發(fā)票失控管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)票管理，有效防范發(fā)票失控風(fēng)險(xiǎn)，保障公司財(cái)務(wù)安全和正常經(jīng)營(yíng)秩序，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及財(cái)務(wù)管理制度，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的各類發(fā)票管理，包括但不限于增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)、有序進(jìn)行。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：強(qiáng)化發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)發(fā)票取得、開具、保管、傳遞等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和化解潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在發(fā)票管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰、各司其職、相互配合。4.信息化管理原則：充分利用信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)發(fā)票管理的信息化、自動(dòng)化，提高管理效率和準(zhǔn)確性。二、發(fā)票管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司發(fā)票管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)發(fā)票的購(gòu)買、保管、發(fā)放、繳銷等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，對(duì)不符合規(guī)定的發(fā)票予以拒收，并及時(shí)要求對(duì)方重新開具。4.負(fù)責(zé)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，正確開具發(fā)票，并做好發(fā)票開具記錄。5.負(fù)責(zé)定期對(duì)公司發(fā)票使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決發(fā)票管理中存在的問(wèn)題。6.配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的檢查工作，提供所需的發(fā)票資料和信息。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)票的申請(qǐng)、取得、使用和保管等工作。2.按照合同約定和業(yè)務(wù)實(shí)際情況，及時(shí)、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教峁╅_票信息，確保發(fā)票開具內(nèi)容與業(yè)務(wù)相符。3.對(duì)取得的發(fā)票進(jìn)行初審，檢查發(fā)票的基本信息是否完整、準(zhǔn)確，發(fā)票內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)一致，并及時(shí)提交財(cái)務(wù)部門審核。4.負(fù)責(zé)保管好本部門的發(fā)票存根聯(lián)及相關(guān)業(yè)務(wù)資料，以備查閱。5.協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票管理的其他相關(guān)工作。（三）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)中發(fā)票的取得工作，確保取得的發(fā)票真實(shí)、合法、有效。2.與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)發(fā)票開具事宜，督促供應(yīng)商按照合同約定及時(shí)、準(zhǔn)確開具發(fā)票。3.對(duì)取得的發(fā)票進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的貨物或勞務(wù)名稱、數(shù)量、金額、稅率等是否與采購(gòu)合同一致，審核無(wú)誤后及時(shí)提交財(cái)務(wù)部門。4.協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票管理的其他相關(guān)工作。（四）銷售部門1.負(fù)責(zé)銷售業(yè)務(wù)中發(fā)票的開具工作，嚴(yán)格按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度的規(guī)定開具發(fā)票。2.根據(jù)銷售合同和客戶需求，準(zhǔn)確填寫發(fā)票內(nèi)容，確保發(fā)票開具信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.對(duì)開具的發(fā)票進(jìn)行自查，檢查發(fā)票的開具是否符合規(guī)定，發(fā)票聯(lián)次是否齊全、正確，并及時(shí)將發(fā)票交付給客戶。4.協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票管理的其他相關(guān)工作。（五）其他部門其他部門應(yīng)按照本辦法的規(guī)定，做好本部門涉及發(fā)票管理的相關(guān)工作，配合財(cái)務(wù)部門等做好發(fā)票管理的整體工作。三、發(fā)票取得管理（一）取得發(fā)票的基本要求1.業(yè)務(wù)部門在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)按照合同約定及時(shí)取得發(fā)票。取得的發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。2.發(fā)票的開具內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，包括貨物或勞務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.發(fā)票的抬頭應(yīng)填寫公司全稱，不得簡(jiǎn)寫、漏寫或錯(cuò)寫。（二）取得發(fā)票的審核1.業(yè)務(wù)部門取得發(fā)票后，應(yīng)首先對(duì)發(fā)票的基本信息進(jìn)行初審，包括發(fā)票的名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、發(fā)票專用章等是否齊全、清晰。2.重點(diǎn)審核發(fā)票內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)實(shí)際相符，如貨物或勞務(wù)的名稱、數(shù)量、金額等是否與合同約定一致，發(fā)票的稅率、稅額計(jì)算是否正確。3.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，還應(yīng)審核發(fā)票的抵扣聯(lián)是否符合抵扣要求，如發(fā)票密碼區(qū)是否清晰、完整，是否在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)等。4.業(yè)務(wù)部門初審無(wú)誤后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，對(duì)發(fā)票進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)不符合規(guī)定的發(fā)票予以拒收，并要求業(yè)務(wù)部門及時(shí)與對(duì)方聯(lián)系，重新開具發(fā)票。（三）特殊情況發(fā)票的處理1.