小車費用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司小車費用管理，規(guī)范小車使用行為，合理控制費用支出，提高資金使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有小車的費用管理，包括但不限于車輛購置、保險、維修、保養(yǎng)、燃油、過路費、停車費等。（三）基本原則1.預算控制原則：小車費用納入公司年度預算管理，嚴格按照預算執(zhí)行，確保費用支出合理、合規(guī)。2.節(jié)約高效原則：提倡節(jié)約使用小車資源，提高車輛使用效率，降低費用支出。3.規(guī)范透明原則：明確小車費用管理流程和標準，做到公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、職責分工（一）行政部門1.負責小車的日常調(diào)度和管理，制定車輛使用計劃，合理安排車輛出行。2.定期對車輛進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保車輛性能良好，安全運行。3.負責小車費用的報銷審核，確保費用支出符合規(guī)定。（二）財務部門1.負責小車費用預算的編制、執(zhí)行和監(jiān)控，定期對費用支出情況進行分析和報告。2.嚴格按照財務制度審核小車費用報銷憑證，辦理費用報銷手續(xù)。3.對小車費用進行核算和統(tǒng)計，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）使用部門1.負責本部門小車使用的申請和登記，按照規(guī)定用途使用車輛。2.配合行政部門做好車輛的日常管理和維護工作，及時反饋車輛使用情況。3.嚴格控制小車費用支出，確保本部門費用不超預算。三、小車購置管理（一）購置計劃1.各部門根據(jù)工作需要，提前提出小車購置申請，填寫《小車購置申請表》，詳細說明購置理由、車型、配置、預算等。2.行政部門對各部門的購置申請進行匯總和審核，結(jié)合公司實際情況，提出購置建議，報公司領導審批。3.公司領導根據(jù)行政部門的建議，審批購置計劃，明確購置車型、數(shù)量、預算等。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)公司領導批準的購置計劃，組織采購工作。采購方式可以采用招標、詢價、競爭性談判等，確保采購過程公開、公平、公正。2.采購人員與供應商簽訂采購合同，明確車輛型號、配置、價格、交貨時間、售后服務等條款。3.車輛到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收，檢查車輛質(zhì)量、配置、數(shù)量等是否符合合同要求。驗收合格后，辦理車輛交接手續(xù)。（三）車輛登記1.行政部門負責辦理小車的注冊登記手續(xù)，取得車輛行駛證、車輛購置稅完稅證明等相關證件。2.建立小車檔案，記錄車輛基本信息、購置時間、購置價格、維修保養(yǎng)記錄、保險情況等。3.定期對小車檔案進行更新和維護，確保檔案信息準確、完整。四、保險管理（一）保險種類小車保險包括交強險、商業(yè)險，商業(yè)險可根據(jù)車輛實際情況選擇車輛損失險、第三者責任險、車上人員責任險、盜搶險等。（二）保險購買1.行政部門根據(jù)公司小車情況，制定年度保險購買計劃，報公司領導審批。2.按照審批后的保險購買計劃，選擇具有良好信譽和服務質(zhì)量的保險公司進行投保。3.保險到期前，行政部門及時辦理續(xù)保手續(xù)，確保車輛保險不間斷。（三）保險理賠1.車輛發(fā)生事故后，駕駛員應立即通知行政部門和保險公司，并保護好現(xiàn)場。2.行政部門協(xié)助駕駛員辦理保險理賠手續(xù)，提供相關證明材料，如事故認定書、維修發(fā)票、定損單等。3.保險公司按照保險合同約定進行理賠，理賠款直接支付給維修廠家或相關單位。五、維修與保養(yǎng)管理（一）維修保養(yǎng)計劃1.