印章年審管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章年審工作，確保印章使用的合法性、安全性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營秩序，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各類印章的年審管理，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等?；驹瓌t印章年審工作應(yīng)遵循依法依規(guī)、全面審查、客觀公正、及時高效的原則。印章概述印章種類及用途1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署，代表公司的法人意志。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同，明確合同的法律效力。3.財務(wù)專用章：主要用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：在特定情況下，代表法定代表人行使職權(quán)，如辦理銀行賬戶業(yè)務(wù)等。印章樣式及規(guī)格詳細(xì)規(guī)定各類印章的樣式、尺寸、材質(zhì)等規(guī)格要求，確保印章的規(guī)范性和唯一性。年審內(nèi)容印章使用合規(guī)性審查1.審查印章使用是否符合公司的印章使用制度，包括審批流程、使用范圍等。2.檢查印章使用記錄，確保每一次使用都有完整的審批和登記。印章狀態(tài)檢查1.查看印章是否有損壞、磨損等情況，如有需及時修復(fù)或更換。2.確認(rèn)印章的保管環(huán)境是否安全，防止印章被盜用或濫用。相關(guān)文件及資料審查1.審查與印章使用相關(guān)的合同、協(xié)議、文件等，確保其內(nèi)容合法合規(guī)，不存在風(fēng)險隱患。2.檢查印章使用的授權(quán)文件，核實授權(quán)的有效性和準(zhǔn)確性。年審流程準(zhǔn)備階段1.每年[具體時間]前，由印章管理部門制定年審計劃，明確年審的范圍、時間安排、人員分工等。2.通知各印章使用部門和保管人員，準(zhǔn)備好相關(guān)的印章使用記錄、文件資料等。自查階段1.各印章使用部門和保管人員按照本辦法的要求，對本部門使用和保管的印章進(jìn)行自查，填寫《印章年審自查表》。2.自查內(nèi)容包括印章使用合規(guī)性、印章狀態(tài)、相關(guān)文件及資料等方面，并對自查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改。審查階段1.印章管理部門組織相關(guān)人員對各部門提交的自查情況進(jìn)行審查。2.通過查閱資料、實地檢查、訪談等方式，對印章的使用和管理情況進(jìn)行全面核實。3.對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與相關(guān)部門和人員溝通，要求其作出解釋并限期整改。結(jié)果反饋階段1.審查結(jié)束后，印章管理部門撰寫《印章年審報告》，總結(jié)年審情況，提出存在的問題和改進(jìn)建議。2.將《印章年審報告》提交公司管理層審批，并向各印章使用部門和保管人員反饋年審結(jié)果。3.對于年審不合格的印章，下達(dá)《印章整改通知書》，要求相關(guān)部門和人員在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。整改階段1.各印章使用部門和保管人員根據(jù)《印章整改通知書》的要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期完成整改。2.整改完成后，向印章管理部門提交《印章整改報告》，申請復(fù)查。3.印章管理部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查，如整改仍不符合要求，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。印章保管保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章安全存放，防止丟失、被盜用或濫用。2.嚴(yán)格按照公司的印章使用制度，辦理印章的使用手續(xù)，做好使用登記。3.定期對印章進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。保管環(huán)境要求1.設(shè)立專門的印章保管室，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、監(jiān)控設(shè)備等。2.印章保管室應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度適宜，防止印章受潮、生銹。印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對印章的數(shù)量、狀態(tài)、使用記錄等進(jìn)行逐一核對，填寫《印章交接清單》，三方簽字確認(rèn)。印章使用使用審批流程1.明確各類印章使用的審批層級和權(quán)限，一般情況下，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表人等逐級審批。2.申請人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明使用印章的事由、文件名稱、使用時間等信息，并附上相關(guān)的文件資料。3.審批人根據(jù)公司的規(guī)定和實際情況進(jìn)行審批，如同意使用，在申請表上簽字并注明使用要求。使用登記1.印章保管人員在印章使用前，必須對《印章使用申請表》及相關(guān)文件資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，方可蓋章。2.同時，在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄印章使用的日期、事由、文件名稱、申請人、審批人等信息。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.印章使用必須符合公司的業(yè)務(wù)范圍和法律法規(guī)要求，不得用于違法違規(guī)活動。監(jiān)督與責(zé)任追究監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計部門定期對印章的使用和管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.設(shè)立舉報信箱和舉報電話，接受公司員工和外部相關(guān)方對印章使用違規(guī)行為的舉報。責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用印章、違規(guī)使用印章或因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用等情況的，將視情節(jié)輕