng)突出產(chǎn)品特點(diǎn)和優(yōu)勢，便于觀眾參觀和了解。3.提前準(zhǔn)備好展會所需的設(shè)備設(shè)施，如照明設(shè)備、音響設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，并進(jìn)行調(diào)試和檢查，確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。4.在展會現(xiàn)場設(shè)置咨詢服務(wù)臺，配備專業(yè)的工作人員，為參展商和觀眾提供咨詢、引導(dǎo)、投訴處理等服務(wù)。同時(shí)，設(shè)置信息發(fā)布區(qū)，及時(shí)發(fā)布展會相關(guān)信息和活動安排。（五）宣傳推廣1.制定展會宣傳推廣方案，明確宣傳目標(biāo)、宣傳渠道、宣傳內(nèi)容和宣傳時(shí)間安排。宣傳推廣應(yīng)突出展會的主題和亮點(diǎn)，吸引更多的參展商和觀眾關(guān)注。2.利用多種宣傳渠道進(jìn)行展會推廣，如制作展會宣傳海報(bào)、宣傳冊、邀請函等資料，在行業(yè)媒體、專業(yè)網(wǎng)站、社交媒體平臺等進(jìn)行廣告投放，舉辦新聞發(fā)布會、推介會等活動，邀請媒體記者進(jìn)行報(bào)道等。3.加強(qiáng)與行業(yè)協(xié)會、商會、企業(yè)聯(lián)盟等機(jī)構(gòu)的合作，通過聯(lián)合宣傳、資源共享等方式，擴(kuò)大展會的影響力和覆蓋面。4.建立展會官方網(wǎng)站和社交媒體賬號，及時(shí)發(fā)布展會動態(tài)、參展商信息、展品介紹等內(nèi)容，與觀眾進(jìn)行互動交流，提高展會的知名度和關(guān)注度。（六）安全保障1.制定展會活動安全保障方案，明確安全責(zé)任和安全措施。安全保障方案應(yīng)包括消防安全、治安保衛(wèi)、人員疏散、食品安全、設(shè)施設(shè)備安全等方面的內(nèi)容。2.對展會現(xiàn)場進(jìn)行安全檢查，排查安全隱患，確保場地設(shè)施、電氣設(shè)備、消防器材等符合安全要求。在展會現(xiàn)場設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)志，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備和應(yīng)急救援器材。3.加強(qiáng)對參展商和觀眾的安全教育，提醒他們注意安全事項(xiàng)，遵守展會秩序。在展會現(xiàn)場安排專人負(fù)責(zé)安全巡邏，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理各類安全問題。4.制定應(yīng)急預(yù)案，針對可能發(fā)生的火災(zāi)、地震、恐怖襲擊、突發(fā)疾病等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。（七）財(cái)務(wù)管理1.編制展會活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的支出范圍和標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括場地租賃費(fèi)用、展位搭建費(fèi)用、展品運(yùn)輸費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用、人員費(fèi)用、設(shè)備設(shè)施費(fèi)用、餐飲住宿費(fèi)用、安全保障費(fèi)用等方面的內(nèi)容。2.嚴(yán)格控制展會活動經(jīng)費(fèi)支出，建立經(jīng)費(fèi)審批制度，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。加強(qiáng)對經(jīng)費(fèi)使用情況的監(jiān)督和審計(jì)，定期進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和報(bào)表編制，及時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)收支情況。3.積極拓展展會活動的經(jīng)費(fèi)來源，如爭取政府補(bǔ)貼、企業(yè)贊助、參展商贊助等。合理安排經(jīng)費(fèi)使用，提高經(jīng)費(fèi)使用效益，確保展會活動的順利開展。四、展會舉辦（一）開幕式與閉幕式1.精心策劃展會開幕式和閉幕式活動，突出展會主題和特色，營造熱烈、隆重的氛圍。