履約異常管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織合同履約管理，規(guī)范履約異常行為的識別、處理和預(yù)防，確保合同全面、有效履行，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織簽訂的各類合同及協(xié)議的履約管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保履約行為合法合規(guī)。2.全面履行原則：合同各方應(yīng)按照合同約定全面履行各自義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。3.及時處理原則：對發(fā)現(xiàn)的履約異常行為應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查、分析和處理，避免損失擴(kuò)大。4.預(yù)防為主原則：通過建立健全履約管理機(jī)制，加強(qiáng)合同簽訂前的審核和風(fēng)險評估，預(yù)防履約異常行為的發(fā)生。二、履約異常的定義與分類（一）定義履約異常是指合同一方或雙方在合同履行過程中，未按照合同約定履行義務(wù)，導(dǎo)致合同履行出現(xiàn)障礙或可能影響合同目的實現(xiàn)的情況。（二）分類1.交付異常交付延遲：未按照合同約定的時間交付貨物、提供服務(wù)或完成工作成果。交付數(shù)量不符：實際交付的貨物數(shù)量、服務(wù)內(nèi)容或工作成果與合同約定不一致。交付質(zhì)量不合格：交付的貨物、服務(wù)或工作成果不符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.付款異常付款延遲：未按照合同約定的時間支付貨款、服務(wù)費用或其他款項。付款金額不符：實際支付的金額與合同約定不一致。拒絕付款：無故拒絕支付合同約定的款項。3.合同變更異常擅自變更合同：未經(jīng)對方書面同意，擅自變更合同的主要條款，如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、履行方式等。變更程序不規(guī)范：雖經(jīng)雙方協(xié)商一致變更合同，但未按照合同約定的程序辦理變更手續(xù)。4.其他異常不可抗力或意外事件處理不當(dāng)：未按照合同約定及時通知對方不可抗力或意外事件的發(fā)生，或未采取合理措施減輕損失。合同糾紛處理不當(dāng)：在合同履行過程中發(fā)生糾紛，未按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定及時妥善處理，導(dǎo)致糾紛升級或影響合同履行。三、履約異常的識別與報告（一）識別主體1.合同執(zhí)行部門：負(fù)責(zé)合同履行過程的具體實施，應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)履約異常行為。2.質(zhì)量控制部門：對交付的貨物、服務(wù)或工作成果進(jìn)行質(zhì)量檢驗，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題時應(yīng)及時反饋給合同執(zhí)行部門。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核付款情況，對付款異常行為進(jìn)行監(jiān)控和報告。（二）識別方法1.定期檢查：合同執(zhí)行部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查，對比實際履行情況與合同約定，發(fā)現(xiàn)異常及時記錄。2.數(shù)據(jù)分析：利用信息化系統(tǒng)對合同履行數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如交付時間、交付數(shù)量、付款金額等，通過數(shù)據(jù)比對發(fā)現(xiàn)潛在的履約異常。3.客戶反饋：及時收集客戶對合同履行情況的反饋意見，從中發(fā)現(xiàn)可能存在的履約異常。（三）報告程序1.發(fā)現(xiàn)履約異常的部門或人員應(yīng)立即填寫《履約異常報告表》，詳細(xì)描述異常情況、發(fā)現(xiàn)時間、可能產(chǎn)生的影響等。2.將《履約異常報告表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核后簽署意見，并及時將報告表提交至合同管理部門。3.合同管理部門收到報告表后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行初步分析和評估，判斷異常的嚴(yán)重程度，并根據(jù)情況決定是否啟動履約異常處理程序。四、履約異常的處理（一）處理流程1.成立處理小組：對于需要啟動處理程序的履約異常，由合同管理部門牽頭，組織合同執(zhí)行部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門成立處理小組，負(fù)責(zé)具體的調(diào)查、分析和處理工作。2.調(diào)查分析：處理小組對履約異常情況進(jìn)行全面調(diào)查，收集相關(guān)證據(jù)，分析異常產(chǎn)生的原因、責(zé)任主體以及可能造成的損失。3.制定處理方案：根據(jù)調(diào)查分析結(jié)果，處理小組制定具體的處理方案，明確處理措施、責(zé)任部門和時間節(jié)點。處理方案應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：要求對方限期整改：對于交付異常、付款異常等情況，要求對方在規(guī)定時間內(nèi)采取措施糾正異常行為，如按時交付、補(bǔ)足數(shù)量、提高質(zhì)量、按時付款等。協(xié)商變更合同：對于因客觀原因需要變更合同的情況，與對方協(xié)商簽訂變更協(xié)議，明確變更后的權(quán)利義務(wù)。追究違約責(zé)任：對于對方的違約行為，按照合同約定追究其違約責(zé)任，要求對方承擔(dān)賠償損失、支付違約金等責(zé)任。