如因業(yè)務(wù)特殊原因無(wú)法取得發(fā)票的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門說(shuō)明情況，并提供相關(guān)證明材料。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行判斷，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.對(duì)于取得的發(fā)票存在錯(cuò)誤或瑕疵的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方聯(lián)系，要求對(duì)方重新開具或更正發(fā)票。在重新開具或更正發(fā)票期間，應(yīng)妥善保管原發(fā)票，并確保業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。3.對(duì)于取得的發(fā)票涉嫌虛開或其他違法違規(guī)行為的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)立即停止相關(guān)業(yè)務(wù)處理，并及時(shí)向公司管理層報(bào)告，同時(shí)配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。四、發(fā)票開具管理（一）發(fā)票開具的基本要求1.銷售部門應(yīng)在發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)確認(rèn)營(yíng)業(yè)收入時(shí)，按照規(guī)定開具發(fā)票。不得虛開發(fā)票，不得開具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。2.開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)使用中文，民族自治地方可以同時(shí)使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。外商投資企業(yè)和外國(guó)企業(yè)可以同時(shí)使用一種外國(guó)文字。3.發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。4.開具發(fā)票的字跡應(yīng)清晰，不得壓線、錯(cuò)格。發(fā)票金額、稅額合計(jì)數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，大小寫金額應(yīng)一致。（二）發(fā)票開具的流程1.銷售部門根據(jù)銷售合同和客戶需求，填寫發(fā)票開具申請(qǐng)單，詳細(xì)注明開票信息、貨物或勞務(wù)名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等內(nèi)容。2.發(fā)票開具申請(qǐng)單經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)發(fā)票開具申請(qǐng)單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核開票信息是否準(zhǔn)確、完整，發(fā)票內(nèi)容是否與銷售合同一致，稅率、稅額計(jì)算是否正確等。審核無(wú)誤后，安排專人開具發(fā)票。4.發(fā)票開具人員按照審核后的發(fā)票開具申請(qǐng)單內(nèi)容，通過(guò)開票系統(tǒng)開具發(fā)票。開具完成后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)發(fā)票內(nèi)容，確保發(fā)票開具準(zhǔn)確無(wú)誤。5.發(fā)票開具人員將發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（如有）交付給客戶，并做好發(fā)票交付記錄。同時(shí)，將發(fā)票的記賬聯(lián)留存，作為記賬憑證的附件。（三）紅字發(fā)票的開具1.如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，需要開具紅字發(fā)票。2.銷售部門應(yīng)填寫紅字發(fā)票開具申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明開具紅字發(fā)票的原因、涉及的發(fā)票號(hào)碼、金額、稅額等信息，并經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)紅字發(fā)票開具申請(qǐng)單進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，按照規(guī)定的程序向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)開具紅字發(fā)票信息表。4.取得稅務(wù)機(jī)關(guān)開具的紅字發(fā)票信息表后，銷售部門根據(jù)紅字發(fā)票信息表的內(nèi)容，通過(guò)開票系統(tǒng)開具紅字發(fā)票。開具完成后，應(yīng)將紅字發(fā)票的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（如有）交付給客戶，并做好相關(guān)記錄。五、發(fā)票保管管理（一）發(fā)票保管的責(zé)任部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公司發(fā)票的保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的存放、保管，確保發(fā)票的安全。（二）發(fā)票保管的場(chǎng)所及設(shè)施要求1.發(fā)票應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或其他安全可靠的場(chǎng)所，確保發(fā)票存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防盜。2.存放發(fā)票的場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，以保障發(fā)票的安全。（三）發(fā)票保管的期限及銷毀1.發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。2.對(duì)已開具的發(fā)票存根聯(lián)及相關(guān)資料，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行整理、裝訂，并妥善保管。在保管期限內(nèi)，不得擅自銷毀發(fā)票存根聯(lián)及相關(guān)資料。3.如需銷毀發(fā)票存根聯(lián)及相關(guān)資料，應(yīng)提前向稅務(wù)機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（四）發(fā)票盤點(diǎn)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，確保發(fā)票賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期一般為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告。2.發(fā)票盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對(duì)發(fā)票的種類、數(shù)量、號(hào)碼等信息是否與發(fā)票登記簿記錄一致，檢查發(fā)票的存放是否安全、完好。3.如發(fā)現(xiàn)發(fā)票盤盈、盤虧或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)于盤盈、盤虧的發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，并及時(shí)向公司管理層報(bào)告。六、發(fā)票傳遞管理（一）發(fā)票傳遞的流程1.