開幕式和閉幕式活動應(yīng)包括領(lǐng)導(dǎo)致辭、嘉賓講話、文藝表演、頒獎儀式等環(huán)節(jié)。2.提前做好開幕式和閉幕式的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如場地布置、音響設(shè)備調(diào)試、節(jié)目排練、嘉賓邀請等。確?；顒恿鞒添槙常黜?xiàng)環(huán)節(jié)銜接緊密。3.在開幕式和閉幕式活動中，注重宣傳公司/組織的品牌形象和業(yè)務(wù)成果，展示行業(yè)發(fā)展成就和趨勢。同時(shí)，加強(qiáng)與媒體的合作，及時(shí)進(jìn)行報(bào)道，擴(kuò)大活動影響力。（二）展會現(xiàn)場管理1.安排專人負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的管理工作，維護(hù)展會秩序。引導(dǎo)參展商和觀眾有序參觀，確保展位整潔、展品擺放整齊。2.加強(qiáng)對展會現(xiàn)場的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行安全保障方案，確保展會現(xiàn)場安全無事故。對發(fā)現(xiàn)的安全問題及時(shí)進(jìn)行處理，保障參展商和觀眾的人身財(cái)產(chǎn)安全。3.做好展會現(xiàn)場的服務(wù)工作，及時(shí)解答參展商和觀眾的咨詢，處理投訴和糾紛。為參展商和觀眾提供便利的服務(wù)設(shè)施，如餐飲、休息、充電等設(shè)施。4.加強(qiáng)對展會現(xiàn)場的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)，防止侵權(quán)行為發(fā)生。對參展商的展品和宣傳資料進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)審查，發(fā)現(xiàn)侵權(quán)行為及時(shí)制止并處理。（三）活動組織與安排1.根據(jù)展會策劃方案，組織開展各類配套活動，如研討會、論壇、新品發(fā)布會、商務(wù)洽談會等?；顒咏M織應(yīng)注重專業(yè)性和互動性，邀請行業(yè)專家、企業(yè)代表等參與，為參展商和觀眾提供交流合作的平臺。2.提前做好活動的策劃和組織工作，包括活動主題確定、嘉賓邀請、場地安排、議程設(shè)置等。確?；顒觾?nèi)容豐富、形式多樣，能夠滿足不同參展商和觀眾的需求。3.在活動現(xiàn)場安排專人負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)工作，確?；顒禹樌M(jìn)行。加強(qiáng)對活動現(xiàn)場的秩序維護(hù)和安全管理，保障活動參與者的人身安全和活動效果。五、展會后續(xù)工作（一）參展商與觀眾反饋收集1.展會結(jié)束后，及時(shí)收集參展商和觀眾的反饋意見。通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談、在線留言等方式，了解他們對展會活動的滿意度、意見和建議。2.對收集到的反饋意見進(jìn)行整理和分析，總結(jié)展會活動的優(yōu)點(diǎn)和不足之處。針對存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議，為今后舉辦類似展會活動提供參考。（二）展會總結(jié)與評估1.組織召開展會活動總結(jié)會議，對展會活動的整體情況進(jìn)行全面總結(jié)。各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)本部門在展會籌備和舉辦過程中的工作情況、取得的成績和存在的問題。2.根據(jù)展會活動總結(jié)會議的情況，撰寫展會活動總結(jié)報(bào)告?？偨Y(jié)報(bào)告應(yīng)包括展會活動的基本情況、籌備工作開展情況、活動組織實(shí)施情況、取得的成效、存在的問題及改進(jìn)措施等方面的內(nèi)容。3.對展會活動進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括展會規(guī)模、參展商滿意度、觀眾滿意度、媒體報(bào)道量、經(jīng)濟(jì)效益等方面。通過評估，客觀評價(jià)展會活動的質(zhì)量和效果，為今后展會活動的策劃和組織提供依據(jù)。（三）資料歸檔與管理1.將展會活動的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括展會申辦文件、策劃方案、參展商及觀眾信息、宣傳資料、活動照片、視頻等。資料歸