取證管理辦法規(guī)定總則目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織的取證管理工作，確保在各類業(yè)務活動中能夠依法、合規(guī)、高效地獲取和使用證據(jù)，維護公司/組織的合法權益，保障業(yè)務的順利開展。適用范圍本辦法適用于公司/組織內涉及需要獲取、保存、使用證據(jù)的所有部門和業(yè)務活動，包括但不限于合同糾紛、知識產(chǎn)權保護、法律訴訟、內部審計等?；驹瓌t1.合法性原則：取證活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準，確保所獲取的證據(jù)具有法律效力。2.真實性原則：證據(jù)應真實、客觀地反映業(yè)務事實，不得偽造、篡改證據(jù)。3.完整性原則：全面、完整地收集與業(yè)務相關的各類證據(jù)，避免遺漏重要信息。4.及時性原則：在規(guī)定的時間內及時進行取證工作，防止證據(jù)滅失或難以獲取。取證流程證據(jù)收集計劃1.在開展涉及取證的業(yè)務活動前，相關部門應制定詳細的證據(jù)收集計劃。計劃應明確取證的目的、范圍、方法、時間節(jié)點以及責任人等。2.對于重大業(yè)務事項或可能涉及法律風險的活動，應提前與法務部門溝通，確保證據(jù)收集計劃符合法律要求。證據(jù)收集方法1.文件資料收集查閱公司/組織內部的各類文件、檔案、記錄等，包括但不限于合同、協(xié)議、會議紀要、財務報表、業(yè)務數(shù)據(jù)等。要求相關人員提供與業(yè)務活動有關的書面材料，并進行妥善保管。2.電子數(shù)據(jù)取證對于電子設備中存儲的與業(yè)務相關的數(shù)據(jù)，如電子郵件、即時通訊記錄、數(shù)據(jù)庫信息等，應按照相關法律法規(guī)和技術規(guī)范進行提取和保存。采用專業(yè)的數(shù)據(jù)取證工具和技術手段，確保電子數(shù)據(jù)的完整性和真實性。在提取電子數(shù)據(jù)時，應制作詳細的取證記錄，包括取證時間、地點、設備信息、數(shù)據(jù)來源等。3.證人證言獲取對于知曉業(yè)務事實的證人，應及時進行詢問，并制作證人證言筆錄。證人證言筆錄應經(jīng)證人簽字確認。在詢問證人時，應遵循合法、公正、客觀的原則，不得誘導證人提供虛假證言。4.視聽資料收集對于與業(yè)務活動相關的視聽資料，如錄音、錄像等，應確保其來源合法、內容真實。對視聽資料進行妥善保存，并注明錄制時間、地點、錄制人等信息。證據(jù)整理與審核1.收集到的證據(jù)應及時進行整理，按照證據(jù)的類別、時間順序等進行分類歸檔。2.相關部門應對收集到的證據(jù)進行初步審核，確保證據(jù)的真實性、完整性和關聯(lián)性。對于存在疑問或不符合要求的證據(jù)，應及時補充或重新收集。3.法務部門應對經(jīng)過初步審核的證據(jù)進行最終審核，從法律角度對證據(jù)的合法性和證明力進行評估。對于重大業(yè)務事項的證據(jù)，法務部門應參與整個審核過程，并提供專業(yè)的法律意見。證據(jù)保存1.建立專門的證據(jù)保管場所，確保證據(jù)的安全存放。保管場所應具備防火、防潮、防蟲等條件，防止證據(jù)損壞或丟失。2.對證據(jù)進行分類存儲，采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式。對于電子證據(jù)，應定期進行備份，并存儲在不同的介質和地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立證據(jù)保管臺賬，詳細記錄證據(jù)的名稱、類別、來源、收集時間、保管期限等信息，便于查詢和管理。4.明確證據(jù)的保管期限，根據(jù)業(yè)務性質和法律法規(guī)要求確定合理的保管期限。在保管期限屆滿后，應按照規(guī)定的程序進行銷毀或存檔。證據(jù)使用使用范圍1.公司/組織內部在進行業(yè)務決策、風險評估、內部審計等工作時，可以根據(jù)需要使用已獲取的證據(jù)。2.在涉及法律糾紛、仲裁、訴訟等外部程序時，按照法律規(guī)定和司法程序提供和使用證據(jù)。使用審批1.公司/組織內部使用證據(jù)，應填寫證據(jù)使用申請表，注明使用目的、證據(jù)名稱、使用部門等信息，經(jīng)部門負責人審批后，方可從證據(jù)保管場所獲取證據(jù)。2.對于涉及向外部機構或個人提供證據(jù)的情況，應按照公司/組織的對外信息披露管理規(guī)定進行審批，確保證據(jù)的提供符合法律法規(guī)和公司/組織的利益。使用記錄1.建立證據(jù)使用記錄制度，詳細記錄證據(jù)的使用時間、使用部門、使用目的、使用人員等信息。2.證據(jù)使用記錄應妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計。監(jiān)督與責任監(jiān)督機制1.公司/組織內部設立專門的取證管理監(jiān)督小組，負責對取證管理工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應檢查取證流程是否合規(guī)、證據(jù)收集是否完整、證據(jù)保存是否安全等情況，并及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.定期對取證管理工作進行評估，總結經(jīng)驗教訓，不斷完善取證管理辦法。責任追究1.對于在取證管理工作中違反本辦法規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。2.因故意或重大過失導致證據(jù)滅失、偽造、篡改等情況，給公司/組織造成損失的，應依法追究相關人員的法律責任。3.對于在取證管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。附則解釋權本辦法由公司/組織[具體部門]負責解釋。修訂與廢止1.本辦法應根據(jù)