解除合同：對于嚴(yán)重違約或無法繼續(xù)履行的合同，經(jīng)評估后決定是否解除合同，并按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.實施處理方案：責(zé)任部門按照處理方案的要求組織實施，確保處理措施得到有效執(zhí)行。在實施過程中，應(yīng)及時與對方溝通協(xié)調(diào)，跟蹤處理進(jìn)度，及時解決出現(xiàn)的問題。5.效果評估：處理措施實施完畢后，處理小組對處理效果進(jìn)行評估，判斷履約異常是否得到有效解決，合同目的是否得以實現(xiàn)。如處理效果未達(dá)到預(yù)期，應(yīng)重新分析原因，調(diào)整處理方案，繼續(xù)進(jìn)行處理。（二）處理方式1.協(xié)商解決：處理小組首先應(yīng)嘗試與對方進(jìn)行協(xié)商，通過友好溝通達(dá)成一致意見，解決履約異常問題。協(xié)商過程中應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)，如會議紀(jì)要、往來函件等。2.第三方介入：如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，引入第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解、仲裁或訴訟。第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)具有專業(yè)資質(zhì)和良好信譽(yù)，確保處理結(jié)果公正、合法。3.法律途徑：在必要時，可通過法律訴訟維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。法律訴訟應(yīng)嚴(yán)格按照法定程序進(jìn)行，確保證據(jù)充分、訴求合理。五、履約異常的預(yù)防（一）合同簽訂管理1.合同條款審核：合同簽訂前，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同條款明確、具體、合法、合理，避免因合同條款模糊或漏洞導(dǎo)致履約異常。2.風(fēng)險評估：對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行全面評估，識別潛在風(fēng)險，并在合同中約定相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。3.合同交底：合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)組織合同執(zhí)行部門等相關(guān)部門進(jìn)行合同交底，確保各部門了解合同的主要內(nèi)容和要求，明確各自的權(quán)利義務(wù)和工作責(zé)任。（二）履約過程監(jiān)控1.建立履約跟蹤機(jī)制：合同執(zhí)行部門應(yīng)建立健全履約跟蹤臺賬，詳細(xì)記錄合同履行情況，包括交付時間、交付數(shù)量、質(zhì)量檢驗結(jié)果、付款情況等。定期對履約跟蹤臺賬進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在的履約異常。2.加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)：合同執(zhí)行過程中，各部門應(yīng)保持密切溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題。對于涉及多個部門的合同履行事項，應(yīng)建立有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，明確牽頭部門和各部門的職責(zé)分工。3.培訓(xùn)與指導(dǎo)：加強(qiáng)對合同執(zhí)行人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和履約意識，確保其熟悉合同條款和相關(guān)法律法規(guī)，能夠正確履行合同義務(wù)。同時，為合同執(zhí)行人員提供必要的指導(dǎo)和支持，幫助其解決工作中遇到的問題。（三）風(fēng)險管理1.風(fēng)險預(yù)警：建立履約風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，通過對合同履行數(shù)據(jù)的分析和監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)潛在的履約風(fēng)險，并發(fā)出預(yù)警信號。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)預(yù)警信號采取相應(yīng)的措施，防范風(fēng)險的發(fā)生。2.應(yīng)急預(yù)案：制定完善的履約異常應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生履約異常時的應(yīng)急處理流程、責(zé)任分工和保障措施等。定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計：公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對合同履約情況進(jìn)行審計，檢查合同履行是否符合合同約定和本辦法的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.專項檢查：合同管理部門可根據(jù)實際情況組織開展專項檢查，對重點合同或存在履約風(fēng)險的合同進(jìn)行深入檢查，確保合同履行規(guī)范。（二）考核評價1.建立考核指標(biāo)體系：制定合同履約考核指標(biāo)體系，對合同執(zhí)行部門、相關(guān)責(zé)任人的履約情況進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)應(yīng)包括合同履行率、交付及時率、交付質(zhì)量合