存貨單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司存貨單據(jù)管理，規(guī)范存貨業(yè)務(wù)流程，確保存貨信息準(zhǔn)確、及時、完整，保障公司資產(chǎn)安全，提高運(yùn)營效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及存貨單據(jù)管理的所有部門和人員，包括采購部門、倉儲部門、生產(chǎn)部門、銷售部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：存貨單據(jù)應(yīng)如實(shí)反映存貨的收發(fā)、存儲等情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.及時性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)及時填制、傳遞存貨單據(jù)，確保信息流轉(zhuǎn)順暢，不影響業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。3.完整性原則：存貨單據(jù)應(yīng)包含各項(xiàng)必要信息，不得遺漏重要內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：存貨單據(jù)的格式、內(nèi)容、填制方法等應(yīng)符合公司規(guī)定及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。二、存貨單據(jù)的種類及定義（一）采購訂單采購部門向供應(yīng)商發(fā)出的訂購存貨的書面文件，明確存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期等條款。（二）采購入庫單記錄存貨采購入庫情況的單據(jù)，包括供應(yīng)商名稱、存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，由倉儲部門在存貨驗(yàn)收入庫后填制。（三）生產(chǎn)領(lǐng)料單生產(chǎn)部門為進(jìn)行生產(chǎn)活動從倉儲部門領(lǐng)取存貨的單據(jù)，注明領(lǐng)料部門、生產(chǎn)批次、存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容。（四）產(chǎn)品入庫單記錄產(chǎn)成品入庫情況的單據(jù)，由生產(chǎn)部門在產(chǎn)品生產(chǎn)完成并檢驗(yàn)合格后填制，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。（五）銷售出庫單銷售部門根據(jù)銷售合同或訂單發(fā)貨時填制的單據(jù)，反映存貨銷售出庫的情況，包含客戶名稱、存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、出庫日期等內(nèi)容。（六）存貨盤點(diǎn)表定期對存貨進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)后編制的表格，記錄存貨的實(shí)際數(shù)量、賬面數(shù)量、盤盈盤虧情況等，作為存貨清查及賬務(wù)調(diào)整的依據(jù)。三、存貨單據(jù)的填制要求（一）基本信息填寫1.單據(jù)上的部門、日期、編號、存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息應(yīng)填寫完整、清晰，不得有空缺或模糊不清的情況。2.部門名稱應(yīng)填寫全稱，日期應(yīng)準(zhǔn)確到年、月、日，編號應(yīng)按照公司規(guī)定的編號規(guī)則編制，確保唯一且便于查詢。（二）字跡規(guī)范填制單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆（銀行復(fù)寫票據(jù)除外），字跡應(yīng)工整、清晰，易于辨認(rèn)。（三）數(shù)字填寫要求1.數(shù)量、單價、金額等數(shù)字應(yīng)填寫準(zhǔn)確，小數(shù)點(diǎn)后保留位數(shù)應(yīng)符合公司財務(wù)核算要求。2.大寫金額數(shù)字應(yīng)用正楷或行書填寫，如壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整（正）等字樣，不得用一、二（兩）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）填寫，不得自造簡化字。如果金額數(shù)字書寫中使用繁體字，如貳、陸、億、萬、圓的，也應(yīng)受理。（四）簽字蓋章要求1.單據(jù)填制完成后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)簽字確認(rèn)，簽字應(yīng)清晰可辨，不得代簽。2.涉及部門蓋章的單據(jù)，應(yīng)加蓋部門公章或業(yè)務(wù)專用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得模糊不清或加蓋無效印章。四、存貨單據(jù)的流轉(zhuǎn)程序（一）采購業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)1.采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、銷售訂單或庫存情況，填制采購訂單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求發(fā)貨，貨物到達(dá)公司后，倉儲部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，倉儲部門填制采購入庫單，一式多聯(lián)，分別送交采購部門、財務(wù)部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門。3.采購部門收到采購入庫單后，與采購訂單進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，將采購入庫單及相關(guān)發(fā)票等憑證提交給財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）生產(chǎn)業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃填制生產(chǎn)領(lǐng)料單，注明所需存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，到倉儲部門領(lǐng)料。2.倉儲部門根據(jù)生產(chǎn)領(lǐng)料單發(fā)放存貨，并在生產(chǎn)領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)，留存一聯(lián)作為存貨發(fā)出記錄，其余聯(lián)次交回生產(chǎn)部門。3.生產(chǎn)部門在產(chǎn)品生產(chǎn)完成并檢驗(yàn)合格后，填制產(chǎn)品入庫單，將產(chǎn)成品送交倉儲部門。倉儲部門驗(yàn)收后，在產(chǎn)品入庫單上簽字蓋章，留存一聯(lián)作為產(chǎn)成品入庫記錄，其余聯(lián)次分別交生產(chǎn)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（三）銷售業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)1.