宿遷檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)宿遷地區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于宿遷市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則各單位應(yīng)在本單位負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，建立健全檔案管理工作制度，明確檔案管理機(jī)構(gòu)或人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。同時(shí)，接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性原則檔案管理工作應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，不篡改、不偽造。要保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要文件。采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則檔案管理的各項(xiàng)工作應(yīng)圍繞方便檔案利用展開，合理整理檔案，建立科學(xué)的檢索體系，提高檔案查詢效率，為單位和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及人員（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置1.各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)與單位內(nèi)部其他職能部門相互協(xié)作，共同做好檔案管理工作。2.規(guī)模較大、檔案數(shù)量較多的單位，應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備和辦公設(shè)施。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。（二）人員配備1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過檔案行政管理部門組織的專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的崗位資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確因工作需要變動(dòng)崗位時(shí)，應(yīng)做好檔案管理工作的交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。（三）職責(zé)分工1.檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作的關(guān)系，保障檔案管理工作所需的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備和人員。定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決工作中存在的問題。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。負(fù)責(zé)檔案的檢索、查閱、借閱等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案安全。參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、維護(hù)和利用系統(tǒng)的管理。對(duì)本單位各部門形成的文件材料進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像、實(shí)物等，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體收集范圍按照國家檔案局和宿遷市檔案行政管理部門制定的相關(guān)檔案分類大綱執(zhí)行。一般應(yīng)包括黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)工作、基本建設(shè)、科研項(xiàng)目等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，電子文件應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行專項(xiàng)收集，確保檔案的全面性和系統(tǒng)性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類大綱的要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，一般采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法。3.同一全宗內(nèi)的檔案應(yīng)保持系統(tǒng)性和連續(xù)性，不同全宗的檔案應(yīng)分別整理，不得混淆。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理分類：按照檔案分類大綱的規(guī)定，將文件材料分為若干類別。編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制分類號(hào)，以便于管理和查找。編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等項(xiàng)目。裝訂：將編目后的文件材料按照順序裝訂成冊(cè)，去除金屬物，保持整齊美觀。裝盒：將裝訂好的案卷裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案盒編號(hào)、年度、保管期限、起止卷號(hào)等信息。2.電子檔案整理分類：按照紙質(zhì)檔案的分類方法對(duì)電子文件進(jìn)行分類。命名：電子文件的命名應(yīng)遵循唯一性、規(guī)范性和可讀性原則，便于識(shí)別和管理。存儲(chǔ)：將電子文件存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)，確保電子文件的存儲(chǔ)安全和便于查找。元數(shù)據(jù)著錄：對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄，包括文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、格式、大小等信息，以便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)選擇地勢(shì)干燥、通風(fēng)良好、光線適宜的地方，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放地。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、防蟲藥品、消防器材等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施。紙質(zhì)檔案應(yīng)保持清潔，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等；電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室查閱、借閱檔案。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真登記檔案借閱情況，按時(shí)催還檔案，確保檔案按時(shí)歸還。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)組成由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和單位領(lǐng)導(dǎo)參加的鑒定小組，按照國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)為本原則檔案管理工作應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為單位各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行管理和利用。（二）利用方式1.查閱利用單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱利用外單位人員因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案的期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制利用因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章，并注明用途。（三）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋宿遷市各單位的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化檢索，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為單位決策、業(yè)務(wù)工作和社會(huì)公眾提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本地區(qū)檔案管理工作需要的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，并與單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)與各單位之間的檔案信息傳輸和共享。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)具備安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，采用必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全。（三）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息化管理過程中的安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)等的安全管理。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制、防火墻、入侵檢測(cè)等安全技術(shù)措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，確保檔案信息化管理工作的安全運(yùn)行。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體宿遷市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查檔案行政管理部門定期組織對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，一般每年不少于一次。檢查內(nèi)容包括檔案管理工作的各個(gè)方面，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。2.專項(xiàng)檢查根據(jù)工作需要，檔案行政管理部門針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題或特定領(lǐng)域開展專項(xiàng)檢查，如檔案數(shù)字化工作、重大活動(dòng)檔案管理等。專項(xiàng)檢查應(yīng)深入細(xì)致，確保檢查工作取得實(shí)效。3.日常監(jiān)督檔案行政管理部門通過日常工作中的指導(dǎo)、咨詢、調(diào)研等方式，對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理工作的日常監(jiān)督檢查，建立健全內(nèi)部監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（四）整改要求1