地名檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)地名檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用地名檔案資源，充分發(fā)揮地名檔案在國(guó)家行政管理、社會(huì)發(fā)展和人民生活中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《地名管理?xiàng)l例》及國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合地名工作實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于各級(jí)地名管理部門(mén)及相關(guān)單位在地名管理工作中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的地名檔案的管理。（三）基本原則地名檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用的原則。（四）定義本辦法所稱(chēng)地名檔案，是指在地名的命名、更名、注銷(xiāo)以及地名標(biāo)志的設(shè)置、管理等工作中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，包括文字、圖表、聲像等各種載體形式。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制地名檔案工作在國(guó)家檔案局統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)下，由各級(jí)地名管理部門(mén)分級(jí)負(fù)責(zé)管理。上級(jí)地名管理部門(mén)對(duì)下級(jí)地名管理部門(mén)的地名檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。（二）各級(jí)職責(zé)1.國(guó)家地名管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，制定全國(guó)地名檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督全國(guó)地名檔案工作，組織開(kāi)展地名檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)。負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用反映全國(guó)性地名工作的重要檔案資料。2.省級(jí)地名管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家和上級(jí)地名管理部門(mén)有關(guān)地名檔案管理的規(guī)定，制定本地區(qū)地名檔案管理的實(shí)施細(xì)則。負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督本地區(qū)地名檔案工作，組織開(kāi)展地名檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查評(píng)比活動(dòng)。負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用反映本地區(qū)地名工作的重要檔案資料，并按規(guī)定向國(guó)家地名管理部門(mén)報(bào)送有關(guān)地名檔案。3.市（地）級(jí)地名管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家、省級(jí)地名管理部門(mén)有關(guān)地名檔案管理的規(guī)定，負(fù)責(zé)本地區(qū)地名檔案管理工作的組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督本地區(qū)所屬單位的地名檔案工作，組織開(kāi)展地名檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用本地區(qū)地名檔案資料，并按規(guī)定向省級(jí)地名管理部門(mén)報(bào)送有關(guān)地名檔案。4.縣級(jí)地名管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家、省、市（地）級(jí)地名管理部門(mén)有關(guān)地名檔案管理的規(guī)定，負(fù)責(zé)本地區(qū)地名檔案的具體管理工作。負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用本地區(qū)地名工作中形成的各類(lèi)檔案資料，并按規(guī)定向市（地）級(jí)地名管理部門(mén)報(bào)送有關(guān)地名檔案。5.其他相關(guān)單位職責(zé)各相關(guān)單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本單位地名檔案的收集、整理、保管和利用工作，并接受同級(jí)地名管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好本單位地名檔案的歸檔工作，確保地名檔案的完整與安全。三、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.地名命名、更名的申報(bào)文件、審批文件、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、專(zhuān)家論證意見(jiàn)等。2.地名標(biāo)志設(shè)置計(jì)劃、方案、設(shè)計(jì)圖紙、安裝記錄、維護(hù)管理資料等。3.地名普查、調(diào)查、補(bǔ)查等工作中形成的各類(lèi)文件、表格、數(shù)據(jù)、地圖、照片、音像資料等。4.地名標(biāo)準(zhǔn)化處理過(guò)程中形成的文件、資料，包括地名譯寫(xiě)規(guī)則、譯名手冊(cè)等。5.地名信息化建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)資料等。6.與地名管理工作相關(guān)的其他文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)批示、往來(lái)信函、調(diào)研報(bào)告等。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡工整、圖像清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行系統(tǒng)整理，分類(lèi)清晰，便于查找和利用。3.電子文件應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.照片、音像資料等應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝者等信息，并進(jìn)行分類(lèi)整理和編號(hào)。5.歸檔的文件材料應(yīng)一式兩份，一份由形成單位保管，一份按照規(guī)定向同級(jí)地名管理部門(mén)移交。四、整理與分類(lèi)（一）整理原則地名檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法地名檔案可采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)，具體如下：1.年度分類(lèi)按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，不同年度的文件分別排列。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)按照形成地名檔案的機(jī)構(gòu)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)，同一機(jī)構(gòu)或部門(mén)形成的文件集中排列。3.問(wèn)題分類(lèi)按照地名管理工作的不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，如地名命名、更名、地名標(biāo)志管理、地名普查等。（三）編號(hào)與編目1.編號(hào)對(duì)整理好的地名檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)的結(jié)構(gòu)，具體編號(hào)方法按照國(guó)家有關(guān)檔案編號(hào)的規(guī)定執(zhí)行。2.編目編制地名檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。五、保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所各級(jí)地名管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的地名檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保地名檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，保證地名檔案的妥善存放。（三）保管期限地名檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的地名檔案是指具有重要?dú)v史價(jià)值、對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的地名檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)地名管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年；短期保管的地名檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)地名管理工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年至15年。具體保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)地名檔案的實(shí)際情況，按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案鑒定定期對(duì)地名檔案進(jìn)行鑒定，由地名管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組，對(duì)保管期滿的地名檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)地名檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)同級(jí)地名管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的地名檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀地名檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。（五）檔案保護(hù)措施1.對(duì)破損、褪色的地名檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.定期對(duì)地名檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.加強(qiáng)對(duì)地名檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止發(fā)生檔案安全事故。六、利用與服務(wù)（一）利用原則地名檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、有償?shù)脑瓌t，在確保地名檔案安全和保密的前提下，為社會(huì)各方面提供優(yōu)質(zhì)、高效的利用服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用設(shè)立地名檔案查閱室，配備必要的查閱設(shè)備，為利用者提供查閱服務(wù)。利用者查閱地名檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，經(jīng)地名管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在查閱室內(nèi)查閱。查閱重要地名檔案或涉及國(guó)家機(jī)密的地名檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。2.借閱利用因工作需要借閱地名檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)地名管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，特殊情況需要延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管地名檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時(shí)歸還。3.出具證明根據(jù)利用者的需要，地名管理部門(mén)可依據(jù)地名檔案出具相關(guān)證明材料。證明材料應(yīng)加蓋地名管理部門(mén)公章，并注明出處和用途。（三）服務(wù)保障1.加強(qiáng)地名檔案信息化建設(shè)，建立地名檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)地名檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化查詢(xún)，提高地名檔案的利用效率。2.定期對(duì)地名檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、準(zhǔn)確的服務(wù)。3.積極拓展地名檔案利用渠道，通過(guò)編印地名資料匯編、舉辦地名展覽等形式，充分發(fā)揮地名檔案的作用，為社會(huì)公眾提供更多的地名信息服務(wù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體各級(jí)地名管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本地區(qū)地名檔案工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)所屬單位的地名檔案管理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。同時(shí)，接受上級(jí)地名管理部門(mén)和同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.地名檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.地名檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.地名檔案的安全保管情況，包括檔案庫(kù)房設(shè)施、設(shè)備的配備和使用情況，檔案保護(hù)措施的落實(shí)情況等。4.地名檔案信息化建設(shè)情況，