工會發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為加強公司工會發(fā)文管理，確保工會文件的規(guī)范性、準確性和嚴肅性，提高工會工作效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司工會各類文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔等管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和工會相關規(guī)定，確保發(fā)文合法合規(guī)。2.準確規(guī)范原則：文件內(nèi)容準確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一，語言表達嚴謹。3.精簡高效原則：精簡文件數(shù)量，提高發(fā)文質(zhì)量，確保文件能夠及時、有效地傳達信息，指導工作。4.安全保密原則：加強文件管理，確保文件信息安全，防止文件泄露。二、發(fā)文職責分工（一）工會辦公室1.負責制定和完善工會發(fā)文管理制度，并組織實施。2.負責對各部門起草的文件進行審核，提出修改意見。3.負責文件的編號、排版、印發(fā)、歸檔等工作。4.負責文件的收發(fā)、登記、傳閱、保管等工作，確保文件流轉(zhuǎn)順暢。（二）各部門1.負責本部門職責范圍內(nèi)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容符合實際工作需要，語言表達準確清晰。2.將起草好的文件送工會辦公室審核，并根據(jù)審核意見進行修改完善。三、發(fā)文流程（一）文件起草1.各部門根據(jù)工作需要，確定文件主題和內(nèi)容框架，指定專人負責起草文件。2.文件起草應做到內(nèi)容完整、條理清晰、邏輯嚴密、語言簡潔。涉及重要事項、政策措施等文件，應進行充分調(diào)研和論證。3.文件起草過程中，應廣泛征求相關部門和人員的意見，確保文件具有可操作性。（二）文件審核1.起草完成的文件應及時送工會辦公室審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、準確性、規(guī)范性、完整性等。2.工會辦公室審核人員應認真閱讀文件，對文件內(nèi)容進行仔細審查，提出審核意見。審核意見應明確、具體，指出存在的問題及修改建議。3.文件起草部門應根據(jù)審核意見對文件進行修改完善，修改后的文件再次送工會辦公室審核，直至審核通過。（三）文件簽發(fā)1.審核通過的文件，由工會主席簽發(fā)。工會主席應認真審閱文件內(nèi)容，對文件的質(zhì)量和準確性負責。2.涉及重大事項、重要政策等文件，應經(jīng)工會委員會討論通過后，由工會主席簽發(fā)。（四）文件印發(fā)1.工會辦公室根據(jù)工會主席的簽發(fā)意見，對文件進行編號、排版、印發(fā)。2.文件印發(fā)應確保格式規(guī)范、字跡清晰、裝訂整齊。印發(fā)份數(shù)應根據(jù)工作需要合理確定，避免浪費。3.文件印發(fā)后，工會辦公室應及時將文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好文件發(fā)放登記工作。（五）文件歸檔1.文件印發(fā)后，工會辦公室應及時將文件原稿、修改稿、簽發(fā)稿等相關資料進行整理歸檔。2.文件歸檔應按照檔案管理的有關規(guī)定進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整、安全。3.歸檔后的文件應妥善保管，便于查閱和利用。查閱文件應履行相關手續(xù)，確保文件的安全保密。四、發(fā)文格式（一）文件編號1.工會文件編號采用“[工會簡稱]發(fā)[年份]第[序號]號”的格式。例如：[公司工會]發(fā)[20XX]第[01]號。2.年份用公元紀年全稱，序號為阿拉伯數(shù)字，不足兩位的前面加“0”。（二）文件標題1.文件標題應準確概括文件的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機關、事由和文種組成。例如：《[公司工會]關于開展[活動名稱]的通知》。2.標題應簡潔明了，避免使用冗長、復雜的語句。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（三）主送機關1.主送機關是指文件的主要受理機關，應使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。2.主送機關應頂格寫在標題下空一行左側(cè)，回行時仍頂格。（四）正文1.正文是文件的核心內(nèi)容，應結(jié)構(gòu)嚴謹，層次分明，表述準確。2.正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。（五）附件1.附件是指附屬于文件正文的其他文件、材料等。附件應與正文一起裝訂，并在正文后空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。2.附件如有多個，應使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。（六）發(fā)文機關署名、成文日期和印章1.發(fā)文機關署名應寫全稱或規(guī)范化簡稱，置于正文右下方。2.成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。3.單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（七）附注1.附注是對文件印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項，用3號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。2.例如：“（此件發(fā)至各部門）”。（八）附件說明1.附件說明是指公文附件的順序號和名稱，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。2.如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。五、發(fā)文類別及要求（一）通知1.通知是工會傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文時使用的文種。2.通知應明確通知事項的內(nèi)容、要求、時間、地點等要素，確保下級部門能夠準確理解并執(zhí)行。3.通知應根據(jù)內(nèi)容的重要程度和緊急程度，分別采用不同的字號和排版格式。（二）通報1.通報是工會表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況時使用的文種。2.通報應客觀、準確地反映事實，對先進事跡或錯誤行為進行恰當?shù)脑u價和分析，起到激勵先進、鞭策后進的作用。3.通報應及時發(fā)布，確保信息的時效性。（三）報告1.報告是工會向上級工會匯報工作、反映情況、答復上級工會詢問時使用的文種。2.報告應內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確，重點突出工作進展、存在問題及下一步工作計劃等。3.報告應按照規(guī)定的格式和要求撰寫，及時報送上級工會。（四）請示1.請示是工會向上級工會請求指示、批準時使用的文種。2.請示應一事一請，理由充分，提出明確的請求事項和解決方案。3.請示應在規(guī)定的時間內(nèi)報送上級工會，避免延誤工作。（五）批復1.批復是上級工會答復下級工會請示事項時使用的文種。2.批復應針對請示事項進行明確答復，態(tài)度鮮明，意見具體。3.批復應及時下達，確保下級工會能夠及時了解上級工會的意見和要求。六、發(fā)文保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、職工個人隱私等敏感信息的文件。2.未經(jīng)公開的工會工作部署、工作計劃、重要決策等文件。（二）保密措施1.嚴格控制文件的知悉范圍，按照“誰起草、誰負責”的原則，明確文件的密級和保密期限。2.文件起草過程中，應采取必要的保密措施，防止文件內(nèi)容泄露。3.文件印發(fā)后，應按照保密規(guī)定進行發(fā)放和保管，確保文件不丟失、不被盜用。4.涉及保密文件的傳閱、借閱等應嚴格履行審批手續(xù)，確保文件在可控范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)。七、發(fā)文監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.發(fā)文管理制度的執(zhí)行情況，包括發(fā)文流程是否規(guī)范、文件格式是否符合要求等。2.文件起草質(zhì)量，是否存在內(nèi)容不準確、表述不清晰等問題。3.文件的傳達和執(zhí)行情況，是否及時、有效傳達文件精神，是否按照文件要求落實工作。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：工會辦公