只能印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司智能印章的管理，規(guī)范智能印章的使用流程，確保公司印章使用的安全性、合法性和有效性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營管理活動(dòng)中涉及的智能印章使用與管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：智能印章的使用與管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保智能印章的存儲(chǔ)、使用過程安全可靠，防止印章信息泄露和濫用。3.權(quán)責(zé)明確原則：明確智能印章使用各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任清晰、追究有據(jù)。4.高效便捷原則：在保障安全的前提下，優(yōu)化智能印章使用流程，提高工作效率。二、智能印章概述（一）智能印章定義智能印章是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對傳統(tǒng)印章進(jìn)行智能化改造，實(shí)現(xiàn)印章使用過程的自動(dòng)化監(jiān)控、記錄和管理的印章系統(tǒng)。（二）智能印章分類1.實(shí)體智能印章：在傳統(tǒng)印章基礎(chǔ)上集成智能芯片、傳感器等設(shè)備，具備實(shí)時(shí)定位、使用記錄、遠(yuǎn)程監(jiān)控等功能。2.虛擬智能印章：基于電子簽名技術(shù)，通過數(shù)字證書等方式實(shí)現(xiàn)電子印章的功能，具有與實(shí)體印章同等的法律效力。（三）智能印章功能1.身份認(rèn)證功能：通過密碼、指紋、面部識(shí)別等多種方式對使用人員進(jìn)行身份驗(yàn)證。2.使用記錄功能：詳細(xì)記錄印章使用的時(shí)間、地點(diǎn)、文件內(nèi)容、使用人等信息。3.遠(yuǎn)程監(jiān)控功能：管理人員可實(shí)時(shí)監(jiān)控印章的使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常操作。4.權(quán)限管理功能：根據(jù)不同崗位和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置不同的印章使用權(quán)限。三、智能印章管理職責(zé)（一）管理部門職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)智能印章管理辦法的制定、修訂和解釋。統(tǒng)籌智能印章系統(tǒng)的選型、采購、安裝和維護(hù)。對智能印章使用情況進(jìn)行定期檢查和統(tǒng)計(jì)分析。2.信息部門負(fù)責(zé)智能印章系統(tǒng)的技術(shù)支持和安全保障。確保智能印章系統(tǒng)與公司其他信息系統(tǒng)的有效對接。及時(shí)處理智能印章系統(tǒng)運(yùn)行過程中的技術(shù)故障。（二）使用部門職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)智能印章的日常使用和保管。2.嚴(yán)格按照規(guī)定流程申請、使用智能印章，確保印章使用的合規(guī)性。3.對智能印章使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給管理部門。（三）審批人員職責(zé)1.根據(jù)公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求，認(rèn)真審核智能印章使用申請。2.對智能印章使用的真實(shí)性、合法性和必要性負(fù)責(zé)。3.及時(shí)審批智能印章使用申請，不得拖延或拒絕。四、智能印章使用流程（一）申請1.使用人填寫《智能印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、文件名稱、用印范圍等信息。2.將申請表提交給本部門負(fù)責(zé)人審核。（二）審核1.部門負(fù)責(zé)人對用印申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查用印事由是否合理、文件內(nèi)容是否合規(guī)。2.審核通過后，在申請表上簽署意見并提交給審批人員。（三）審批1.審批人員根據(jù)公司規(guī)定和審批權(quán)限，對用印申請進(jìn)行最終審批。2.審批通過后，在申請表上簽署審批意見。（四）用印1.使用人持審批通過的申請表到智能印章管理部門領(lǐng)取智能印章。2.在智能印章系統(tǒng)中進(jìn)行身份驗(yàn)證，按照系統(tǒng)提示完成用印操作。3.用印完成后，及時(shí)將智能印章歸還智能印章管理部門。（五）記錄1.智能印章系統(tǒng)自動(dòng)記錄用印時(shí)間、地點(diǎn)、文件內(nèi)容、使用人等詳細(xì)信息。2.管理部門定期對用印記錄進(jìn)行整理和歸檔，以備查詢。五、智能印章安全管理（一）存儲(chǔ)安全1.智能印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全存儲(chǔ)設(shè)備中，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.定期對存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止設(shè)備故障導(dǎo)致印章信息丟失。（二）使用安全1.使用智能印章時(shí)，必須嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保印章使用安全。2.嚴(yán)禁在未通過身份驗(yàn)證的情況下使用智能印章。3.如發(fā)現(xiàn)智能印章使用異常，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告管理部門。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.加強(qiáng)智能印章系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備。2.定期對智能印章系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全漏洞掃描和修復(fù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.嚴(yán)格控制智能印章系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。（四）數(shù)據(jù)安全1.對智能印章使用記錄等數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)泄露。2.定期備份智能印章系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。3.嚴(yán)格限制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查看和使用數(shù)據(jù)。六、智能印章監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.管理部門定期對智能印章的使用情況進(jìn)行檢查，包括使用記錄、審批流程、安全措施等方面。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對智能印章管理情況進(jìn)行審計(jì)，審查智能印章使用的合規(guī)性、安全性和效益性。2.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出改進(jìn)建議和措施，促進(jìn)智能印章管理水平的提升。（三）違規(guī)處理1.對于違反智能印章管理辦法的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。七、智能印章的維護(hù)與更新（一）維護(hù)計(jì)劃1.管理部門制定智能印章系統(tǒng)的維護(hù)計(jì)劃，定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和升級。2.維護(hù)計(jì)劃應(yīng)包括硬件設(shè)備維護(hù)、軟件系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等方面的內(nèi)容。（二）故障處理1.建立智能印章系統(tǒng)故障應(yīng)急處理機(jī)制，及時(shí)響應(yīng)和處理系統(tǒng)故障。2.在系統(tǒng)故障發(fā)生時(shí)，應(yīng)采取臨時(shí)應(yīng)急措施，確保印章使用不受影響，并盡快恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。（三）更新升級1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)