外包事項管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外包事項的管理，提高外包工作效率，保證外包工作質(zhì)量，有效控制外包風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外包事項的管理，包括但不限于業(yè)務(wù)流程外包、信息技術(shù)外包、人力資源外包等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包活動應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司的各項外包業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.風(fēng)險可控原則：對外包過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行全面評估和有效控制，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.質(zhì)量保障原則：明確外包服務(wù)的質(zhì)量要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)，確保外包工作成果符合公司業(yè)務(wù)需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.成本效益原則：在保證外包服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制外包成本，提高公司資源利用效率。二、外包事項的分類與定義（一）業(yè)務(wù)流程外包指公司將部分非核心業(yè)務(wù)流程委托給外部專業(yè)機構(gòu)進行處理，如財務(wù)核算外包、物流配送外包、客戶服務(wù)外包等。（二）信息技術(shù)外包包括公司將信息技術(shù)相關(guān)的部分工作或全部工作委托給外部信息技術(shù)服務(wù)提供商，如軟件開發(fā)外包、系統(tǒng)維護外包、數(shù)據(jù)處理外包等。（三）人力資源外包涵蓋公司將人力資源管理中的部分職能或全部職能委托給外部專業(yè)機構(gòu)，如招聘外包、培訓(xùn)外包、薪酬福利外包等。三、外包事項的決策與審批（一）外包需求評估1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出外包事項的需求申請。需求申請應(yīng)詳細說明外包事項的內(nèi)容、目的、預(yù)期效果、時間要求、預(yù)算等。2.公司成立專門的外包需求評估小組，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)部門負責(zé)人等。評估小組對外包需求進行全面評估，分析外包的必要性、可行性、風(fēng)險等。（二）外包決策1.根據(jù)外包需求評估結(jié)果，由公司管理層做出外包決策。決策應(yīng)明確是否進行外包、外包的方式（部分外包或整體外包）、外包服務(wù)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)等。2.對于重大外包事項，需提交公司董事會審議通過。（三）外包審批流程1.外包事項經(jīng)公司管理層決策后，由業(yè)務(wù)部門填寫《外包事項審批表》，詳細說明外包事項的具體內(nèi)容、服務(wù)要求、預(yù)算、擬選外包服務(wù)商等信息。2.《外包事項審批表》依次提交財務(wù)部門審核預(yù)算、法務(wù)部門審核合同條款、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批。審批通過后，方可開展外包工作。四、外包服務(wù)商的選擇與管理（一）外包服務(wù)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)信譽：具有合法經(jīng)營資質(zhì)，在行業(yè)內(nèi)具有良好的信譽和口碑，無不良記錄。2.專業(yè)能力：具備與外包業(yè)務(wù)相匹配的專業(yè)技術(shù)、人員和設(shè)備，能夠提供高質(zhì)量的服務(wù)。3.服務(wù)經(jīng)驗：有類似外包項目的服務(wù)經(jīng)驗，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)流程和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。4.價格合理：報價符合市場行情，具有成本效益優(yōu)勢。5.管理能力：具備完善的內(nèi)部管理制度，能夠有效管理項目團隊，保證服務(wù)質(zhì)量和進度。（二）外包服務(wù)商的篩選與確定1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)外包服務(wù)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)，通過多種渠道收集潛在外包服務(wù)商的信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄等。2.對收集到的潛在外包服務(wù)商進行初步篩選，確定若干家符合基本條件的候選服務(wù)商。3.組織候選服務(wù)商進行項目洽談，要求其提交詳細的項目方案、報價、服務(wù)承諾等資料。4.由評估小組對候選服務(wù)商的資料進行評審，必要時可進行實地考察，綜合評估其技術(shù)能力、服務(wù)質(zhì)量、價格水平、管理能力等方面，確定最終的外包服務(wù)商。（三）外包服務(wù)合同的簽訂1.與選定的外包服務(wù)商簽訂詳細的外包服務(wù)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、價格及付款方式、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)，保護公司的利益。（四）外包服務(wù)商的管理1.建立外包服務(wù)商檔案：記錄外包服務(wù)商的基本信息、服務(wù)項目、服務(wù)質(zhì)量評估結(jié)果、付款記錄等，以便對其進行跟蹤和管理。2.定期評估：定期對外包服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量進行評估，評估內(nèi)容包括服務(wù)完成情況、服務(wù)質(zhì)量、進度控制、成本控制、客戶滿意度等方面。評估結(jié)果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。3.