會(huì)議信息管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)議信息的管理，確保會(huì)議信息的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，提高會(huì)議效率和決策質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議信息的管理，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題研討會(huì)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：會(huì)議信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，表述規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：及時(shí)收集、整理、傳遞會(huì)議信息，確保信息的時(shí)效性，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保會(huì)議信息的安全。二、會(huì)議信息的分類與內(nèi)容要求（一）會(huì)議信息分類1.會(huì)議通知信息：包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。2.會(huì)議紀(jì)要信息：記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間等。3.會(huì)議文件信息：如會(huì)議報(bào)告、提案、資料等相關(guān)文件。4.會(huì)議錄音錄像信息：對(duì)重要會(huì)議進(jìn)行錄音錄像形成的資料。（二）內(nèi)容要求1.會(huì)議通知信息主題明確，準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議核心內(nèi)容。時(shí)間具體到年、月、日、時(shí)、分，地點(diǎn)詳細(xì)準(zhǔn)確，包括樓層、房間號(hào)等。參會(huì)人員范圍界定清晰，如有特殊要求需明確說明。議程安排合理，邏輯清晰，各議題時(shí)間分配明確。2.會(huì)議紀(jì)要信息真實(shí)記錄會(huì)議討論過程和結(jié)果，不得遺漏重要內(nèi)容。決議事項(xiàng)表述準(zhǔn)確，責(zé)任人和完成時(shí)間明確，具有可操作性。對(duì)會(huì)議中的不同觀點(diǎn)和討論情況進(jìn)行客觀記錄，如有爭(zhēng)議應(yīng)記錄各方意見。3.會(huì)議文件信息文件內(nèi)容應(yīng)與會(huì)議主題相關(guān)，具有針對(duì)性和實(shí)用性。格式規(guī)范，排版整齊，文字表述清晰準(zhǔn)確。如有附件，應(yīng)注明附件名稱和數(shù)量，并確保附件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。4.會(huì)議錄音錄像信息錄音錄像應(yīng)清晰可辨，聲音和圖像質(zhì)量良好。妥善保存原始錄音錄像資料，如需整理文字記錄，應(yīng)確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。三、會(huì)議信息的收集與整理（一）收集責(zé)任1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議通知信息的發(fā)布，并確保參會(huì)人員及時(shí)收到通知。2.會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要信息的記錄和整理。3.會(huì)議相關(guān)資料的準(zhǔn)備人員負(fù)責(zé)會(huì)議文件信息的收集和整理。4.如需進(jìn)行會(huì)議錄音錄像，由指定的技術(shù)人員負(fù)責(zé)操作和資料保存。（二）收集方式1.會(huì)議通知信息通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)通知等方式發(fā)布。2.會(huì)議紀(jì)要信息由記錄人員現(xiàn)場(chǎng)記錄，可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式。3.會(huì)議文件信息由相關(guān)人員在會(huì)議前提交給會(huì)議組織者，或在會(huì)議過程中發(fā)放給參會(huì)人員，并由會(huì)議組織者統(tǒng)一收集整理。4.會(huì)議錄音錄像通過專業(yè)的錄音錄像設(shè)備進(jìn)行錄制，錄制過程中應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行，記錄完整。（三）整理要求1.會(huì)議通知信息整理時(shí)，應(yīng)核對(duì)發(fā)布的準(zhǔn)確性和完整性，確保所有參會(huì)人員均收到通知。2.會(huì)議紀(jì)要信息整理時(shí)，記錄人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行整理和核對(duì)，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰。整理后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照會(huì)議時(shí)間順序編號(hào)，并注明會(huì)議名稱、日期、地點(diǎn)等信息。3.會(huì)議文件信息整理時(shí)，應(yīng)按照文件的性質(zhì)、類別進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的文件夾或檔案，確保文件存放有序，便于查找。4.會(huì)議錄音錄像信息整理時(shí)，應(yīng)按照錄制時(shí)間、會(huì)議名稱等進(jìn)行分類標(biāo)注，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄，方便快速查找和調(diào)用。對(duì)于重要的錄音錄像資料，應(yīng)進(jìn)行備份保存，防止數(shù)據(jù)丟失。四、會(huì)議信息的傳遞與共享（一）傳遞流程1.會(huì)議通知信息發(fā)布后，參會(huì)人員應(yīng)及時(shí)確認(rèn)是否收到通知，并按照要求準(zhǔn)備相關(guān)資料。2.會(huì)議紀(jì)要信息整理完成后，由會(huì)議組織者審核簽字，然后根據(jù)會(huì)議決議事項(xiàng)和參會(huì)人員范圍，通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文檔等方式傳遞給相關(guān)人員。3.會(huì)議文件信息整理后，由會(huì)議組織者根據(jù)需要將文件分發(fā)給參會(huì)人員或相關(guān)部門，并確保文件傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.會(huì)議錄音錄像信息整理完成后，如需共享，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限和方式進(jìn)行操作，確保信息安全。一般情況下，重要會(huì)議的錄音錄像資料僅提供給特定人員或部門，如需擴(kuò)大共享范圍，需經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）共享平臺(tái)1.公司建立專門的會(huì)議信息管理平臺(tái)，用于會(huì)議通知的發(fā)布、會(huì)議紀(jì)要的存儲(chǔ)與查詢、會(huì)議文件的共享等。會(huì)議信息管理平臺(tái)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責(zé)和工作需要，擁有相應(yīng)的訪問權(quán)限。2.對(duì)于一些緊急或重要的會(huì)議信息，可通過公司內(nèi)部即時(shí)通訊工具進(jìn)行臨時(shí)溝通和傳遞，但事后應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息整理并上傳至?xí)h信息管理平臺(tái)，確保信息的完整性和可追溯性。（三）傳遞與共享的注意事項(xiàng)1.傳遞會(huì)議信息時(shí)，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，避免信息丟失或誤傳。對(duì)于重要信息，應(yīng)進(jìn)行多次核對(duì)，確保接收方準(zhǔn)確理解信息內(nèi)容。2.共享會(huì)議信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，確保信息不泄露給無(wú)關(guān)人員。