印章發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章發(fā)文管理，規(guī)范發(fā)文流程，確保公司文件的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門以公司名義對(duì)外發(fā)出的各類公文、函件、報(bào)告、通知等文件的印章使用及發(fā)文管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章發(fā)文符合規(guī)定要求。2.規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)原則：明確發(fā)文流程，嚴(yán)格審核把關(guān)，保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、手續(xù)完備。3.安全保密原則：加強(qiáng)印章保管和使用過程中的安全防范措施，防止印章被盜用、冒用，確保公司機(jī)密信息安全。二、印章管理（一）印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的主要印章。2.法定代表人章：用于特定文件或事項(xiàng)，代表法定代表人行使職權(quán)。3.部門印章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，僅用于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件往來。（二）印章保管1.公司公章、法定代表人章由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章使用情況。2.部門印章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，并報(bào)公司辦公室備案。保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章丟失、損壞或被盜用。3.印章保管人員因工作變動(dòng)等原因需要交接印章時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，由雙方及監(jiān)交人共同簽字確認(rèn)，并報(bào)公司辦公室備案。（三）印章使用審批1.以公司名義發(fā)出的文件需加蓋公司公章或法定代表人章的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。發(fā)文部門填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明發(fā)文事由、文件名稱、文號(hào)、主送單位、抄送單位等信息。部門負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)文內(nèi)容進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，報(bào)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。2.涉及重要事項(xiàng)、重大決策、合同協(xié)議等文件的蓋章，需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究討論后，再按審批流程辦理蓋章手續(xù)。3.部門印章的使用由各部門負(fù)責(zé)人審批，使用情況應(yīng)定期報(bào)公司辦公室備案。（四）印章使用登記1.印章保管人員在使用印章前，必須認(rèn)真核對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》上的審批意見是否齊全、準(zhǔn)確，對(duì)不符合審批要求的文件有權(quán)拒絕蓋章。2.印章使用時(shí)，保管人員應(yīng)在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄印章使用日期、文件名稱、文號(hào)、蓋章份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息，并由使用人簽字確認(rèn)。3.印章使用登記簿應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年，以備查閱和審計(jì)。（五）印章停用與銷毀1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由公司辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，發(fā)布印章停用通知。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)收回，由公司辦公室統(tǒng)一保管。對(duì)于作廢的印章，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。三、發(fā)文流程（一）擬稿1.各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、公司政策及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范。2.擬稿人應(yīng)在文件首頁(yè)注明擬稿部門、擬稿人、日期等信息，并按照公司公文格式要求進(jìn)行排版。（二）審核1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門起草的文件進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合工作實(shí)際、政策法規(guī)要求，格式是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確等。審核通過后，在文件上簽署審核意見并簽字。2.涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，并提出意見和建議。主辦部門根據(jù)會(huì)簽意見對(duì)文件進(jìn)行修改完善后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。3.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司整體工作部署和發(fā)展戰(zhàn)略，是否需要提交總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批等。審核通過后，簽署審核意見并簽字。（三）簽發(fā)1.一般性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及重要事項(xiàng)、重大決策、資金使用、人事任免等文件，需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性負(fù)責(zé)，并在文件簽發(fā)欄簽署明確的意見和姓名、日期。（四）編號(hào)1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)已簽發(fā)的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、連續(xù)性原則，確保文件編號(hào)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.文件編號(hào)格式為：[公司簡(jiǎn)稱][年份][序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱]〔20XX〕XX號(hào)。（五）排版與校對(duì)1.公司辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和格式要求進(jìn)行排版，確保文件格式統(tǒng)一、規(guī)范、美觀。2.排版完成后，由擬稿人或?qū)Ｈ藢?duì)文件進(jìn)行校對(duì)，重點(diǎn)校對(duì)文字表述、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、格式規(guī)范等方面，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。校對(duì)無誤后，在文件上簽字確認(rèn)。（六）印制1.校對(duì)后的文件由公司辦公室根據(jù)文件份數(shù)和緊急程度安排印制。印制過程中應(yīng)嚴(yán)格按照文件格式要求進(jìn)行操作，確保文件印制質(zhì)量。2.對(duì)于重要文件或有保密要求的文件，應(yīng)選擇具有保密資質(zhì)的印刷單位進(jìn)行印制，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（七）蓋章1.文件印制完成后，由發(fā)文部門持《印章使用申請(qǐng)表》到印章保管部門辦理蓋章手續(xù)。印章保管人員按照印章使用審批流程進(jìn)行審核，審核通過后在文件規(guī)定位置加蓋相應(yīng)印章。2.蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章與文件內(nèi)容相符，嚴(yán)禁在空白紙張或未填寫完整的文件上加蓋印章。（八）分發(fā)與存檔1.文件蓋章后，由發(fā)文部門負(fù)責(zé)按照文件主送單位、抄送單位等信息進(jìn)行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。分發(fā)記錄應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、分發(fā)日期、主送單位、抄送單位、份數(shù)等信息。2.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)文進(jìn)行存檔，將文件的紙質(zhì)版和電子版按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，妥善保存。存檔期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。四、發(fā)文格式規(guī)范（一）頁(yè)面設(shè)置1.一般采用A4紙型，頁(yè)邊距上、下各為2.54cm，左、右各為3.17cm。2.每行字?jǐn)?shù)一般不超過32個(gè)字，每頁(yè)行數(shù)一般為22行。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)宋體字，加粗，居中排列。2.主送單位：一般用三號(hào)仿宋體字，頂格書寫，回行時(shí)仍頂格。3.正文：一般用三號(hào)仿宋體字，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。4.附件：一般用三號(hào)仿宋體字，在正文下空一行左空2字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：一般用三號(hào)仿宋體字，加蓋印章應(yīng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)，端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（三）排版要求1.行距：一般為固定值28磅。2.頁(yè)碼：一般用四號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。（四）其他要求1.引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)寫具體的年、月、日。2.公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。五、發(fā)文監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)印章發(fā)文管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保發(fā)文流程規(guī)范、文件質(zhì)量符合要求。（二）檢查內(nèi)容1.發(fā)文流程執(zhí)行情況：檢查各部門是否按照規(guī)定的擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、排版、校對(duì)、印制、蓋章、分發(fā)、存檔等流程辦理發(fā)文手續(xù)。2.文件質(zhì)量：檢查文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整、合規(guī)，格式是否規(guī)范，文字表述是否清晰等。3.印章使用管理：檢查印章保管是否安全，使用審批是否嚴(yán)格，登記記錄是否完整等。（三）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司辦公室應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)將整改情況書面報(bào)告公司辦公室。公司