銷售部門根據(jù)銷售合同或訂單填制銷售出庫單，注明客戶名稱、存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、出庫日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，安排發(fā)貨。2.倉儲部門根據(jù)銷售出庫單發(fā)貨，并在銷售出庫單上簽字確認(rèn)，留存一聯(lián)作為存貨發(fā)出記錄，其余聯(lián)次交回銷售部門。3.銷售部門將銷售出庫單及相關(guān)發(fā)票等憑證提交給財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，同時將銷售出庫單副本傳遞給客戶。五、存貨單據(jù)的審核（一）部門內(nèi)部審核1.采購訂單填制完成后，采購部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核訂單內(nèi)容是否符合公司采購政策、生產(chǎn)計劃或銷售訂單要求，價格是否合理，交貨日期是否滿足業(yè)務(wù)需求等。2.生產(chǎn)領(lǐng)料單填制完成后，生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核領(lǐng)料數(shù)量是否與生產(chǎn)計劃相符，用途是否合理等。3.產(chǎn)品入庫單填制完成后，生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核產(chǎn)品質(zhì)量是否合格，數(shù)量是否準(zhǔn)確等。4.銷售出庫單填制完成后，銷售部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核客戶信息是否準(zhǔn)確，發(fā)貨數(shù)量是否與銷售合同或訂單一致等。（二）跨部門審核1.采購入庫單傳遞至財務(wù)部門后，財務(wù)人員應(yīng)審核采購入庫單與采購訂單、發(fā)票等憑證的一致性，包括存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、金額等是否相符，審核無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理。2.財務(wù)部門在審核生產(chǎn)領(lǐng)料單時，應(yīng)關(guān)注領(lǐng)料成本是否符合成本核算要求，是否存在異常領(lǐng)料情況等。3.財務(wù)部門審核產(chǎn)品入庫單時，應(yīng)確認(rèn)產(chǎn)品入庫成本的準(zhǔn)確性，與生產(chǎn)成本核算數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。4.財務(wù)部門審核銷售出庫單時，應(yīng)檢查銷售價格是否符合公司定價政策，銷售收入確認(rèn)是否準(zhǔn)確等。六、存貨單據(jù)的保管（一）保管責(zé)任1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門存貨單據(jù)的保管工作，確保單據(jù)的安全、完整。2.倉儲部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購入庫單、產(chǎn)品入庫單、銷售出庫單等與存貨實(shí)物收發(fā)相關(guān)單據(jù)的保管，按照類別、時間順序進(jìn)行整理歸檔。（二）保管期限1.一般情況下，存貨單據(jù)的保管期限為[X]年，自業(yè)務(wù)發(fā)生年度的次年1月1日起計算。2.涉及稅務(wù)、審計等重要事項(xiàng)的存貨單據(jù)，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管，不得擅自銷毀。（三）保管方式1.存貨單據(jù)應(yīng)分類存放，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)單據(jù)應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照順序編號排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并做好標(biāo)識和分類管理。同時，應(yīng)建立電子檔案索引目錄，方便快速查詢。（四）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱存貨單據(jù)時，應(yīng)填寫《存貨單據(jù)查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱存貨單據(jù)時，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《存貨單據(jù)查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案保管部門安排專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自復(fù)印、拍照或帶走單據(jù)原件。3.因工作需要借閱存貨單據(jù)時，借閱人應(yīng)填寫《存貨單據(jù)借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還單據(jù)，如因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。七、存貨單據(jù)的銷毀（一）銷毀條件1.存貨單據(jù)保管期限屆滿，且該業(yè)務(wù)已不再涉及重要事項(xiàng)，經(jīng)公司檔案管理部門審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司改制、重組、撤銷等原因，需要銷毀不再使用的存貨單據(jù)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和處理。（二）銷毀程序1.檔案保管部門負(fù)責(zé)編制《存貨單據(jù)銷毀清單》，詳細(xì)記錄擬銷毀單據(jù)的名稱、編號、所屬年度、數(shù)量等信息。2.《存貨單據(jù)銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《存貨單據(jù)銷毀清單》交檔案保管部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保單據(jù)信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《存貨單據(jù)銷毀清單》上簽字確認(rèn)。銷毀工作完成后，《存貨單據(jù)銷毀清單》應(yīng)作為檔案資料保存[X]年。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對存貨單據(jù)管理情況進(jìn)行審計檢查，重點(diǎn)檢查單據(jù)的填制、審核、流轉(zhuǎn)、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或內(nèi)部控制漏洞等問題。（二）定期檢查1.各部門應(yīng)定期對本部門存貨單據(jù)管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況書面報告公司管理層。2.公司財務(wù)部門應(yīng)定期與倉儲部門核對存貨賬目，確保賬實(shí)相符，并對存貨單據(jù)的財務(wù)處理情況進(jìn)行檢查，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定填制、審核、流轉(zhuǎn)、保