對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議信息，應(yīng)采取加密傳輸、限制訪問等措施，確保信息安全。3.及時(shí)跟蹤會(huì)議信息的傳遞與共享情況，對(duì)于未及時(shí)接收或反饋的人員，應(yīng)及時(shí)提醒，確保會(huì)議信息能夠有效傳達(dá)和執(zhí)行。五、會(huì)議信息的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.會(huì)議通知信息應(yīng)按照發(fā)布時(shí)間順序進(jìn)行電子存檔，保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。2.會(huì)議紀(jì)要信息應(yīng)同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)存檔和電子存檔。紙質(zhì)存檔應(yīng)使用專用的檔案盒或文件夾，按照會(huì)議時(shí)間順序排列；電子存檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。3.會(huì)議文件信息應(yīng)按照分類進(jìn)行電子存檔和紙質(zhì)存檔。電子存檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立相應(yīng)的文件夾或數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和查詢；紙質(zhì)存檔應(yīng)使用專用的檔案盒或文件夾，按照文件類別和時(shí)間順序排列。保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。4.會(huì)議錄音錄像信息應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的存儲(chǔ)設(shè)備上，按照錄制時(shí)間、會(huì)議名稱等進(jìn)行分類標(biāo)注，建立索引目錄。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)錄音錄像資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（二）保管責(zé)任1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議信息的統(tǒng)一保管和定期檢查，確保檔案的完整性和安全性。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門會(huì)議信息的收集、整理和保管工作，并按照公司檔案管理要求及時(shí)將相關(guān)信息移交至檔案管理部門。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議信息，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。（三）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.存儲(chǔ)會(huì)議信息的電子設(shè)備應(yīng)具備良好的硬件性能和穩(wěn)定的運(yùn)行環(huán)境，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的檔案室內(nèi)，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、滅火器等。3.存儲(chǔ)會(huì)議錄音錄像信息的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行清潔和維護(hù)，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止自然災(zāi)害等意外情況造成數(shù)據(jù)損壞。六、會(huì)議信息的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)議信息時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)。一般情況下，查閱會(huì)議通知信息、會(huì)議紀(jì)要信息、會(huì)議文件信息等，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議信息，查閱人員需經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得進(jìn)行復(fù)制、拍照、錄音等操作。3.外部單位或人員如需查閱公司會(huì)議信息，應(yīng)按照公司對(duì)外信息披露的相關(guān)規(guī)定，履行必要的審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議后方可查閱。（二）使用規(guī)定1.查閱會(huì)議信息時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需摘錄或引用會(huì)議信息內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并確保摘錄或引用內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.會(huì)議信息僅供查閱人員在其工作范圍內(nèi)使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露給無(wú)關(guān)人員。如需將會(huì)議信息用于其他用途，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的會(huì)議資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。七、會(huì)議信息的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)會(huì)議信息管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)會(huì)議信息存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護(hù)，定期更換密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。3.在會(huì)議信息傳遞過程中，對(duì)于涉及公司機(jī)密的信息，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保信息安全。4.嚴(yán)格控制會(huì)議信息的查閱和使用范圍，對(duì)查閱和使用人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息，以便進(jìn)行追溯和管理。（二）安全管理1.建立會(huì)議信息安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，定期對(duì)會(huì)議信息存儲(chǔ)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.制定會(huì)議信息安全應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的信息泄露、數(shù)據(jù)丟失等安全事件，制定相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，確保能夠及時(shí)、有效地應(yīng)對(duì)安全事故。3.加強(qiáng)對(duì)會(huì)議信息管理場(chǎng)所的安全防范，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，確保會(huì)議信息的物理安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立會(huì)議信息管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議信息管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查會(huì)議信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括信息收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、查閱等，確保各項(xiàng)管理工作符合本辦法的規(guī)定和公司相關(guān)要求。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保問題得到有效解決。（二）考核辦法1.將會(huì)議信息管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門和相關(guān)人員的會(huì)議信息管理工作進(jìn)行考核