商務(wù)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司商務(wù)采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有商務(wù)采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，不得偏袒任何供應(yīng)商，保障所有供應(yīng)商平等參與競爭。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益，實現(xiàn)公司利益最大化。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，維護公司的商業(yè)信譽。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負責(zé)審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。（二）采購執(zhí)行部門采購部為公司采購執(zhí)行部門，負責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求及時采購所需物資和服務(wù)。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護供應(yīng)商關(guān)系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.對采購成本進行分析和控制，定期向上級匯報采購工作情況。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負責(zé)提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并參與采購過程中的技術(shù)評審和驗收工作。2.財務(wù)部：負責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，辦理采購付款手續(xù)。3.質(zhì)量部：負責(zé)對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量進行檢驗和驗收，確保符合公司要求。4.法務(wù)部：負責(zé)審查采購合同，提供法律咨詢和支持，確保采購合同合法有效。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并提交部門負責(zé)人審核。2.部門負責(zé)人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和預(yù)算安排，對采購申請進行審批，批準后的采購申請交采購部辦理采購業(yè)務(wù)。（二）采購計劃制定采購部收到經(jīng)批準的采購申請后，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并報采購決策委員會備案。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找：采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.供應(yīng)商篩選：采購部對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，主要考察供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，確定入圍供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商評估：采購部組織相關(guān)部門對入圍供應(yīng)商進行實地考察和評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，評估結(jié)果作為選擇供應(yīng)商的重要依據(jù)。4.供應(yīng)商選擇：采購部根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。對于重大采購項目，應(yīng)采用招標、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商。5.供應(yīng)商管理：采購部建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作情況等，并定期對供應(yīng)商進行考核和評價。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部與選定的供應(yīng)商進行采購談判，明確采購物資或服務(wù)的價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款，爭取最有利的采購條件。談判過程中，采購人員應(yīng)做好記錄，形成《采購談判記錄》。2.合同簽訂：采購談判達成一致后，采購部起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同合法有效。（五）采購訂單下達采購部根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部負責(zé)人審核后發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。（六）采購驗收1.到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨前，應(yīng)提前通知采購部預(yù)計到貨時間。采購部收到到貨通知后，及時通知需求部門做好驗收準備。2.驗收準備：需求部門組織相關(guān)人員，根據(jù)采購合同和技術(shù)要求，制定驗收方案，明確驗收標準和方法。3.驗收實施：采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。對于需要進行性能測試或試用的物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行測試和試用。驗收過程中，驗收人員應(yīng)做好記錄，形成《采購驗收記錄》。4.驗收結(jié)果處理：驗收合格的物資或服務(wù)，需求部門在《采購驗收記錄》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資或服務(wù)，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格為止。如因供應(yīng)商原因給公司造成損失的，公司有權(quán)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（七）采購付款1.付款申請：采購部根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，附上采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，提交財務(wù)部審核。2.付款審核：財務(wù)部對《付款申請表》及相關(guān)資料進行審核，核實采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性和準確性，審核無誤后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行：分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。對于貨到付款的采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部在收到驗收合格的發(fā)票和驗收報告后，及時支付貨款；對于預(yù)付款或分期付款的采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部按照合同約定的比例和時間支付款項。四、采購方式（一）招標采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、涉及面廣的采購項目，應(yīng)采用招標采購方式。招標采購應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進行，發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商投標，通過評標確定中標供應(yīng)商。（二）競爭性談判采購對于技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的采購項目，可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應(yīng)邀請不少于三家供應(yīng)商參與談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。（三）詢價采購對于規(guī)格標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足、價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。詢價采購應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，比較供應(yīng)商的報價，選擇報價合理、交貨期短的供應(yīng)商成交。（四）單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：1.只能從唯一供應(yīng)商處采購的。2.發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。3.必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批，并與供應(yīng)商進行充分協(xié)商，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估采購部應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險進行識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等，并評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險管理：加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用評價體系，定期對供應(yīng)商進行考核和評價，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險管理：嚴格按照采購合同和質(zhì)量標準進行驗收，加強對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗和檢測，確保采購物資和服務(wù)符合公司要求。對于重要的采購項目，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保函或質(zhì)量保險，降低質(zhì)量風(fēng)險。3.價格風(fēng)險管理：關(guān)注市場價格動態(tài)，建立價格預(yù)警機制，及時掌握價格變化信息，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低價格波動風(fēng)險。對于價格波動較大的物資或服務(wù)，可采用套期保值等方式進行價格風(fēng)險管理。4.法律風(fēng)險管理：加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法有效，避免法律糾紛。在采購過程中，如遇到法律問題，及時咨詢法務(wù)部，尋求專業(yè)的法律支持和幫助。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對采購活動進行定期審計和監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況