中南檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強中南公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中南公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。4.方便利用原則：檔案管理應便于公司內(nèi)部各部門及人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的集中管理和日常工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理辦法。2.制定和完善公司檔案管理制度、工作流程和標準規(guī)范。3.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。6.對所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）各部門檔案管理職責公司各部門應明確專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受檔案管理部門的指導和監(jiān)督。其主要職責包括：1.負責本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.積極利用檔案為部門工作服務，及時查閱和歸還檔案。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，印章管理檔案等。2.經(jīng)營管理類：涵蓋市場營銷、合同管理、財務管理、審計管理、風險管理等方面的文件材料。3.生產(chǎn)管理類：涉及生產(chǎn)計劃、工藝技術(shù)、質(zhì)量管理、設備管理、物資管理等檔案。4.技術(shù)研發(fā)類：包括科研項目立項、研究報告、技術(shù)成果、專利申請等文件。5.基本建設類：有關(guān)公司基本建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。6.會計檔案：按照國家會計檔案管理規(guī)定進行分類，包括會計憑證、會計賬簿、財務報告等。7.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映公司重要活動和工作場景的資料。8.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件和資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.采用層次編碼法，由大類代碼、分類代碼、年度代碼、順序號等組成。2.大類代碼：用大寫字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示經(jīng)營管理類等。3.分類代碼：根據(jù)各類檔案的具體分類，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示公司設立文件，“02”表示股東會會議文件等。4.年度代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。5.順序號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，一份行政管理類的公司設立文件，編號為“A0120230001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級機關(guān)來文，包括批復、通知、通報等。2.公司內(nèi)部形成的各類文件，如請示、報告、決定、紀要等。3.合同協(xié)議、招投標文件、經(jīng)濟往來信函等經(jīng)營管理文件。4.生產(chǎn)過程中的各類記錄、報表、圖紙等生產(chǎn)管理文件。5.技術(shù)研發(fā)項目的相關(guān)資料，如實驗報告、技術(shù)方案等。6.基本建設項目的各類文件，如規(guī)劃設計文件、施工記錄等。7.會計憑證、賬簿、報表等會計檔案。8.反映公司重要活動和工作場景的照片、錄音、錄像等聲像檔案。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署齊全。3.電子文件應采用通用格式保存，并確保其真實性、完整性和可讀性。4.聲像檔案應注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類方案進行分類，對每份文件進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案：按照分類方案進行分類存儲，建立電子文件夾，對每份電子文件進行命名，命名規(guī)則應與紙質(zhì)檔案編號相對應，并建立電子文件目錄。3.聲像檔案：按照形成時間或內(nèi)容進行分類整理，編制聲像檔案目錄，注明載體形式、拍攝時間、地點、內(nèi)容摘要等信息。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門。對于重大項目或特殊事項形成的檔案，應在項目結(jié)束或事項辦理完畢后[具體時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，做到分類準確、編號規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊。2.電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。3.聲像檔案應配有文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息。（三）移交手續(xù)檔案移交時，移交部門應填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息。檔案管理部門接收檔案后，雙方應在移交清單上簽字確認。六、檔案的保管（一）保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。3.對電子檔案應進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。（三）檔案清查檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。清查結(jié)果應形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定標準，對到期檔案進行鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，報公司主管領(lǐng)導審批。2.檔案銷毀清冊應注明檔案的類別、名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊永久保存。八、檔案的利用（一）利用原則公司檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司各項工作提供服務。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應在檔案查閱登記簿上登記，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.復制：根據(jù)工作需要，經(jīng)檔案管理部門負責人批準，可以對檔案進行復制。復制檔案應注明復制日期、復制人等信息，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子圖像，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的目錄信息和全文信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。4.安