溝通協(xié)調(diào)：建立與外包服務(wù)商的定期溝通機制，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對于重大問題，應(yīng)及時向上級匯報。4.培訓(xùn)與指導(dǎo)：根據(jù)外包業(yè)務(wù)的需要，為外包服務(wù)商提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其提高服務(wù)水平。五、外包項目的實施與監(jiān)控（一）項目啟動1.外包項目確定后，業(yè)務(wù)部門與外包服務(wù)商共同制定項目實施計劃，明確項目目標(biāo)、工作任務(wù)、時間節(jié)點、責(zé)任人等。2.組織項目啟動會議，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、外包服務(wù)商項目負責(zé)人及相關(guān)人員參加，明確各方職責(zé)和工作要求，確保項目順利啟動。（二）項目實施過程監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門指定專人作為項目聯(lián)系人，負責(zé)與外包服務(wù)商保持密切溝通，及時了解項目進展情況，協(xié)調(diào)解決項目實施過程中出現(xiàn)的問題。2.建立項目進度跟蹤機制，定期對外包項目的進度進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決進度滯后等問題。3.加強對外包項目質(zhì)量的監(jiān)控，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，對外包工作成果進行定期檢查和抽查，確保服務(wù)質(zhì)量符合要求。4.對外包項目的成本進行監(jiān)控，嚴格控制費用支出，確保不超出預(yù)算范圍。如發(fā)現(xiàn)成本超支情況，應(yīng)及時分析原因，采取有效措施進行控制。（三）項目變更管理1.在外包項目實施過程中，如因業(yè)務(wù)需求變化、不可抗力等原因需要對項目進行變更，應(yīng)按照公司的變更管理流程進行審批。2.變更申請應(yīng)詳細說明變更的內(nèi)容、原因、對項目進度、質(zhì)量、成本等方面的影響及應(yīng)對措施。3.經(jīng)審批通過的變更事項，應(yīng)及時通知外包服務(wù)商，并與其協(xié)商調(diào)整項目實施計劃。六、外包項目的驗收（一）驗收準(zhǔn)備1.外包項目完成后，外包服務(wù)商應(yīng)提前向業(yè)務(wù)部門提交驗收申請，并提供項目成果報告、測試報告、用戶手冊等相關(guān)資料。2.業(yè)務(wù)部門收到驗收申請后，組織相關(guān)人員成立驗收小組，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。（二）驗收實施1.驗收小組按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對項目成果進行全面檢查和測試，包括功能測試、性能測試、安全測試等。2.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)項目成果不符合驗收標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)及時向外包服務(wù)商提出整改意見，要求其限期整改。整改完成后，重新進行驗收。（三）驗收報告1.驗收合格后，驗收小組應(yīng)出具驗收報告，明確項目驗收結(jié)論。驗收報告應(yīng)包括項目概述、驗收依據(jù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收過程、驗收結(jié)果等內(nèi)容。2.驗收報告經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、外包服務(wù)商簽字確認后，作為項目結(jié)算和支付款項的依據(jù)。七、外包項目的結(jié)算與付款（一）結(jié)算依據(jù)1.外包項目的結(jié)算以合同約定的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作量等為依據(jù)。2.外包服務(wù)商應(yīng)在項目完成后，按照合同約定向公司提交結(jié)算申請，并提供詳細的結(jié)算清單和相關(guān)證明材料。（二）結(jié)算審核1.業(yè)務(wù)部門對結(jié)算申請進行初審，審核結(jié)算清單的準(zhǔn)確性、合理性，核對相關(guān)證明材料的真實性、完整性。2.財務(wù)部門對結(jié)算申請進行復(fù)審，重點審核費用計算的準(zhǔn)確性、付款條件是否符合合同約定等。（三）付款審批1.經(jīng)業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過的結(jié)算申請，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。八、保密與知識產(chǎn)權(quán)管理（一）保密管理1.公司與外包服務(wù)商簽訂保密協(xié)議，明確雙方在合作過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息的保密責(zé)任和義務(wù)。2.要求外包服務(wù)商采取必要的保密措施，如限制接觸人員范圍、設(shè)置保密標(biāo)識、加密存儲數(shù)據(jù)等，防止公司信息泄露。3.加強對公司內(nèi)部人員的保密教育，提醒其在與外包服務(wù)商合作過程中注意保護公司信息安全。（二）知識產(chǎn)權(quán)管理1.明確外包項目過程中產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)歸屬，如軟件著作權(quán)、專利、商標(biāo)等。合同中應(yīng)約定知識產(chǎn)權(quán)的歸屬條款，確保公司的知識產(chǎn)權(quán)權(quán)益得到保護。2.要求外包服務(wù)商在項目實施過程中遵守相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)，不得侵犯第三方的知識產(chǎn)權(quán)。九、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立外包事項風(fēng)險識別機制，全面分析外包過程中可能面臨的風(fēng)險，如質(zhì)量風(fēng)險、進度風(fēng)險、成本風(fēng)險、法律風(fēng)險、信息安全風(fēng)險等。2.定期對外包事項的風(fēng)險進行評估，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險評