業(yè)務(wù)部門取得發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門。傳遞過(guò)程中，應(yīng)確保發(fā)票的安全、完整，避免發(fā)票丟失、損壞。2.業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間應(yīng)建立發(fā)票傳遞簽收制度，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。業(yè)務(wù)部門將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門時(shí)，應(yīng)填寫發(fā)票傳遞清單，注明發(fā)票的種類、號(hào)碼、金額、傳遞日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門傳遞的發(fā)票后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核、入賬等處理。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，要求對(duì)方重新提供發(fā)票或進(jìn)行更正。（二）發(fā)票傳遞的方式1.發(fā)票傳遞應(yīng)優(yōu)先采用電子方式，如通過(guò)電子郵件、財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)等進(jìn)行傳遞。電子傳遞應(yīng)確保發(fā)票信息的清晰、完整，便于財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核和處理。2.如因特殊原因無(wú)法采用電子方式傳遞的，可采用紙質(zhì)方式傳遞。紙質(zhì)傳遞時(shí)，應(yīng)使用專門的發(fā)票傳遞袋或信封，并在封口處加蓋騎縫章，確保發(fā)票傳遞過(guò)程的安全。（三）發(fā)票傳遞過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)對(duì)發(fā)票傳遞過(guò)程的監(jiān)控，確保發(fā)票及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞到財(cái)務(wù)部門。對(duì)于傳遞時(shí)間較長(zhǎng)或存在異常情況的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行跟蹤和催辦。2.建立發(fā)票傳遞風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)發(fā)票傳遞過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前預(yù)警。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票傳遞延遲、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，避免給公司造成損失。3.加強(qiáng)對(duì)發(fā)票傳遞人員的培訓(xùn)和教育，提高其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，確保發(fā)票傳遞過(guò)程的安全、規(guī)范。七、發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)防控與監(jiān)督檢查（一）發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)防控措施1.加強(qiáng)對(duì)員工的發(fā)票管理培訓(xùn)，提高員工的發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國(guó)家稅收法律法規(guī)、發(fā)票管理規(guī)定、發(fā)票真?zhèn)巫R(shí)別方法等。2.建立發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)公司發(fā)票管理情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并采取相應(yīng)的防控措施。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商、客戶的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解發(fā)票開具、取得等方面的情況，避免因溝通不暢導(dǎo)致發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)。4.利用信息技術(shù)手段，對(duì)發(fā)票管理的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，如通過(guò)發(fā)票管理系統(tǒng)對(duì)發(fā)票的開具、取得、認(rèn)證、抵扣等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（二）發(fā)票監(jiān)督檢查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司發(fā)票管理情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的取得、開具、保管、傳遞等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況等。2.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查發(fā)票管理的內(nèi)部控制制度是否健全、有效，發(fā)票管理工作是否存在違規(guī)行為等。3.稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門對(duì)公司發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查時(shí)，公司各部門應(yīng)積極配合，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任追究的原則1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致發(fā)票失控或給公司造成損失的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任追究應(yīng)遵循實(shí)事求是、客觀公正、責(zé)罰相當(dāng)?shù)脑瓌t，根據(jù)責(zé)任大小和造成損失的程度，給予相應(yīng)的處罰。（二）責(zé)任追究的情形及方式1.因業(yè)務(wù)部門原因，未及時(shí)取得發(fā)票或取得的發(fā)票不符合規(guī)定，導(dǎo)致公司無(wú)法正常抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額或遭受其他損失的，對(duì)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過(guò)、記大過(guò)、降職等處分；給公司造成重大損失的，依法追究法律責(zé)任。2.因財(cái)務(wù)部門原因，未對(duì)發(fā)票進(jìn)行嚴(yán)格審核或未按照規(guī)定保管發(fā)票，導(dǎo)致發(fā)票失控或給公司造成損失的，對(duì)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過(guò)、記大過(guò)、降職等處分；給公司造成重大損失的，依法追究法律責(zé)任。3.因采購(gòu)部門原因，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)不暢，導(dǎo)致發(fā)票開具不及時(shí)或發(fā)票內(nèi)容不符合規(guī)定，給公司造成損失的，對(duì)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記