工會檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司工會檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高工會工作效率和服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合本公司工會實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司工會委員會及所屬各基層工會組織的檔案管理工作。（三）定義本辦法所稱工會檔案，是指工會組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則工會檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司工會設(shè)立檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌管理工會檔案工作。檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.工會委員會負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督工會檔案管理工作，將檔案管理工作納入工會整體工作計劃，保障檔案管理工作所需的經(jīng)費和設(shè)施設(shè)備。2.各基層工會組織指定專人負責(zé)本單位工會檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向公司工會檔案管理部門移交。3.其他部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合檔案管理部門做好相關(guān)檔案的形成、積累和整理工作，并及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件材料。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.工會組織在開展各項工作活動過程中，如組織建設(shè)、會員管理、職工權(quán)益維護、文化體育活動、財務(wù)工作等，應(yīng)同步形成相應(yīng)的文件材料。2.文件材料應(yīng)真實、準確、完整，反映工會工作的全過程和實際情況。（二）收集范圍1.上級工會及有關(guān)部門下發(fā)的與工會工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.工會委員會會議記錄、決議、紀要等。3.會員代表大會、職工代表大會的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、選舉結(jié)果等。4.工會組織建設(shè)方面的文件，如工會成立、換屆選舉、機構(gòu)設(shè)置、人員任免等文件。5.會員管理文件，如會員登記表、會員證發(fā)放記錄、會員會費收繳記錄等。6.職工權(quán)益維護工作文件，如勞動爭議處理記錄、職工信訪回復(fù)、集體合同及專項集體合同簽訂與履行情況等。7.文化體育活動文件，如活動方案、總結(jié)、照片、音像資料等。8.財務(wù)工作文件，如預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等。9.各類表彰獎勵文件，如先進集體、先進個人評選表彰的通知、名單、事跡材料等。10.其他具有保存價值的文件材料，如工會工作調(diào)研材料、經(jīng)驗交流材料、對外聯(lián)系函件等。（三）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，紙張及載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法工會檔案采用年度類別保管期限分類法。1.年度：按照文件材料形成的年度進行分類。2.類別：根據(jù)工會工作職能和檔案內(nèi)容，分為組織建設(shè)、會員管理、權(quán)益維護、文化體育、財務(wù)工作、宣傳教育、其他等類別。3.保管期限：根據(jù)文件材料的重要程度和保存價值，分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進行整理，去除金屬物，采用線裝或縫紉機軋邊等方式進行裝訂，保持文件整齊牢固。2.分類：按照分類方法，將文件材料歸入相應(yīng)的年度、類別和保管期限。3.編號：為每份文件材料編制唯一的檔號，檔號格式為：年度+類別代碼+保管期限代碼+順序號。例如：2023ZJY001，表示2023年度組織建設(shè)類永久保管的第1份文件。4.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目；編制案卷目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)、備注等項目。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息，包括全宗號、年度、保管期限、起止卷號、盒號等。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）檔案上架1.按照檔案類別和保管期限，將檔案盒有序上架存放，便于查找和利用。2.建立檔案存放索引，標明各類檔案的存放位置。（三）保管期限調(diào)整1.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的實際價值和保管狀況，調(diào)整保管期限。2.對于保管期限已滿但仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對于確無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。（四）檔案安全管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。2.定期對檔案庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保檔案安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由工會領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及相關(guān)部門人員組成的檔案鑒定小組，負責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案的保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出銷毀清單。2.檔案鑒定小組對銷毀清單進行審核，提出鑒定意見。3.經(jīng)工會委員會批準后，對確無保存價值的檔案進行銷毀。（四）銷毀方法檔案銷毀應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)指定專人負責(zé)，并做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方法等。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級工會和本公司相關(guān)部門報送。（二）檔案移交1.工會組織撤銷或合并時，應(yīng)按照規(guī)定將檔案移交給有關(guān)單位或部門。2.檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案的完整和安全。八、檔案的利用（一）利用原則遵循保密、規(guī)范、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為工會工作和職工提供便捷的檔案利用服務(wù)。（二）利用范圍1.工會工作人員因工作需要查閱檔案。2.會員因維護自身權(quán)益等正當(dāng)理由查閱相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要查閱本公司工會檔案，需經(jīng)本公司工會委員會批準。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、