行政部門根據(jù)車輛行駛里程、使用年限等情況，制定小車年度維修保養(yǎng)計劃，明確維修保養(yǎng)項目、時間、預算等。2.定期對車輛進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時安排維修保養(yǎng)，確保車輛性能良好，安全運行。（二）維修保養(yǎng)審批1.車輛維修保養(yǎng)前，駕駛員填寫《小車維修保養(yǎng)申請表》，詳細說明維修保養(yǎng)項目、原因、預算等。2.行政部門對維修保養(yǎng)申請進行審核，對于金額較大的維修項目，需報公司領導審批。3.經(jīng)審批同意后，行政部門安排車輛到指定的維修廠家進行維修保養(yǎng)。（三）維修保養(yǎng)費用結(jié)算1.維修廠家完成維修保養(yǎng)后，出具維修保養(yǎng)清單和發(fā)票。2.駕駛員將維修保養(yǎng)清單和發(fā)票提交給行政部門，行政部門審核無誤后，辦理費用報銷手續(xù)。3.財務部門按照財務制度審核維修保養(yǎng)費用報銷憑證，支付維修保養(yǎng)費用。六、燃油管理（一）加油卡管理1.公司統(tǒng)一辦理加油卡，實行一車一卡制度。2.加油卡由行政部門指定專人保管，駕駛員憑加油卡到指定加油站加油。3.定期對加油卡的使用情況進行核對和統(tǒng)計，確保加油記錄準確無誤。（二）加油費用報銷1.駕駛員加油后，應及時將加油小票粘貼在報銷憑證上，填寫《小車加油費用報銷單》。2.行政部門對加油費用報銷憑證進行審核，確保加油車輛、加油金額與實際情況相符。3.財務部門按照財務制度審核加油費用報銷憑證，辦理費用報銷手續(xù)。七、過路費與停車費管理（一）過路費管理1.駕駛員在外出辦事過程中發(fā)生的過路費，應妥善保存發(fā)票，并在報銷時注明行駛路線、事由等。2.行政部門對過路費報銷憑證進行審核，確保過路費支出合理、合規(guī)。3.財務部門按照財務制度審核過路費報銷憑證，辦理費用報銷手續(xù)。（二）停車費管理1.駕駛員在外出辦事過程中發(fā)生的停車費，應妥善保存發(fā)票，并在報銷時注明停車地點、事由等。2.行政部門對停車費報銷憑證進行審核，對于不合理的停車費支出不予報銷。3.財務部門按照財務制度審核停車費報銷憑證，辦理費用報銷手續(xù)。八、費用報銷管理（一）報銷流程1.駕駛員在完成小車相關費用支出后，應及時整理報銷憑證，填寫《小車費用報銷單》，并附上相關發(fā)票、清單等。2.將報銷憑證提交給行政部門，行政部門對報銷憑證進行初審，審核內(nèi)容包括憑證的真實性、完整性、合規(guī)性等。3.經(jīng)行政部門初審合格后，報銷憑證提交給財務部門，財務部門按照財務制度進行復審，審核無誤后辦理費用報銷手續(xù)。（二）報銷標準1.小車費用報銷標準按照公司相關規(guī)定執(zhí)行，具體標準如下：燃油費：根據(jù)車輛實際油耗和市場油價進行報銷。維修保養(yǎng)費：按照維修保養(yǎng)計劃和實際發(fā)生費用進行報銷。保險費：按照公司批準的保險購買計劃進行報銷。過路費：按照實際發(fā)生金額進行報銷。停車費：按照實際發(fā)生金額進行報銷。2.對于超出報銷標準的費用支出，需經(jīng)公司領導審批后方可報銷。（三）報銷時間1.駕駛員應在費用支出發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請，逾期不予受理。2.行政部門和財務部門應在收到報銷申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核和報銷手續(xù)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對小車費用管理情況進行審計，檢查費用支出是否符合規(guī)定，預算執(zhí)行是否嚴格，管理制度是否健全等。（二）日常檢查行政部門定期對小車使用情況進行檢查，包括車輛調(diào)度、維修保養(yǎng)、費用報銷等方